완료한 일, 앞으로 할 일에 관한 보고와 보고 시점
완료한 일은 즉시 보고하고 긍정적이든 부정적이든 피드백을 빨리 받는다.
모든 사람은 자기 능력과 성취도를 높게 평가하는 경향이 있습니다.
그 이유는 ‘워비곤 호수 효과’가 설명해줍니다.
작가 개리슨 케일러는 ‘기만적 우월감’이라는 인간의 흥미로운 특징을 발견했습니다.
그는 라디오 프로그램에서 워비곤 호수라는 가상의 마을을 만들고 이렇게 말했습니다.
“그 마을에 사는 모든 여성은 강인하고, 모든 남성은 잘 생겼으며 모든 아이들은 평균 이상이다.”
가상의 마을이지만 이 마을에 사는 모든 사람은 자기 능력이 출중하다고 믿으면서 연약한 자아를 보호하려는 경향이 있었습니다.
인간이 가진 이런 보편적인 경향은 자기가 가진 실력을 객관적으로 볼 수 없게 만드는 심리적인 함정이 됩니다.
일을 '성공적'으로 완료한 사람은 겸손하려고 해도 아우라에서 우월감이 뿜어져 나옵니다.
겉으로는 겸손하려고 해도 성공적으로 일을 마친 사람은 자기만 할 수 있는 일로 치부하고 자기 능력을 주관적으로 평가합니다.
워비곤 호수 효과는 학생, 직장인, 선생님, 모두에게 나타납니다. 자신이 평균적인 사람보다 더 성실하고 열심히 공부하고 일하고 가르친다고 생각합니다. 인간 본성이 가진 워비곤 호수 효과는 자기 자신을 지나치게 믿는다는 뜻에서 '과신 효과'라고도 합니다.
기만적 우월감이 인간이 가진 본성이라고 해도 그것을 경계한다면 객관적인 시각을 유지할 수 있습니다.
할 일 목록(To do list)은 설명하지 않아도 모두가 알고 있다. 반면, ‘한 일 목록’은 생소하다.
일일·주간·월간보고서, 결과보고서가 한 일 목록이다. 이런 보고서는 과거에 한 일을 중심으로 쓴다. 포트폴리오도 일종의 한 일 목록이다. 특히 포트폴리오는 '성공'한 일에 관한 목록이다.
계획을 세우고 일과를 시작하는 사람은 아침에 할 일 목록을 쓴다. 할 일 목록은 어제 한 일 목록의 연장선 상에서 쓴다. 어떤 일을 완료했고 어떤 일은 현재 진행 중이다. 아직 시작하지 못한 일도 있다. 어제 완료하지 못한 일을 하고 있는데 상사가 급한 일이라며 먼저 하라는 지시를 한다. 상사가 지시한 일은 방금 전까지 할 일 목록에 없었다. 이런 식으로 할 일은 계속 늘어난다.
오늘, 일주일, 한 달 동안 내가 한 일을 되돌아보는 것은 앞으로 할 일에 좋은 영향을 준다. 앞으로 할 일에 대한 성공 가능성은 지금까지 한 일과 노력, 행운의 곱셈식으로 계산한다. 곱셈 식이기 때문에 지금까지 한 일이 앞으로 할 일에도 영향을 준다. 계산식은 다음과 같다.
완료한 일의 성공 여부는 객관적인 기준으로 판단해야 한다. 워비곤 호수 효과가 증명한 것처럼 할 일 목록과 한 일 목록을 대조해서 완료한 일의 성공 여부를 주관적으로 평가하는 것은 의미가 없다. 현재 하는 일의 성공 가능성을 스스로 예측하는 것도 의미 없는 일이다.
완료한 일에 관한 평가는 상사, 팀원, 함께 일한 사람 등, 업무와 관련 있는 사람에게 보고를 하면서 시작된다. 워비곤 호수 효과가 작용해서 담당자는 스스로 일을 잘했다고 평가한다. 하지만 상사를 비롯해서 다른 사람이 보기에는 그렇지 않을 수가 있다.
기업은 성과가 낮은 사람을 관리하는 데 서툴다. 그 이유는 완료한 일을 늦게 보고하기 때문이다. 잘못을 감추거나 업무 중에 발생한 실수가 기억에서 사라지길 바라며 보고를 미룬다.대부분의 기업에서 성과가 낮은 사람을 관리하는 데 서툴다. 그 이유는 완료한 일에 관한 보고가 늦기 때문이다. 평가를 빨리 받으려면 완료한 후에 즉시 보고해야 한다. 일에 관한 피드백을 받으면 다음에 할 일을 더 나은 방향으로 진행할 수 있다. 하지만 잘못한 부분을 감추거나 업무 중에 일어난 실수가 기억에서 사라지길 바라며 보고를 늦게 한다.
