앞으로 어떻게 할 것인지가 보고서의 핵심이다
문서작성 최소원칙
읽고 싶은 사람 입장에서 보고서를 쓰려면 주제, 핵심 메시지와 보고서를 쓰는 목적을 명확하게 이해해야 한다.
본론과 결론을 확실하게 구분하고 의견과 주장도 보고서 내용과 혼동되지 않도록 구분해서 작성해야 한다. 무엇보다 중요한 것은 앞으로 어떻게 할 것인지 보고서에 명시해야 한다. 지금까지 이렇게 진행되었다는 내용으로 보고서를 끝내면 안 된다.
앞으로는 어떻게 하겠다는 내용을 구체적으로 기술해야 한다. 보고서를 읽는 사람이 핵심 메시지를 명확하게 이해했다면 더 구체적으로 알아야 하는 내용이나 자료를 요청한다. 작성자에게 더 깊이 있는 자료를 요구하거나 새로운 가능성을 발견한 부분이나 문제를 효율적으로 해결하는 방법 등을 추가로 물어본다면 보고서는 제 역할을 톡톡히 했다고 볼 수 있다.
하루 일과가 보고서 작성으로 시작해서 보고서 작성으로 끝난다고 해도 문서 작성을 소홀하게 생각하면 안 된다. 보고서에서 핵심을 명확하게 표현해서 상사가 더 발전적인 방향의 보고서를 요구한다면 제대로 커뮤니케이션하고 있는 것이다. 이런 보고서가 늘어나면 조직의 업무 효율도 높아진다.
내용을 구상하고 자료를 조사한 후에 쓴다
일반적인 글을 쓰는 순서는 구상에서 시작해서 콘셉트 도출, 자료조사, 내용 구성, 글쓰기, 사례 추가, 퇴고와 수정, 탈고로 끝난다. 어떤 내용을 쓸지 구상한 다음 글로 쓸 만한 소재인 ‘글감’을 모은다. 글감을 모으고 사례를 조사한 후에 비로소 쓰기를 시작한다. 소설, 논문, 수필도 이런 과정으로 쓴다.
일반적인 글을 쓰는 순서는 구상에서 시작해서 콘셉트 도출, 자료조사, 내용 구성, 글쓰기, 사례 추가, 퇴고와 수정, 탈고로 끝난다. 보고서를 쓰는 순서도 똑같다.
출처 : <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 152쪽
어떤 글이나 마찬가지다. 구상하고 조사한 다음 글을 쓰는 순서로 이어진다. 보고서를 쓰는 순서도 똑같다. 제품소개서, 마케팅 제안서도 마찬가지다. 이메일도 전달할 내용을 먼저 생각하고 써야 한다.
하.지.만
글을 쓰는 과정을 알고 있음에도 불구하고 보고서를 써야 하는 상황이 되면 구상과 조사 없이 일단 쓰기 시작한다. 시간의 흐름에 따라 쓰고 사건이 어떻게 시작되었는지부터 설명한다. 작성자가 지켜본 대로, 작성자가 실행한 대로 보고서를 쓴다. 보고서를 무작정 쓰기 시작하면 전달하고 싶은 핵심 메시지도 없고 의견과 주장의 구분도 모호해진다. 시간 순으로 쓰거나 사건의 시작부터 전개되는 과정을 한참 늘어놓고 맨 마지막에 문제점과 해결방안을 쓰면 결론까지 읽기도 전에 상사는 다시 써오라는 말을 할 것이다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 152~153쪽
