상사가 싫어하는 보고서의 네 가지 유형
문서작성 최소원칙
“이런 보고서는 베테랑 국장이 1~2시간이면 만들겠다.”
이명박 전 대통령이 취임 전, 대통령 당선자 때 부처들의 1차 업무 보고를 받으며 했던 말이다. 주요 일간지에는 기업가 출신의 대통령 당선자에게 획일화된 정부 문서가 눈에 들어오지 않았기 때문이라는 기사가 실렸다. 당시에 보고를 받는 스타일을 몰라서 보고자들이 고생했다는 내용도 기사화되었다.
대통령만 보고서에 불만이 있는 것은 아니다. 회사에서 상사들은 대부분 보고서 내용에 불만이 많다. 보고서가 불만스러운 이유는 다음 네 가지로 요약할 수 있다.
상사들이 싫어하는 보고서의 네 가지 유형 - 제출 시점이 늦은 보고서, 부정적인 결론의 보고서, 결론이 없는 보고서, 계획이 없는 보고서첫째, 제출 시점이 늦었을 때 보고서는 효력을 상실한다. 보고 내용은 유효 기간이 있다. 때에 따라서 이슈 발생과 동시에 보고해야 하는 사안도 있다.
둘째, ‘할 수 없다’는 결론은 좋아하지 않는다. 사업을 추진하기 위해서 보고서를 쓰는데 보고서의 결론에 추진이 어렵다, 사업화가 적절하지 않다는 등의 결론이 나오면 보고서를 검토하는 상사들은 그리 유쾌하지 않다.
셋째, 결론이 없는 보고서를 좋아하는 상사는 없다. 어떤 보고서든지 결론은 있다. 여기 말하는 결론은 전략이다. 중요한 것은 반드시 취하고 중요하지 않은 것은 과감하게 버리는 것이 전략이다.
넷째, 계획이 없는 보고서는 상사가 한숨을 쉬게 만든다. 보고서의 종류에 따라서 계획이 없는 보고서도 있을 수 있다. 하지만 보고서는 완료된 일과 조사 결과만 보여주는 문서가 아니다. 일을 완료하면서 나타난 문제점을 다음에 어떻게 해결하겠다는 내용이 있어야 하고 조사 결과를 토대로 어떤 실행을 하겠다는 내용이 필요하다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 154~155쪽
