제안서를 작성할 때 저지르는 7가지 실수
첫 번째 실수는 비즈니스 문제와 이익에 초점을 맞추지 못한다는 것
클라이언트가 프로젝트를 통해서 얻어야 하는 것을 정리한 문서가 제안요청서다. 제안요청서를 분석한 다음 제안을 요청하는 것만 제안서에 쓴다면 기본적인 내용만 충족시키는 제안서가 된다.
제안요청서에 정리된 사항을 충족시키면서 제공할 수 있는 더 많은 이익을 제시해야 한다. 여기서 제시하는 이익은 매출, 사용자 증가 등 숫자로 나타내야 한다.
제안서의 실행 계획대로 수행했을 때 얻을 수 있는 이익(예상치)을 숫자로 명확하게 보여줘야 한다.
클라이언트는 프로젝트를 완료한 다음에 얻게 되는 이익을 명확하게 제시한 제안서를 원한다.
하지만 제안서를 쓰는 담당자는 클라이언트의 이익보다 그동안 어떤 일들을 해왔는지 보여주는 데 더 열을 올린다.
제안서에서 가장 설득력을 얻는 부분은 ‘기대 효과’다. 클라이언트가 얻는 이익을 숫자로 명시하고 부가적으로 얻는 이익, 예를 들면 기업 가치 상승, 인지도 제고, 경쟁력·생산력 향상 등을 제시해야 한다.
같은 조건이라면 기대 효과가 더 큰 제안서를 채택할 확률이 높다. 기대 효과에서 정량화된 지표로 표시할 수 있는 부분은 숫자로 표시해야 한다. 과업을 수행했을 때 얻는 효과가 많을수록 설득력도 높아진다.
톰 샌트는 《설득의 기획서》에서 제안서를 작성할 때 저지르는 치명적인 7가지 실수를 소개했다. 첫 번째 실수가 비즈니스 문제와 이익에 초점을 맞추지 못한다는 것이다.
1. 클라이언트의 비즈니스 문제와 이익에 초점을 맞추지 못한다. 누구에게나 적용되는 일반적인 내용만 담는다.
2. 설득력 없는 구조로 일관한다. 이런 제안서는 ‘정보 더미’에 불과하다.
3. 다른 판매자와 비교해서 차별화되지 않는다.
4. 강력한 가치를 제안하지 못한다.
5. 핵심사항이 묻혀있다. 강력한 주장도 하이라이트도 없다.
6. 전문용어가 가득하거나 너무 길거나 너무 전문적이어서 읽기 어렵다.
7. 신뢰성을 손상시키는 요소, 즉 오탈자나 문법 및 구두법 상의 오류, 엉뚱한 클라이언트 이름, 일관성 없는 포맷 등이 포함되어 있다.
톰 샌트 지음,《설득의 기획서》, (을유문화사, 2006)
제안서에서 가장 설득력을 얻는 부분은 ‘기대 효과’다. 클라이언트가 얻는 이익을 숫자로 명시하고 부가적으로 얻는 이익, 기업 가치 상승, 인지도 제고, 경쟁력 향상 등을 제시한다.톰 샌트는 설득력 없는 제안서를 ‘정보 더미’라고 표현했다. 제안서를 쓰기 위해서 많은 자료를 조사한다. 수집한 자료들을 전부 보여주려고 하면 말 그대로 정보 더미가 된다.
제안서에는 반드시 보여줘야 하는 정보 외에는 다 빼야 한다. 자료가 많을수록 핵심은 희석된다. 제안서는 내가 수집한 자료가 이만큼 많다는 것을 보여주는 문서가 아니다.
제안서의 분량으로 승부하는 시대는 끝났다. 1페이지로 비즈니스 문서를 작성하는 시대라는 사실을 잊지 말자.
제안요청서에 나온 대로 정리하면 기본적으로 20~30페이지 정도는 나온다. 분량을 늘리려고 하지 말고 불필요한 요소를 모두 빼고 클라이언트가 얻는 이익만 제대로 보여줘도 제안서는 제 역할을 한다.
참고문헌
톰 샌트 지음,《설득의 기획서》, (을유문화사, 2006)
정경수 지음,《문서작성 최소원칙》, (큰그림, 2017), 236~237쪽
