일 하는 공간을 정리하는 세 가지 원칙
장소의 원칙 / 체계의 원칙 / 제자리의 원칙
저는 집중해서 할 일이 있으면 커피전문점이나 도서관에 갑니다. 봉준호 감독이 시나리오를 쓰던 손님이 없는 한적한 커피전문점, 손님이 없는 커피전문점 사장님 속도 모르고...
요즘은 코로나 사태로 커피전문점에 가는 횟수도 줄었습니다.
커피전문점에서는 일하는 사람들에게 편의를 제공하기 위해 노트북 전용석을 갖춘 곳도 있습니다. 그리고 도서관은 예나 지금이나 집중하기에 최적의 공간입니다.
커피전문점과 도서관은 공공장소지만 개인적인 공간으로 활용할 수 있어서 책과 서류, 노트북 화면을 들여다보면서 키보드를 두드리는 사람들이 많습니다. 커피전문점은 은은한 커피 향과 적당한 소음 때문에 기분을 전환하며 일하기에도 좋습니다. 커피 향을 싫어하거나 사람들의 소음이 거슬리지 않는다면 커피전문점은 혼자서 일하는 데 최적의 장소입니다.
커피전문점에서 사람들이 이야기하는 소리 때문에 집중하기 어렵다면 도서관을 추천합니다. 도서관에 노트북을 사용할 수 있는 공간을 별도로 마련해두고 있어서 전화를 받거나 큰 소리를 내며 해야 하는 일이 아니면 도서관은 집중력을 발휘하기에 훌륭한 공간입니다.
코로나 사태로 공공도서관도 문을 닫아서 당장은 갈 수 없지만 도서관이 다시 문을 열면 도서관에서 집중해보기 바랍니다.
커피전문점, 도서관, 공동 사무실, 홈 오피스, 어디에서 일하든지 공통적으로 해야 하는 일이 있다. 일하기 전에 책상을 닦고 주변을 정리하는 일이다. 일하기 전에 주변을 정리하는 습관을 들이는 것이 좋다.
조직행동론 분야의 권위자 칩 히스는 《스위치》에서 일하기 전에 5분 동안 청소할 것을 권한다. 5분은 매우 짧은 시간이다. 휴지통을 비우고 책상에 흩어져있는 문서와 파일 몇 개만 정리해도 5분이 지나간다. 칩 히스가 말하는 5분은 일을 하기 위해 책상을 정리하고 주변을 청소하면서 일을 시작하겠다는 의지를 굳게 만드는 상징적인 시간이다.
나는 노트북을 켜고 부팅하는 동안 오늘 할 일을 정리한다. 몇 해 전까지 구형 노트북을 사용할 때는 부팅하는 시간에 다이어리에 할 일 몇 가지를 적고 간단하게 하루의 계획을 세웠다. 오늘 할 일을 머릿속으로 그리면서 다이어리에 할 일과 머릿속에 떠오르는 생각을 적는다. 노트북을 바꾼 후에는 부팅 시간이 빨라서 할 일을 정리하는 시간도 짧아졌다.
책상에는 노트북과 다이어리, 책 몇 권이 전부라서 실제로 정리할 건 별로 없다. 일하기 전에 할 일과 공간을 정리하는 시간은 잠깐이다.
이 시간을 의미 있게 활용하려면 정리와 정돈의 개념을 제대로 알아야 한다. 책상에 흩어진 물건을 한쪽에 모아두는 것은 정돈이다. 정리는 필요할 때 언제든지 찾아 쓸 수 있게 준비해두는 것이다. 제대로 정리하지 않으면 일에 몰입하기 어렵다. 책상이 깔끔하게 정돈되어 있지만 필요한 자료와 문구용품을 찾으려면 한참 걸리는 사람이 있다. 반면, 겉으로 보기에는 책상이 어질러져 있는데 필요한 것을 바로 찾아내는 사람이 있다.
정리가 정돈보다 어렵다. 정돈은 남이 해줄 수 있지만, 정리를 스스로 해야 한다. 정리를 하려면 세 가지 원칙에 따라야 한다. 첫 번째, 장소의 원칙, 두 번째, 체계의 원칙이다. 정리하려면 장소와 체계가 필요하다. 문서와 필기구, 사무용품을 보관하는 장소를 정해도 그곳에 보관해야 하는 이유와 원칙이 없으면 필요한 물건을 찾지 못해서 시간을 허비하게 된다. 세 번째 원칙은 사용한 뒤에는 원래 위치에 갖다 놓는 것이다.
세 가지 원칙에 따라 일하는 공간을 정리해야 한다. 첫 번째, 장소의 원칙, 두 번째, 체계의 원칙이다. 세 번째 원칙은 사용한 뒤에는 원래 위치에 갖다 놓는 것이다.정리·정돈에서 세 번째 원칙이 가장 중요하다. 제자리에 보관하는 게 당연하다고 생각하지만 실천하기는 어렵다.
정리·정돈을 같은 의미로 알고 쓰는 사람이 있는데, 둘은 개념이 다르다. 정리와 정돈의 개념을 제대로 알고 실천해야 한다.
일하는 공간을 정리할 때는 반드시 장소•체계•원래 위치에 갖다 놓는 원칙을 반드시 지켜야 한다.
혼자 일하는 사람은 일하는 공간을 굳이 사무실로 한정할 필요는 없다. 자기가 하는 일에 최적화된 공간, 일하기 편한 분위기라면 어디든 일하는 공간이 된다.
