스타트업 등 소규모회사 이사회와 주주총회

이 내용만 보시면 충분하실 겁니다!

아래 정리한 내용을 한 눈에 볼 수 있도록 마인드맵으로 정리한 브런치글(한눈으로 보는 스타트업 이사회/주주총회)도 함께 보시면 더욱 도움 되실겁니다.

https://brunch.co.kr/@jaeyunchoi/40

스타트업 등 소규모 회사들이 가장 신속하고 간단하게 이사회와 주주총회를 진행할 수 있는 팁도 포함되어 있으니 꼭 읽어보시길 바라요!^^

3월에 보통 정기주주총회가 있는데요.

때문에 주식회사 형태의 스타트업으로부터 주주총회 절차에 대한 문의를 종종 받습니다.

하여, 자본금 총액이 10억 원 미만인 소규모 회사(자본금은 회사가 발행한 주식 총수에 액면가를 곱하여 산정된 금액. 투자금을 10억 원 이상 받은 경우에도 자본금이 10억 원 미만인 경우라면 해당됨)에게 적용되는 이사회 및 주주총회에 대한 내용을 정리해보겠습니다.

대부분의 스타트업이 위 소규모 회사에 포함될 텐데요.

스타트업뿐만 아니라 위 소규모 회사에 해당되는 소기업에게도 해당되는 내용입니다.

자, 시작해 보겠습니다!

(자본금 총액이 10억 원 미만인 스타트업 또는 소기업을 총칭하여 '소규모 회사'라고 지칭하겠습니다)

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이사회

이사회의 이사란?

이사회를 구성하는 이사는 주주총회에서 선임하는 이사를 말합니다.

보통 등기이사, 비등기 이사 등으로 구별하지만, 주주총회에서 선임하지 않은 자는 등기여부 불문 상법상 이사가 아닙니다. 그러나 보통 주주총회에서 선임한 이사를 등기이사로 하는 주식회사가 대부분이긴 합니다.

이사회의 의결사항과 주주총회 의결사항

설명할 것 없이 한눈에 정리해 보겠습니다.

주주총회 보통결의,특별결의에 대해서는 아래에서 구체적으로 다시 설명 드릴게요.

이사회를 구성하지 못하는 경우는 어떻게 해야 할까?

소규모 회사에서는 이사의 수를 1인 또는 2인으로 할 수 있고, 감사는 두지 않을 수도 있습니다.

이사회는 3인 이상으로 구성되기 때문에 이사가 1~2인인 경우는 이사회를 구성할 수 없는데요.

상법에서는 이사회를 갈음할 의사결정방법으로 어떤 것은 이사(이사가 1인인 경우 그 이사 단독, 이사가 2인일 때는 원칙적으로 각 이사가 회사를 대표하나 정관에 규정을 두어 달리 대표이사를 선임할 수 있음)가 단독 결정할 수 있게 하고, 어떤 것은 주주총회가 결정하도록 규정하고 있습니다.

정리하면 다음과 같습니다.

이사회 절차) 1. 이사회 소집

이사회 소집은 각 이사가 하는 것이 원칙인데, 보통 정관에는 대표이사를 이사회 의장으로 정하고 그가 소집하도록 되어있습니다.

이사회 소집함에는 회일 정하고 1주간 전에 각 이사에 대해 소집일자, 장소를 통지해야 합니다.  

만약 감사가 있는 경우 감사에게도 소집 통지를 해야 합니다.

통지방법은 서면, 구두 기타 개개 이사를 상대로 이메일 등 의사전달방법이면 충분합니다.

하지만, 이사회는 이사 및 감사 전원의 동의가 있으면 소집절차 밟지 않고 언제든지 회의 개최 가능합니다.

위 동의를 받는 방법으로, 이메일을 통해서 '이사회 소집 절차 생략 동의서' 양식을 보낸 후 그 양식대로 채워서 서명 또는 날인 후 다시 이메일로 받는 방법으로도 충분합니다.

이사회 절차) 2. 이사회 결의

이사회 결의는 이사 과반수 출석 출석의사 과반수로 해야 합니다.

이때 정관에 다른 정함이 없는 한 이사회는 이사 전부 또는 일부가 직접 회의 출석하지 않고 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단에 의하여 결의에 참가하는 것도 허용할 수 있습니다.  

음성 송수신해야 하니 요즘 많이들 쓰고 있는 'ZOOM'과 같은 인터넷 통한 화상회의로도 가능합니다.

그러나 단체 카톡방 등에서의 채팅 등 단순한 문자 회의는 불가능합니다.

이사회 절차) 3. 이사회 회의록

이사회 의사에 관하여 의사록을 작성해야 합니다.

의사록 작성은 이사회 결의요건은 아니지만 결의의 증거이므로 반드시 작성하는 것이 좋습니다.

