비즈니스 문서는 문장력보다 구성에 신경 써야 한다
문서작성 최소원칙
비즈니스 문서는 문장력보다는 문장의 구성에 더 신경을 써야 한다. 오해의 소지를 없애려면 각각의 제목들은 상위 제목, 하위 제목과 관련이 있어야 하고 일관된 번호 또는 기호를 붙여서 계층 관계를 확실하게 보여줘야 한다.
계층 관계는 논리의 흐름을 알기 쉽게 설명한다. 시각적으로 계층 관계를 전달하기 위해서 피라미드 구조를 사용한다.
● 핵심 메시지(Core Message) : 결론에 해당하는 요소. 보고서에서 전달하는 가장 중요한 메시지
● 키 메시지(Key Message) : 핵심 메시지 하위 요소로 논리에 맞춰 계층적으로 구성한 세부 메시지
● 뒷받침 메시지(Support Message) : 키 메시지를 뒷받침하는 메시지
핵심 메시지는 제목과 부제에서 보여준다. 비즈니스 문서에서 키 메시지는 책에서 중간 제목 역할을 한다. 핵심 메시지 하위에 3~5개 정도의 키 메시지가 있다. 키 메시지는 보고서나 기획안의 주요 항목이다. 각각의 키 메시지에는 3~5개 정도 뒷받침 메시지가 있다. 이런 형태로 피라미드가 만들어진다.
문서를 읽는 사람이 궁금해하는 순서에 따라 핵심 메시지, 키 메시지, 뒷받침 메시지를 구성하고 배치한다.핵심 메시지, 키 메시지, 뒷받침 메시지가 안정적인 피라미드를 만들었다면 최소한 “그래서 말하고 싶은 게 뭐야?”라는 말은 듣지 않는다. 핵심 메시지와 키 메시지, 뒷받침 메시지를 구성하고 배치하는 방법은 다양하다.
가장 많이 사용하는 배치는 비즈니스 문서를 읽는 사람이 궁금해하는 순서에 따라 키 메시지를 보여주는 것이다.
핵심 메시지, 키 메시지, 뒷받침 메시지를 쓸 때는 ‘키워드 : 키워드에 관한 설명, 메시지를 표현하는 문장’ 형식으로 문장의 앞에 키워드를 넣고 설명하면 문장을 끝까지 읽지 않아도 핵심을 명확하게 알 수 있다.
주의할 점은 키워드만 앞에 표시해야 한다. 키워드가 여러 개면 문장도 여러 개로 구분해야 한다. 문서에서 강조하는 키워드가 많으면 핵심을 파악하기가 어렵다. 한 페이지 분량의 비즈니스 문서에서는 5~7개 정도 키워드를 배치해서 문장을 정리하면 읽기에도 부담 없고 메시지를 정확하게 이해할 수 있다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 129쪽
