장황한 설명보다 그래프가 효과적일 때가 있다
문서작성 최소원칙
정보의 내용이나 보여주려는 의도에 따라서 하나의 그림으로 보여주는 게 훨씬 효과적일 때가 있다.
파이 모양의 원형 그래프는 각각의 부분이 얼마나 많은지 어떤 기준으로 구분했는지 한눈에 알 수 있게 보여준다. 막대그래프는 다양한 요소들 사이에 순위를 나타낼 때 유용하다.
시간에 따라 양적인 변화를 보여주거나 상승·하락 등의 추세를 나타낼 때는 일반적인 선형 그래프가 효과적이다. 사분면 모양의 분포도는 여러 가지 변수의 상호 작용을 나타낼 때 좋다.
입지조건이나 시설의 현재 상태를 보여줄 때는 그래프보다 사진을 보여주는 편이 낫다.
비즈니스 문서에 사용하는 그래프, 차트, 사진과 그림의 특징 (출처 : 문서작성 최소원칙, 139쪽)글로 설명하는 것보다 그래프 하나로 모든 정보를 표현할 수 있다면 시각화된 자료를 첨부하는 것이 좋다. 백 번 설명하는 것보다 한 번 보여주는 게 이해가 빠를 때가 있다. 그래프, 차트, 사진, 그림 등의 시각적 자료는 내용을 한눈에 들어오게 한다.
제안서나 기획서에서는 시각적 자료가 강한 인상을 남긴다. 물론 잘 만들었을 때만 이해도를 높이고 강한 인상을 남긴다. 그래프나 차트를 너무 많이 보여주거나 다듬지 않은 상태로 문서에 넣으면 혼란만 가중시키게 된다.
비즈니스 문서에는 이유를 숫자로 제시하면 의미가 뚜렸해진다. 수치로 보여주면 객관성과 구체성을 동시에 확보할 수 있다.의견·주장을 나타내려면 반드시 객관적인 수치로 표현된 자료를 첨부해야 한다.
보고서에 “이럴 것 같다” 또는 “요즘 트렌드다”라고 쓰고 끝내면 안 된다. 왜 이럴 것 같다고 생각하는지, 요즘 트렌드라고 쓴 이유를 숫자로 제시하면 의미가 확실해진다. 자료를 수치로 보여주면 객관성과 구체성을 동시에 확보할 수 있다.
설문 조사할 때 질문지의 답변은 이런 형태로 정리되어 있다.
① 매우 불만족 ② 불만족 ③ 보통 ④ 만족 ⑤ 매우 만족
설문을 정리해서 평균을 내면 결과가 숫자로 표시된다. 설문조사 결과 평균이 4.2로 나타났다면 대체로 만족한다는 결과를 문서에 쓸 수 있고 읽는 사람도 ‘만족’이라는 결과를 받아들인다. 이처럼 결과를 수치로 표현하면 내용의 객관성과 신뢰성이 확보된다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 138~140쪽
