숫자는 아라비아 숫자, 단위는 영문으로 표시한다
문서작성 최소원칙
비즈니스 문서에서 숫자는 반드시 아라비아 숫자로 표기한다.
신문이나 잡지 등의 매체에서는 단위가 크면 ‘3,500만 원’ 또는 ‘4억7천만 원’으로 표시한다.
비즈니스 문서에서는 숫자, 특히 금액을 나타낼 경우에는 증거 자료로도 활용되기 때문에 반드시 아라비아 숫자로 표시해야 한다.
보도자료에서 금액의 ‘0’을 빠트려서 다시 송부하는 경우가 가끔 있다. 돈과 관련된 숫자는 교정 보는 과정에서 정확한지 확인해야 한다.
돈을 표시할 때 외국 화폐 단위는 해당 국가에서 표시하는 방법으로 표시한다. ‘달러’ , ‘엔’이 아니라 ‘$’ , ‘￥’으로 표시한다.
단위는 영문 단위를 그대로 표시한다. 일부 비즈니스 문서에서 가독성을 고려하여 센티미터, 킬로미터, 킬로그램 등으로 표시하는 경우도 있는데 제곱미터, 세제곱미터는 한글로 표시하면 더 어색하다. 단위는 영문 그대로 표시한다.
문서에서 숫자, 단위, 시간 표시 때문에 내용을 잘못 이해하는 일이 없도록 해야 한다. 시간은 24시간 제로 표시한다. ‘오후 5시’보다 ‘17:00’라고 쓴다. 숫자, 단위, 시간 표시는 가독성보다는 정확성을 더 중요하게 생각하기 때문이다.
분수도 한글로 표시하지 않고 숫자를 그대로 사용한다. 10분의 3이 아니라 3/10으로 표기한다.
날짜를 쓸 때는 연도를 생략하지 않는다. 2000년 11월 12일 일요일을 00년 11월 12일 일요일로 줄여서 쓰지 않는다. 요일은 괄호 안에 표시하는 게 일반적이다.
숫자, 단위, 날짜, 시간 표시를 이렇게 하는 이유는 잘못 이해할 여지를 없애기 위해서다.
비즈니스 문서는 대면 보고가 아니라 글자로 읽기 때문에 읽는 사람이 오해할 여지가 많다.
비즈니스 문서가 딱딱해지는 이유도 오해의 여지를 남기지 않기 위해 여러 가지를 생략하기 때문이다. 비즈니스 문서를 심플하고 명쾌하게 써야 한다는 말 뒤에는 오해의 소지를 없애라는 뜻이 있다.
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 127~128쪽
