이해하기 쉬운 문서를 만들려면 글을 짧게 써야 한다
문서작성 최소원칙
모든 비즈니스 문서는 설명을 듣지 않고 내용을 읽는 것만으로 소통할 수 있게 만들어야 한다. 읽는 사람이 현황, 요청·지시, 제안 등 문서를 쓴 목적을 명확하게 이해할 수 있어야 좋은 문서다.
문서로 의사소통하는 장점 가운데 ‘정확성’을 최대한 활용해야 한다.
문서를 읽는 사람이 앞으로 무엇을 어떻게 할 것인지, 지금까지 어느 정도 진행되었는지, 필요한 것은 무엇인지 등을 한눈에 파악한다면 문서와 문서를 작성한 사람에 대해서 ‘확실하다’는 인상을 갖는다.
확실하다는 인상을 강력하게 주기 위해서 1페이지 기획서, 1페이지 제안서, 한 페이지 보고서처럼 요점을 압축해서 문서를 작성하는 것이다.
비즈니스 문서를 여러 페이지로 작성해야 할 때는 맨 앞에 전체 내용을 요약해서 전달하려는 내용이 무엇인지 알리기도 한다.
읽는 사람이 내용을 확실하게 이해하도록 만드는 비즈니스 문서의 조건을 전문가들은 다음과 같이 말했다.
명쾌한 주제, 일관성 있는 내용, 잘 읽히는 문장, 한눈에 보이는 그래프와 이미지, 시각적인 요소를 활용한 레이아웃
이토쿠 쇼고 (광고기획자)
간결·명쾌·정확하게 이해할 수 있는 단어 사용과 단순한 체계·묘사
패트릭 포사이스 (커뮤니케이 전문가)
이해하기 쉽고 명확하고 필요충분조건에 맞는 표현
노무라 토시오 (노무라 기술사 사무소 대표)
문서작성 전문가들이 공통적으로 강조하는 것은 ‘이해하기 쉬운 문서’다.
이해하기 쉬운 문서를 만들려면 글을 짧게 써야 한다. 문장력을 과시하기 위한 글이 아니므로 단문을 사용해야 한다. 단문은 주어와 서술어 하나만으로 이루어진 문장이다. 단문과 반대되는 문장으로 복문이 있다.
복문은 문장 속에 다시 작은 문장이 포함된 문장으로 주어와 서술어가 하나 이상 포함된다.
‘매출이 상승했다’ ‘납기가 지연됐다’는 단문이다. ‘휴가 시즌 매출이 하락했다’ ‘원자재 수급 문제로 납기가 지연됐다’도 단문이다. 단문은 문장의 구조가 간단해서 논란의 여지가 없다. 단문을 사용한 비즈니스 문서는 간결하고 명쾌하다.
단문은 문장의 구조가 간단해서 논란의 여지가 없다. 단문을 사용한 비즈니스 문서는 간결하고 명쾌하다.인용한 자료와 수집한 정보의 출처가 분명해야 한다. 문장이 아무리 간결하고 명쾌해도 첨부된 자료의 출처가 분명하지 않거나 확실하지 않은 정보 또는 너무 오래된 자료라면 좋은 문서라고 볼 수 없다.
글로 풀어서 설명하기 어려울 때는 시각화된 자료를 이용해서 명확하게 전달해야 한다. 내용의 구성도 흐름이 있어야 하고 앞·뒤 내용이 논리적이고 체계적이어야 한다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 107~109쪽