완료한 일은 즉시 보고하고 긍정적인 피드백이든 부정적인 피드백이든 빨리 받아야 한다. 피드백은 빨리 받는 게 좋다. 완료한 일은 완료했다는 사실을 이른 시간에 알린다. 진행 중인 일은 정기적으로 진척도와 특이사항을 알린다. 피드백을 받는 시점이 중요하다. 문서수발처럼 단순한 업무도 보고가 필요하다. 중요한 문서를 택배나 퀵서비스로 배송을 시작한 후에 보고하고 수신자가 문서를 받으면 다시 보고한다. 즉시 보고가 필요한 이유는 해당 업무에 이어서 진행할 일이 있는 경우가 많기 때문이다.
상사가 바빠서 지시한 업무를 잊고 확인하지 않았을 때 즉시 보고는 알람 기능을 한다. 일을 끝내고 즉시 보고해서 피드백을 빨리 받으면 자기 실력을 객관적으로 알 수 있다. 실력을 더 키워야 한다면 더 공부하고, 평가가 긍정적이면 이후에 진행하는 일에 동기부여가 된다. 빠른 피드백은 앞으로 진행할 일에 어떤 방식으로든 좋은 영향을 준다.
한두 시간 안에 마치는 일을 제외하고, 일을 시작해서 마칠 때까지 적어도 세 번 이상 보고한다. 일하는 과정에 문제가 발생하거나 일정의 변동, 예산이나 인력 활용이 계획과 달라질 때도 보고한다. 예상하지 못한 일이 일어나도 보고한다. 일을 시작할 때, 완료했을 때, 변동 사항이 있을 때 보고한다. 실무자가 가장 자신 있게 할 수 있는 보고는 일을 완료했다는 보고다.
완료한 일에 관한 보고는 신속하게, 자신 있게 한다. 완료한 지 한참 시간이 지난 후에 하는 보고는 의미가 없다. 외근이나 현장에서 업무를 마쳤을 때도 즉시 보고한다. 보고서는 다음 날 쓰더라도 전화 또는 메신저로 일이 종료된 사실을 알린다.
노동형 지음, 《최강 기획팀장의 기획노트》, (경향미디어, 2007), 180쪽
현재 진행하는 일에 관한 보고는 상사가 물어보기 전에 한다. 진행하는 기간이 일주일 정도인 일은 보고하는 시점이 애매하다. 매일 보고하면 너무 자주 보고하는 것 아닌가 하는 생각이 든다. 현재 진행하는 일은 앞으로 할 일과 맞물려 있다. 다음에 할 일과 직접 연관이 없어도 하나의 일이 끝나면 다음에 할 일에 인력, 자원 등을 배분해야 한다. 상사가 진행 사항을 확인하고 특별히 신경 써야 하는 부분을 따로 지시할 수도 있다. 업무 진척도와 현재 상황을 알려야 상사는 다음에 할 일을 계획할 수 있다.
빠른 피드백은 앞으로 진행할 일에 어떤 방식으로든 좋은 영향을 준다.한두 시간 안에 마치는 일을 제외하고, 일을 시작해서 마칠 때까지 적어도 세 번 이상 보고한다. 적절한 보고 시점은 다음과 같다.
· 일을 시작할 때
· 완료한 후에 (즉시)
· 계획과 다르게 진행해야 하거나 상황이 변했을 때 (즉시)
· 문제가 발생했을 때 (즉시)
· 지시받은 방법으로 진행이 어려울 때 (방법을 바꿔서 한두 번 더 시도해보고 즉시)
· 완료 예상 시점을 판단할 수 있을 때 (시뮬레이션 결과 완료 예상 시점이 확실하다고 판단했을 때)
업무를 완료해서 결과가 나오기까지 상당한 시간이 걸리는 일은 주기적으로 보고한다. 업무 진행에 관한 보고는 적절한 시점이 있다. 단순히 진행상황을 알리는 내용은 메시지, 메일을 이용한다. 계획과 다르게 진행해야 하거나 문제가 발생한 상황에 관한 보고는 피드백이 필요하므로 반드시 전화 통화 또는 대면보고를 하고 보고서에 자세히 기록한다.
출처
정경수 지음, 《소통하는 보고서 최소원칙》, (큰그림, 2020),123~126쪽
참고문헌
노동형 지음, 《최강 기획팀장의 기획노트》, (경향미디어, 2007), 180쪽
