보고서에서 중요한 숫자 강조하기
모든 숫자가 중요하지 않다. 숫자 몇 개 '질이 높은 숫자'는 강조한다.
4월의 마지막 날입니다.
오늘이 부처님 오신 날인데 코로나 때문에 부처님 오신 날 행사가 5월 말일로 미뤄졌다고 해서 휴일도 미뤄진 줄 알았는데, 휴일은 그대로 4월 30일이라더군요. 그러니까 회사에서 실질적인 말일은 어제 4월 29일이었습니다.
주말과 월말을 앞두고 일주일, 한 달 동안 했던 일을 정리하고 정산하고 마무리합니다. 계속 진행하는 일은 어디까지 했는지 확인하고 앞으로 해야 할 일을 준비합니다.
매주 월요일에는 주간 보고를 하고 매월 첫째 월요일에는 지난달에 했던 일과 계획 등을 보고합니다.
20여 년 동안 줄곳 기획팀에서 콘텐츠 제작 업무를 담당한 저는 보고서에 완료한 일과 진행 중인 일, 새롭게 기획하는 일을 나눠서 정리합니다. 한 달을 정리하는 보고서를 쓰면서 완료한 일이 없으면 한 달 동안 뭘 했나 싶고, 새롭게 기획하는 일이 없으면 또 한 달 동안 뭘 해야 하나 싶습니다.
사업 기간이 1년인 프로젝트를 하는 동안에도 월말에 완료한 일과 다음 달에 시작하는 일을 정리합니다.
영업과 매출을 담당하는 부서에서 쓴 보고서는 글로 쓴 내용보다 숫자가 많습니다. (그렇지 않은 회사도 있겠지만, 제가 일했던 곳은 대부분 그랬습니다.)
결정권을 가진 대표, 부서장은 모두 숫자를 보는 능력이 탁월한 것 같았습니다. (같았습니다, 라는 표현은 실제로는 그들이 가진 숫자 판독 능력을 알 수 없기 때문입니다.)
제가 보기엔 영업, 매출 부서에서 쓴 보고서는 제목을 보지 않으면 지난달 매출 보고인지, 작년 매출 보고인지 알 수 없을 정도였으니까요.
그래서 《소통하는 보고서 최소원칙》에 보고서에 쓴 숫자 가운데 반드시 강조해야 하는 숫자, 즉 핵심 지표를 확실히 보여줘야 한다고 했습니다. 숫자가 많은 보고서를 쓸 때는 핵심 지표가 되는 숫자에는 색을 다르게 하거나 눈에 띄는 효과를 넣은 다음 구두 보고에서 반드시 '설명'해 주시길 바랍니다.
영업·매출·이익 보고서에 나오는 숫자는 많다. 종류도 여러 가지다.보고서에 나오는 모든 숫자가 중요한 것은 아니다. 숫자 몇 개만 중요하다. 숫자가 많이 나오는 보고서는 반드시 핵심 지표가 되는 몇 가지 숫자를 요약해야 한다.
현재 상황을 단적으로 보여주는 숫자가 있는데 이런 숫자를 ‘질이 높은 숫자’라고 한다. 숫자가 많은 보고서에서 강조해야 하는 질이 높은 숫자(지표)는 다음과 같다.
하상주 지음, 《펀드보다 안전한 가치투자》, (국일증권경제연구소, 2005), 109쪽
보고서에 쓴 중요한 숫자는 이익의 질, 이익의 수준, 자산 구성의 변화로 구분한다. 기준이 되는 숫자와 비교하여 현재 상태를 판단할 수 있게 정리해야 제 기능을 한다. 구체적인 숫자를 보여준 다음 보완할 부분, 강점을 이어가는 방법을 제시한다. 작성자가 제시한 방안(해결책)은 학문적으로 증명된 방법이 아니어도 괜찮다. 학문 또는 현장에서 효과가 증명된 방법이면 좋겠지만, 상황에 딱 맞는 방법을 찾기 어렵다.
과학적으로 증명된 방법에만 집중하거나 효과를 본 사례를 모아서 끼워 맞추기 식으로 의견을 만들면 현재 상황과 동떨어진 결론이 나올 우려가 있다.
보고서 본론에서 사실과 숫자로 현재 상황을 보여주었기 때문에 작성자가 옳은 방법이라고 판단한 결론에 의견을 더해서 정리한다. 이론의 늪에 빠지거나 숫자에 너무 의존해서 현실을 이론과 숫자에 끼워 맞추면 안 된다.
숫자로 시작해서 숫자로 끝나는 매출 보고서도 수입과 지출, 이익의 증감을 숫자로만 나타내면 안 된다. 현재 상황과 숫자를 보여주고 작성자의 의견을 넣어서 보고서를 완성한다.작성자가 분석해서 얻은 의견이 곧 결론이다.
월간 매출, 분기 매출 보고서도 마찬가지다. 숫자로 시작해서 숫자로 끝나는 매출 보고서도 수입과 지출, 이익의 증감을 숫자로만 나타내면 안 된다. 반드시 현재 상황(사실)과 숫자(객관적인 자료)를 보여주고 작성자의 의견을 넣어서 보고서를 완성한다.
출처
정경수 지음, 《소통하는 보고서 최소원칙》, (큰그림, 2020),117~119쪽
참고문헌
하상주 지음, 《펀드보다 안전한 가치투자》, (국일증권경제연구소, 2005), 109쪽
