직장에서 커뮤니케이션에 대해
아이디어 , 의견서 그리고 의사 결정
Intro
아주 오래 다양한 직장에서 여러 역할을 하면서
직장에서 업무에 필요한 커뮤니케이션에 대해 조금은 정리된 생각을 적어보고자 한다
업무를 진행하는데 있어 보통 3가지 형태의 커뮤니케이션이 필요하다고 생각한다
의견(Idea), 보고(Report), 의사결정(Decision making)이다
서론
첫번째는 의견 즉 아이디어 형태의 의견이다.
아이디어라는 소재는 단순히 참여자의 생각/말/의견일 수도 있고 어떠한 지식, 경험, 조사의 결과일 수도 있있는 아주 다양하고 그리고 모두가 동등한 생각과 의견을 말한다. 회의 등 커뮤니케이션을 통해 담당자가 좋은 아이디어/의견을 선택해서 보고할 수 있고 그 보고된 의견이 최종 의사결정을 통해 업무로 추진될 수 있다.
의견/아이디어의 경우는 가능한 다양한 의견을 듣고 정제되지 않게 조사해서 현실을 정확히 인식할 수 있게 하며 이후 조직과 업무의 목표를 잘 반영한 계획이 포함된 좋은 보고/보고서가 나올 수 있게 해야한다
두번째는 보고라는 형태라고 말하고 싶다
두번째는 최종 결정이 되기 전에 보통 보고서로 정리되어 담당자 혹은 담당 부서장이 정리하여 말하는 보고라는 형태이다 보고(Report)는 일반적으로 담당자나 부서장이 아이디어나 조사 연구를 통해서 의사결정자에게 보고하거나 혹은 해당 분야의 전문가가 본인의 지식/경험/연구/조사를 통해 의견을 정리한것을 말하며 최종 의사결정자가 CEO등 최상위자 이면 여러 보고가 연달아 이루어지기도 한다.
보고서에 대해서는 의사결정자나 상급자가 여러가지 의견을 주거나 필요하다면 지적을 할 수 있고 좋은 보고서가 나올 수 있게 코칭하는 것이 상사 혹은 리더가 해야할 일이다.
세번째는 의사결정이다
조직에서 해당 건에 대해 의사결정 권한(업무 전결권)을 가진 사람이 판단하고 종결짓는 행동을 말한다. 이 의사결정이 이루어져야 회사는 행동에 옮길 수 있고 의사결정은 최대한 빠르고 정확하면 좋다. 보고서혹은 보고를 통해 의사결정의 지원이 이루어지며 따라서 좋은 보고(서)는 의사결정을 정확히 잘 할 수 있게 돕지만
결국 의사결정자의 판단이 가장 중요하다.
때로는 보고서와 상관없이 (참고만하고) 스스로의 결정 내리고 그걸 추진할 수도 있다. 어떠한 건에 대해 최종의사결정자는 업무 R&R에 따라 사원일 수도 있고 팀장일 수도 있고 대표이사일 수도 있다 하지만 그 결정에 따른 책임도 스스로 지고 성과도 본인이 가져갈 수 있다. 보고서의 주체는 가끔은 의사결정에 무시당한다고 생각할 수있지만 그렇지 않다. 보고 혹은 보고서 전달은 의사결정 지원의 방식이지 의사결정 자체가 아니다.
본론
너무 뻔한 이야기를 위에 적었지만 개인 적인 경험을 통해 보면 사람들이 아이디어, 보고, 의사결정이라는 뻔한 과정 조차 이해하지 못하거나 회피하는 경우가 생각보다 많다는 점이다.
잊는 경우에 대해 얘기하고 보고를 해야하는 자가 아이디어 수준으로 의사결정을 지원하거나 아이디어를 보고서로 생각하거나 최종의사결정자가 보고된 내용을 역할이나 그 중요성을 잘 모르는 경우가 많다.
