보고서에서 사실과 의견 구분하기
문서작성 최소원칙
조사 보고서, 실적 보고서처럼 결과를 보여주는 문서에는 작성자의 의견과 객관적인 정보를 구분하지 않고 쓰는 경우가 많다. 현황이나 결과를 보여주는 문서를 읽는 사람은 내용이 모두 사실이라고 받아들인다.
하지만 문서 마지막에 “~이라고 생각한다” , “~인 것 같다”는 말로 끝내면 어디가 정보이고 어디가 의견인지 확실하지 않기 때문에 문서의 모든 내용을 신뢰할 수 없게 된다.
의견을 표현할 때는 모든 사람이 인정하는 이론이나 법칙, 충분한 근거를 제시해야 한다.
일본에서 유명한 광고 카피라이터 가와카미 데쓰야는 《연봉이 달라지는 글쓰기》에서는 문서로 상대의 마음을 얻고 싶을 때 팩트(Fact) , 메리트(Merit) , 베네핏(Benefit)을 넣으라고 했다.
문서로 상대의 마음을 얻고 싶을 때 팩트(Fact) , 메리트(Merit) , 베네핏(Benefit)을 반드시 넣는다.
여기서 팩트는 사실이고 메리트와 베네핏은 사실 또는 주장이다.
문서를 읽는 사람이 관심을 가지고 있는 내용이라면 팩트만 논리적으로 연결해서 보여줘도 문서의 목적을 달성할 수 있다. 하지만 의사결정이나 어떤 행동을 유발하려면 메리트와 베네핏을 보여줘야 한다.
팩트는 문서에서 전하고 싶은 사실이고 메리트는 팩트로부터 얻을 수 있는 일반적인 좋은 점이다. 베네핏은 문서를 읽는 사람에게 주어지는 이익이다. 문서의 첫 문장에서 어떤 이익을 받을 수 있는지 설명해도 좋다. 일반적으로 사실을 먼저 보여주고 이런 이익을 얻을 수 있다는 의미에서 메리트와 베네핏을 순서대로 보여준다.
참고문헌
노무라 토시오 지음, 양영철 옮김,《엔지니어를 위한 보고서 작성 기술》, (삼양미디어 ,2007)
정경수 지음, 《문서작성 최소원칙》, (큰그림, 2017), 118~120쪽
