상사가 원하는 보고서에는 어떤 내용이 담겨있을까?
문서작성 최소원칙
상사가 좋아하는 보고서를 쓰려면 어떻게 해야 할까?
기본적으로 상사가 싫어하는 네 가지 유형(제출 시점이 늦은 보고서, '할 수 없다'는 결론의 보고서, 결론이 없는 보고서, 계획이 없는 보고서)이 아니면 된다.
제출 시점이 빠르거나 적절한 보고서, 긍정적인 결론의 보고서, 결론이 있는 보고서, 상세한 계획이 있는 보고서는 일단 합격이다.
여기에 한 가지 덧붙이자면 시기성을 염두에 두어야 한다.
어떤 사업이든지 시류, 즉 시즈널리티(Seasonality)가 있다. 모든 일에는 최적의 시기가 있다. 시즈널리티는 시기적인 특성이다. 에어컨은 여름에, 히터는 겨울에 많이 팔린다. 수요가 증가하는 계절에 상품과 서비스를 출시해서 이 기간에 매출을 집중시키는 것이 대표적인 시즈널리티다.
상사들은 '할 수 있다'는 결론과 함께 투자 대비 수익성, 투자해서 얻을 수 있는 것들을 명시한 보고서를 원한다. 사람들이 제일 쓰기 어렵다고 하는 문서는 새로운 일을 추진하기 위한 신규사업기획안이다. 전혀 해본 적 없는 분야의 사업일 때는 기획안을 쓰기가 더 어렵다.
신규사업기획안을 쓸 때는 부정적인 내용이 많을 수밖에 없다. 기업을 운영하는 입장에서는 계속 새로운 사업을 추진하려고 하지만 직원들은 안정적으로 하던 일을 계속 하려고 하기 때문에 신규사업기획안에는 어렵다, 불가능하다는 내용이 자주 나온다.
새로운 사업을 추진하려는 상사의 입장에서는 부정적인 결론을 담은 보고서가 마음에 들 리 없다. 상사들은 결론에 앞으로의 계획이 자세히 정리된 보고서를 원한다. 사업이 추진되는 기간 동안 어떤 일들이 진행되고 투입되는 인력과 자금, 기대효과까지 명시하면 더할 나위 없는 보고서가 된다.
보고서에는 투자 대비 수익성, 투자해서 얻을 수 있는 것들을 명시해야 한다. 물론 미래의 성과들을 분명하게 알 수 없는 경우가 많다. 이때는 예상치를 보여주면 된다. 매출 목표를 달성했을 때 얻을 수 있는 요소들, 시장 점유율, 브랜드 인지도, 사용자 증가 등 기대할 수 있는 전략적 가치를 보여주는 것이 바람직하다.
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 156~157쪽
