공식적인 문서에는 존댓말을 사용하지 않는다

문서작성 최소원칙

비즈니스 문서에는 표현 규칙이 있다. 일반적인 글쓰기에 적용하는 문법과 비슷하다.

비즈니스 문서는 공개적인 글이기 때문에 읽는 사람을 의식해서 써야 한다. 그리고 회사가 추구하는 방향에 부합하도록 써야 한다.

비즈니스 문서의 표현은 일반적인 글쓰기의 표현보다 미디어 글쓰기의 표현 규칙과 닮은 점이 더 많다.

공적인 문서, 기안서, 기획서, 보고서, 보도자료에는 존칭, 존댓말을 사용하지 않는다.

직장 상사나 동료에게 보내는 이메일은 존댓말을 사용하지만 비즈니스 문서는 아무리 높은 사람이 읽더라도 존댓말을 쓰지 않는다.

공적인 문서, 기안서, 기획서, 보고서, 보도자료에는 존칭, 존댓말을 사용하지 않는다.

존댓말을 사용하지 않는 게 원칙이라면 사람 이름이 들어갈 경우에는 어떻게 해야 할까?

비즈니스 문서에는 사람 이름 뒤에 성별에 관계없이 ‘님’을 붙인다.

직함이 있는 사람은 이름 뒤에 회사(단체) 명과 분리해서 직함을 붙인다. 직함을 붙일 때는 ‘님’을 사용하지 않는다. 예를 들면, ‘㈜○○기업 부장 홍길동 님’이라고 쓰지 않고 ‘㈜○○기업 홍길동 부장’이라고 쓰면 된다.

단, 범죄자일 경우에는 ‘님’을 생략하고 이름만 쓴다.

우리나라에서 사용하는 문서이기 때문에 사람 이름은 반드시 한글로 표시하고 외국인 이름은 원음을 그대로 쓴다.

국립국어원 표준 표기법에 따라서 ‘등소평’이 아니라 ‘덩샤오핑’으로 쓴다.

영미권 사람 이름도 발음 그대로 한글로 표기하면 된다. 나라 이름과 지역 이름도 마찬가지다. ‘북경’이 아니라 ‘베이징’으로 표기한다. 영어, 한자와 병기할 때는 괄호를 사용한다.