의사록에는 의사 안건, 경과요령(개회, 의안상정과 토의 및 표결 그리고 폐회에 이르는 절차 진행과정), 결과(상정안의 가결 여부), 반대하는 자, 그 반대하는 이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명해야 합니다.

TIP) 이사회 가장 간단하고 빨리 진행하는 방법

위에서 이사회에 대하여 알아보았는데요.

소규모 회사 입장에서는 이사회를 가장 간편하고 신속한 방법으로 진행하고 싶으실 겁니다.

그렇다면 다음과 같이 하시면 됩니다.

첫째, 이메일을 통해서 이사 및 감사 전원에게 '이사회 소집 절차 생략 동의서' 양식을 보낸 후 그 양식대로 채워서 서명 또는 날인 후 다시 이메일로 받음

둘째, (정관에 다른 정함이 없다는 전제 하에) 이사회 개최 날짜에 이사들이 인터넷 회상회의를 통하여 이사회를 진행함

셋째, 회의 내용에 따라 이사회 의사록을 작성하고 회상회의에 참석한 이사에게 우편 등 방법으로 이사회 의사록 보내 해당 이사가 직접 서명하고 다시 발송하도록 함

위와 같이 한다면 모두 협조만 해 준다는 전제 하에 당일에 이사회를 끝낼 수 있습니다.

이사회 의사록 작성에 며칠이 소요되기는 하겠지만, 이미 이사회 회의에서의 의결(두 번째 단계)로서 결의 요건은 갖춘 것입니다.

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주주총회

주주총회 소집은 반드시 이사회가 결정함

주주총회 소집은 상법에 다른 규정이 있는 경우 외에는 이사회가 이를 결정합니다.

이는 강행규정으로 정관 규정으로도 달리 정할 수 없습니다.

만약 앞서 본 바와 같이 이사가 1~2인이라서 이사회 구성을 하지 못하는 경우 주주총회 소집 결정 권한은 대표이사가 단독으로 가집니다.

이사회 소집 결정 없이 소집된 주주총회 결의는 하자 있는 결의로서 결의 취소 사유라는 점 주의해야 합니다.

이사회에서는 주주총회 일시, 장소, 의안 등을 정하게 됩니다.     

대부분의 기업들이 3월 중에 정기주주총회를 여는데요.

법인세법에서 사업연도 종료일로부터 3개월 이내에 주주총회의 승인을 받은 기업의 재무제표를 제출하도록 하고 있고, 대부분의 기업이 12월 결산을 하고 있기 때문에 결산일로부터 3개월 이내인 3월 31일 전에 재무제표 승인을 위한 주주총회를 열어야 하는 필요성이 있습니다.

따라서 대부분의 회사 정관에서는 결산기가 종료된 날로부터 3개월 이내인 '3월 내'에 주주총회를 개최하도록 규정하고 있습니다.

하지만 정기총회 소집 시기가 정관 규정보다 다소 지연되더라도 재무제표 승인 등이 무효라고 볼 것은 아닙니다.

만약 임기가 만료되는 이사 또는 감사를 재선임해야 하는 시기가 도래한 경우, 이사 및 감사의 선임 권한이 주주총회에 있기 때문에 따로 임시주주총회를 개최하지 않고 정기주주총회를 개최하는 김에 함께 이사 또는 감사 재선임 의결까지 할 수도 있습니다.

주주총회 절차) 1. 주주총회 소집

주주총회를 소집하기 위해서는 회의일을 정하여 회일, 총회 장소, 회의 목적사항을 통지해야 합니다.

구체적으로 주주총회 소집 통지 시 다음과 같은 서류를 함께 첨부하여 통지합니다.

통지서(회일, 총회 장소, 회의 목적사항 포함)

참석장(주주 본인이 참석하는 경우 지참해야 함)

위임장(주주가 대리인에게 위임하는 경우)

서면투표용지 및 총회 안건에 대한 참고자료(서면투표 가능한 경우)

통지는 이사회 소집 결정을 집행하는 일이므로 대표이사가 하게 됩니다.

통지는 원칙적으로 주주에게 개별적으로 서면에 의한 통지를 발송하는 방법으로 해야 하나, 주주의 동의가 있을 경우 이메일 등 전자문서에 의한 통지로 갈음할 수 있습니다.

이는 강행규정이기 때문에 위와 같은 방법 외에 다른 방법은 허용되지 않습니다.

전자문서에 의한 통지에 대한 주주의 동의를 받는 방법이 상법상에 구체적으로 나와 있는 것은 아니기 때문에 미리 모든 주주들로부터 '모든 주주총회에 있어 소집 통지는 이메일로 함에 동의한다'는 내용의 포괄적인 동의를 미리 받아두는 것도 무방할 것으로 보입니다.

만약, 전자우편 소집통지 동의서를 받는 경우, 다음과 같은 내용으로 양식을 만들면 될 것으로 보입니다.

