기획서 작성 시 지켜야 할 자료수집의 세 가지 원칙
문서작성 최소원칙
기획은 기업의 과제·문제점에 대해서 분석하여 해결방법을 제시하고 구적인 실행계획을 세우는 과정이다. 해결방법에는 새로운 제도의 도입, 업무 개선을 위한 제안, 신제품의 개발, 판매촉진 전략, 마케팅 계획, 업무에 대한 개선 등이 있다.
기업의 과제와 문제점에 대해서 분석하고 해결방법을 문서로 만든 것이 기획서다. 기획서를 작성하기 위해서 정보를 수집할 때 지켜야 하는 세 가지 원칙을 살펴본다.
자료, 수집보다 선택이 중요하다
기획할 때 시간을 많이 할애하는 부분이 자료 수집이다. 문제 해결에 필요한 자료를 얼마나 많이 수집하느냐에 따라서 기획서의 완성도가 높아진다.
자료를 수집할 때는 기고(GIGO) 원칙을 염두에 두어야 한다. GIGO는 “Garbage-In, Garbage-Out”의 약자다. “불필요한 자료를 입력(input)하면, 불필요한 자료밖에 출력(output)되지 않는다”는 뜻이다.
요즘은 대부분 인터넷으로 자료를 수집한다. 인터넷에서 자료를 수집할 때는 뉴스, 통계, 연구소의 보고서 등의 콘텐츠를 참고한다. 이런 것들은 누군가 가공한 2차 정보다. 기획할 때는 원저자의 논문이나 기술 보고서, 특허 자료, 학위 논문의 원문을 참고해야 한다. 논문, 특허 자료, 보고서 원문 등은 인터넷에서 쉽게 찾을 수 있다. 기획에 필요한 자료는 수집도 중요하지만 자료들 사이에 연관성을 찾아서 효과적으로 활용하는 방법이 더 중요하다.
인터넷에서 자료를 쉽게 찾을 수 있다고 하지만 정작 필요한 정보는 찾기 어렵다. 공공기관 부설연구소, 민간연구소에서 공식적으로 발표한 자료는 누구나 접근할 수 있다. 경기 지표나 환율, 인구 변동, 법규, 트렌드 등의 사회 변화에 관한 정보는 기획서에 빠지지 않는다. 하루가 다르게 변하는 시장에서 트렌드를 면밀히 살피고 각종 지표들을 지속적으로 수집하면 기획서를 작성할 때 유용하다.
인터넷 검색으로 자료를 찾는 건 어렵지 않지만 정작 필요한 자료는 찾기 어렵다. 수집한 자료를 비교한 후에 트렌드를 보여주는 최신 자료를 숫자가 들어간 표, 그래프로 만들자.기획서에 첨부하는 자료는 항상 최신 상황을 반영한다
기획에 필요한 자료는 항상 최신의 상황을 반영해야 한다. 6개월 전의 데이터나 2~3년 전의 통계자료는 버려야 한다. 국가적으로 조사하는 통계자료는 통상적으로 1년 반 정도 후에 공개된다. 지난 한 해 동안의 정보를 자료로 만드는 데 시간이 필요하기 때문이다. 만약 2017년 봄이라면 아직 2016년 통계는 만들어지지 않았을 수도 있다.
이런 경우는 2015년 통계가 최신 자료다. 차후에 세부 기획서를 만들 때 2016년 통계가 나오면 업데이트해야 한다. 수집한 자료 가운데 나중에 활용할 수 있는 자료는 파일로 만들어서 보관해야 한다. 필요할 때 바로 찾아 쓸 수 있도록 그래프, 차트, 사진 등으로 가공해서 보관하는 습관을 들이자.
숫자가 들어간 자료를 만든다
기획안, 보고서에서 상사들이 가장 중점적으로 보는 것은 숫자다. 업계 동향과 성장률, 관련 사업 동향, 시장 규모 등의 자료는 기획안에서 항상 중요한 자리를 차지한다. 정확한 숫자가 들어간 그래프와 표는 평소에 스크랩해둬야 한다. 예산, 성장률, 매출 등을 폴더로 만들어서 그래프를 수집해두면 기획안에 유용하게 쓸 수 있다. 그래프를 새로 만들거나 캡처해서 보관할 때는 파일 이름에 자료 출처 및 날짜를 반드시 표기한다.
숫자가 들어간 그래프와 표는 더 이상의 설명이 필요하지 않을 정도로 완벽한 자료다. 매체나 연구소에서 분석한 내용과 전혀 다른 시각에서 해석할 수 있고 새로운 방향을 모색하는 자료로도 활용할 수 있다. 새로운 사업을 시작하기 위한 기획안에 빠지지 않고 나오는 자료가 소비자에 관한 조사자료, 시장 규모, 선호도 등이다.
기획안에서 항목이나 설명하는 텍스트가 많으면 부담스럽다. 하지만 중요한 내용을 함축적으로 보여주는 그래프는 전달력이 매우 강력하다. 사람들이 스토리에 집중한다고 말하지만 스토리 형식으로 전달할 때 정보를 받아들이고 기억하기 수월한 것일 뿐이다.
그래프와 표를 보여주고 우리가 잘 알고 있는 에피소드를 예로 들어서 전달하면 숫자의 힘은 매우 강력해진다. 기획안을 검토하는 상사는 숫자에 대한 기억력이 남다르다. 기획안을 보는 동안에는 단기기억이 작동한다. 단기기억은 몇 분 동안 정보를 기억하는 아주 짧은 기억이다. 일반적으로 사람들의 단기기억은 전화번호 10자리 정도를 전화번호를 누르는 동안 기억하는 정도다. 기획안을 보는 상사들의 숫자에 대한 단기기억은 매우 뛰어나다. 기획안을 잘 쓰려면 그래프와 표의 숫자를 이용해서 기억해야 할 내용을 최소화하고 중요한 숫자만 잘 보이게 강조해야 한다.
참고문헌
정경수 지음, <<문서작성 최소원칙>>, (큰그림, 2017), 193~195쪽
