설명·설득을 위한 문서의 구성요소

문서작성 최소원칙

설명을 위한 문서와 설득을 위한 문서는 표현방식이 다르다.

제안서나 기획서는 읽는 사람을 설득하고 제안을 받아들이게 하기 위해서 즉, 설득하기 위해서 쓴다.

현황을 알리는 보고서는 설명하기 위해서 쓴다. 비즈니스 문서 가운데 상당수는 설명하기 위해서 쓴다.

설명하는 문서에도 의견과 설명을 적절하게 배치해야 한다.

근거 자료와 함께 작성자의 의견을 넣어야 한다.

설명하기 위한 문서를 쓸 때 많은 사람들이 실수하는 것이 있다.

자기가 수집하고 정리한 자료를 가능한 많이 보여주기 위해서 나열식으로 구성하는 것이다.

자료만 많이 보여주면 핵심을 벗어난 문서가 된다.
설명을 보충하는 근거 자료가 너무 많으면 핵심을 파악하기 어렵다.  

자료만 많이 보여주면 핵심을 벗어난 문서가 된다. 자료가 너무 적으면 근거가 부족한 문서가 된다.

반대로 자료가 너무 적으면 근거가 부족한 문서가 된다.

작성자의 주장만 내세우면 설득력이 떨어지고 객관적인 자료만 나열하면 의견이 없는 문서가 된다.

비즈니스 문서에는 작성하는 목적에 맞는 사실(Fact)과 주장(Argument), 주장을 뒷받침하는 근거(Base), 핵심 메시지(Core Message)가 담겨있어야 한다.

F-ABC는 사실(Fact)과 주장(Argument), 근거(Base), 핵심 메시지(Core Message)다. 이것은 비즈니스 문서를 작성할 때 반드시 넣어야 하는 요소다.

무미건조한 설명과 상투적인 문장, 긴 설명은 좋은 문서가 아니다.

반대로 간결한 설명에 재치 있는 문장, 짧게 끊어서 나열하는 개조식 표현도 항상 좋은 것은 아니다.

비즈니스 문서는 소설이나 에세이가 아니다. 감각적인 어휘나 문장력은 필요하지 않다.

읽는 사람이 읽기 편하게, 이해하기 쉬운 문장을 쓰면 된다.

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정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 114쪽