비즈니스 문서의 번호 코드 계층 표시 방법
문서작성 최소원칙
메시지 사이에 계층만 잘 정리해도 핵심을 파악할 수 있다. 계층마다 일정한 형식의 번호를 매기면 이슈가 몇 개인지, 전달하고 싶은 내용이 몇 가지인지 쉽게 알 수 있다.
문서를 작성할 때, 임의로 계층을 표시하기도 한다. 문서의 형식에 일관성이 없으면 내용까지 체계가 없어 보일 수 있다. 따라서 계층 표시를 일관성 있게 적용하는 것이 바람직하다.
공공기관에서 사용하는 문서의 계층 표시를 사용하면 큰 무리가 없다.
하지만 페이지가 많을 때는 (가), (나), (다), ①, ②, ③ 등의 표시를 중복하거나 누락할 염려가 있다.
메시지 사이에 계층을 표시하면 서술형으로 작성된 메시지도 한눈에 들어온다. 계층을 표시하려면 짧은 문장으로 써야 한다.번호 코드 문서 계층 표시는 워드 프로그램에서 지원하는 넘버링 옵션을 사용하면 중복하거나 누락할 염려가 없다. 또 대면 보고할 때 페이지 번호를 말하지 않고 번호만 말해도 문서를 확인할 수 있어서 효율적이다. 이 외에도
숫자와 기호를 사용해서 메시지 사이의 계층을 표시하는 방식을 많이 사용한다.
계층을 표시하려면 짧은 문장으로 써야 한다.
메시지 사이에 계층을 표시하면 서술형으로 작성된 메시지도 한눈에 들어온다. 이렇게 계층을 표시할 경우에는 문장의 길이가 짧아야 한다. 문장이 3줄 이상 길어지면 계층 표시는 의미가 없어진다.
가능하면 한 문장에 한 가지 핵심을 담아서 한 줄로 써야 한다. 번호 코드 문서 체계도 문장이 길어지면 복잡하게 보이기 때문에 가능하면 짧게 써야 한다.
비즈니스 문서에서 짧은 문장이란?
‘짧고 간단한 표현’을 구체적으로 표현하면 다음과 같다.
● 한 문장에는 한 가지 핵심만 담아서 한 줄로 쓴다.
● 한 문장이 5줄 이상 계속되면 문장을 읽는 것도 벅차다.
● 문장이 길면 요점을 파악하기 어렵다.
● 하나의 문장을 50글자 정도로 줄인다.
● 문장이 길어지면 ‘그러나’ , ‘그래서’ , ‘즉’ 등의 접속사를 이용해서 두 문장으로 나눈다.
● 한 단락에는 3~5개의 메시지를 넣는다.
● 주어와 목적어, 동사가 맞게 쓰였는지 확인한다.
한 문장에 한 가지 핵심을 담아서 짧게 한 줄로 쓴다. 번호 코드 문서 체계도 문장이 길어지면 복잡하게 보인다. ‘키워드 : 키워드에 관한 설명, 메시지를 표현하는 문장’ 형식으로 문장의 앞에 키워드를 넣고 설명하면 문장을 끝까지 읽지 않아도 핵심을 명확하게 알 수 있다. 주의할 점은 키워드만 앞에 표시해야 한다.
키워드가 여러 개면 문장도 여러 개로 구분해야 한다. 문서에서 강조하는 키워드가 많으면 핵심을 파악하기가 어렵다. 한 페이지 분량의 비즈니스 문서에서는 5~7개 정도 키워드를 배치해서 문장을 정리하는 것이 바람직하다.
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 131~132쪽
