보고서를 작성한 후에 반드시 준비해야 하는 것
문서작성 최소원칙
보고서는 서론에서 현황을 보여주고 본론에서 진행상황과 문제점, 결론에서 대책과 향후 계획을 보여준다.
보고서의 유형에 따라 본론에서 작성하는 세부내용이 다르다. 상세하게 보여줄 필요가 있다면 표, 그래프, 다이어그램, 순서도 등을 활용한다.
본론에서는 현황과 문제점, 과제 등을 분석적으로 설명해야 한다. 작성자의 의견이나 주장이 아니라 핵심 메시지가 정확하게 전달되도록 객관적인 자료에 근거하여 기술해야 한다. 객관성을 높이기 위해 참고자료를 첨부할 때는 출처와 조사 시점을 명시한다. 결론에는 본론에서 언급한 내용, 진행상황, 문제점, 해결방안 등을 요약하고 향후 계획과 의견을 덧붙인다.
보고서를 작성한 다음 상사의 질문에 대비한다
보고서 작성을 완료한 후에 반드시 준비해야 할 것이 있다. 상사가 물어볼 만한 질문에 대비하는 것이다. 보고서를 읽은 상사는 궁금한 점, 확인해야 할 부분에 대해서 질문을 한다. 보고서를 잘 써놓고 보고할 때 기본적인 질문에도 우물쭈물하거나 서류를 뒤적인다면 보고서 내용까지 신뢰를 잃을 수 있다.
보고서를 읽는 사람이 궁금하게 생각하는 내용이 무엇인지, 어떤 질문을 할지 예상하면서 답변을 준비한다.
본론을 구성할 때 예상 질문 내용으로 채워 넣는 방법도 있다. 보고서를 읽는 사람이 궁금하게 생각하는 내용이 무엇인지, 어떤 질문을 할지 예상하면서 정확하게 답변할 수 있는 내용을 중심으로 보고서에 담는다.
문서로 핵심 메시지를 전달할 때, 논리를 만드는 첫 번째 단계는 보고서를 읽는 사람의 질문을 예상하는 것이다. 보고서를 읽는 사람이 원하는 것, 궁금하게 생각하는 것, 질문하는 것이 핵심 메시지다.
상사의 질문에 명쾌하게 대답할 수 있다면 이미 논리는 만들어졌다고 봐도 무방하다. 하지만 질문에 대답할 수 없다면 보고서를 작성하기 전에 가설을 세우고 검증하는 과정을 거쳐야 한다.
보고서를 작성할 때, 보고서를 작성한 다음 예상 질문을 만들 때 사용하는 프레임워크가 바로 6하 원칙이다. 6하 원칙에 따라서 답변을 준비하는 것은 필수다.
보고서를 작성할 때 5W1H에 항목들을 추가해서 6W1H , 6W3H 등의 변형된 공식을 만드는 것도 가설을 논리적으로 검증하기 위해서다.
보고서를 작성할 때, 보고서를 작성한 다음 예상 질문을 만들 때 사용하는 프레임워크가 바로 6하 원칙이다. 6하 원칙을 변형해서 6W1H , 6W3H에 따라 예상 질문을 준비한다.참고문헌
정경수 지음, 《문서작성 최소원칙》, (큰그림, 2017), 168~169쪽