먼저 의견/아이디어에 있어서.. 상급자나 전문가의 입김으로 아이디어가 상당히 동등하지 않게 취합되는 경우가 많다. 아이디어 회의가 어차피 정해진 사람의 의견으로 간다던지 (이럴 경우 차라리 그 사람에게 전문 보고서를 만들라고 하는게 낫다, 시간 아깝게..) 심지어 의사결정이 뻔한데 아이디어를 내라는 경우도 있다. 이런 경우 실무자는 배울게 없고 힘이 빠지기 마련이다. 동등해야할 아이디어를 내는 사람간에도 매너가 없거나 상대의 아이디어를 비판하는 사람들이 있다. 보고의 주체인 사람은 그 아이디어를 지워거나 편집할 수 있는 역할이 있지만 아이디어를 내는 사람끼리는 그럴 이유가 없다(사이만 안좋아진다)
참고로 필자가 생각하는 백해 무익한 행동은 " 묻지 않았는데 조언을 하는 행동 " 이다. 그리고 매너 없다고 생각하는 태도가 " 물어놓고 귀담아 듣지 않는 행동 " 이다. 길가다 가만히 있는 사람에게 " 이렇게 걷는게 건강에 좋습니다 " 라고 하지 않거나 " 여기 나가는 문이 어디에요 " 물어본 사람은 대부분 다 감사합니다 라고 말하는거와 비슷하다고 생각한다. 최근 다양한 비대면 협업툴을 쓰면서 얼굴을 마주보지 않으니 실제 대면할때 벌어지지 않는 경우가 많이 생길 수있다. 온라인나 오프라인이나 사람 사는건 다 비슷하다.
두번째로 보고서에 있어서.. 보고자는 본인의 역할에 충실해야한다. 단순히 아이디어/의견 상태를 의사결정자에 전달하거나 혹은 의사결정자가 참고할 아이디어/조사/전문가의견/분석을 제공하기 보다 결론과 이유만 있는 보고를 하면 안된다. 그리고 위에서도 말했지만 의사결정을 잘 할 수 있게 하는 역할이지 의사결정의 미리 정해버리면 안된다.
다양한 가능성이 있는 아이의 미래의 삶을 부모가 미리 정해버리면 안되듯이 많이 열어 두고 다양하게 생각할 수 있는 기회를 의사결정자의 상황에 맞게 줘야한다. 때로는 상급자도 보고자가 되고 의사결정자가 후배인 경우도 있다. 코칭이지만 실제 업무인 경우가 그렇다. 시장 조사를 잘하는 사원과 분석툴을 잘 쓰는 팀장 그리고 경험이 많은 CEO가 잘 콜라보가 되는 경우가 있다면 좋은 보고와 의사결정의 사례가 될 수있다
마지막으로 의사결정에 있어서.. 의사결정자는 확실하게 결론을 내야한다. 그리고 실행에 옮길 수 있도록 가이드나 지시를 빨리 내려줘야한다. 혹시 판단할 근거가 부족하면 재 보고를 지시해야한다. 의사결정에 있어 조직의 효율성이 대부분 들어난다. 특정 보고자의 보고가 (의견이 항상 같거나 보고 논리가 완벽해서) 거의 보고자의 의도대로 의사결정 된다면 의사결정 권한을 그 사람에 주는 방법도 있을것이고 내가 판단하기 힘든다면 내 위로 의사결정을 할 수있는 전문가나 경험자 혹은 커미티(회의)를 조성하는 방법도 있다.
의사결정을 위임하지 않고 모든걸 CEO가 결정하는 조직이나 의사결정을 거의 하지 않고 보고서를 아이디어로 치부해버리고 계속 보고만 받는 의사결정자는 (보고서는 의사결정을 위한것이지 조사보고서가 아니다) 조직의 힘을 빠지게 할 수 있다.
결론
- Real Voice나 Real World를 조사하고 다양한 실무자 이야기를 듣는 단계
- 실제로 업무로 진행할 계획을 다양한 의견/조사를 기반으로 의사결정 할 수있게 가공하는 단계
- 보고/공유된 내용으로 의사결정을 해내고 실행하는 커뮤니케이션 단계
이 3가지를 혼동하지 않고 각자의 역할에 충실하면 꽤 역할과 책임이 분명한 조직이 될 수 있을것입니다.
만약 아이디어나 보고 단계에서 혼돈에 빠진다면 소통할때 " 오늘은 아이디어 회의 입니다 ", " 오늘은 해당 건에 대해 본부장님이 판단하실 수 있게 보고를 취합하는 회의 " 입니다 등으로 회의나 커뮤니케이션의 범위를 명확하게 해주고 시작하면 더 도움이 될 수도 있을것입니다.
너무 뻔한 얘기지만 .... 조직에서 업무 커뮤니케이션을 하는데 도움이 되었으면 좋겠습니다