제목 : 전자우편소집통지서
내용 : 본인은 회사가 주주명부에 등재된 본인의 아래 전자 우편주소로 주주총회 소집통지서를 발송하는데 동의합니다.
전자우편주소 : 
주주 최재윤 (인)
주식회사 브런치 귀중

원래 통지는 회의일 2주간 전이어야 하지만, 소규모 회사가 주주총회 소집할 때에는 주주총회일 10일 전에 통지서를 발송하면 족합니다.

하지만, 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 밟지 않고 주주총회 개최가 가능합니다.

위 동의를 받는 방법으로, 이메일을 통해서 '주주총회 소집 절차 생략 동의서' 양식을 보낸 후 그 양식대로 채워서 서명 또는 날인 후 다시 이메일로 받는 방법으로도 충분합니다.

주주총회 절차) 2. 주주총회 결의

총회 의사진행은 보통 정관에 대표이사로 정하지만, 반드시 대표이사여야 하는 것은 아닙니다.

앞서 표로 정리한 바와 같이 주주총회는 보통결의와 특별결의가 있는데요.

주주총회 결의는 상법 또는 정관에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고 출석주주의 의결권 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로서 하여야 하는데 이 것이 '보통결의'입니다.

'특별결의'는 출석 주주의 의결권 3분의 2 이상의 수와 발행주식총수 3분의 1 이상의 수로써 하는 결의입니다.

표결방법은 찬반 의결권수만 산정할 수 있다면 거수, 기립, 기명투표 등 어떠한 방법도 무방합니다.

대리인을 통해 주주총회 의결권 행사도 가능한데요. 앞서 본 주주총회 소집통지서에 첨부된 위임장의 '원본'을 의결권 행사 전에 총회에 제출하고 의결권을 대리행사하면 됩니다. 반드시 위임장 원본이어야만 가능합니다.

서면투표는 주주총회가 열린 가운데, 일부의 주주가 주주총회에 참석하지 않고 서면으로 의결권 행사하는 행위로써 이는 정관에 규정 둔 경우 실시할 수 있습니다.

총회소집통지서에 주주가 의결권을 행사하는데 필요한 서면(의안을 특정하고 찬성 또는 반대 의사 표기할 수 있도록 양식화된 사항)과 총회 안건에 대한 참고자료를 첨부해야 하는데요.

서면투표 인정하는 회사는 대체로 정관에 주주총회일 하루 전까지 회사에 도착해야 한다는 규정을 둡니다.

만약 주주가 서면투표용지를 주주총회일 전에 제출했는데 그 이후 주주총회에 직접 출석(대리인 포함)해서 의결권을 행사한다면 앞서 제출한 서면투표는 효력이 없게 됩니다.

서면결의는 주주들이 대면하여 회의하는 것을 생략하고 주주 전원의 의사를 동시에 서면으로 묻는 결의 방식으로서, 소규모 회사에서는 서면에 의한 결의로써 주주총회 결의를 갈음할 수 있습니다.

서면결의라도 주주들에게 의안과 의결권 행사 요령 알리는 통지(앞서 본 10일 전 통지서 발송 또는 주주 동의 얻어 전자문서로 발송)는 해야 하는데요.

회사가 회일, 총회 장소, 회의 목적사항이 포함된 통지서와 함께 의결권 행사 양식을 주주에게 보내고 주주는 이에 표기하여 회사에 반송하는 방법으로 하면 되겠습니다.

회사가 정해 주주에게 통지하는 주주총회일에 결의가 이루어지는 것이므로 주주는 자신의 의결권 행사 서면이 회사가 정한 주주총회일까지 회사에 도달하도록 발송해야 합니다.

상법은 소규모 회사 주주 전원이 서면으로 동의한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다는 규정을 두고 있는데요. 이는 주주총회일을 정하여 그 날의 10일 전에 주주들에게 통지 발송하는 절차를 밟지 않고, 언제든 주주 전원의 동의로 결의할 수 있음을 뜻합니다.

예를 들어서, '최재윤'을 이사로 선임하자는 안건을 주주들에게 서면으로 돌려가며 순차 동의 얻어내는 방법도 가능한 것이죠.

주주총회 절차) 3. 주주총회 의사록

주주총회 결의가 끝나면 의사록 작성해야 합니다.

의사 경과 요령과 그 결과를 기재한 후 기재 의장과 출석한 의사가 기명날인 또는 서명을 하게 됩니다.

주주총회 결의사항 중 등기를 해야 하는 사항이라면, 등기신청서에 공증인의 공증을 받은 주주총회 의사록 등을 첨부하여야 합니다.

주주총회 결의사항 중 주로 등기를 하는 사항으로는 정관변경, 이사, 감사의 선임 및 해임, 주식매수선택권 부여 등이 있습니다.

TIP) 주주총회 가장 간단하고 빨리 진행하는 방법

[주주가 각자 다른 장소에 있는 경우]

첫째, 이메일을 통해서 주주 전원에게 '주주총회 소집 절차 생략 동의서' 양식을 보낸 후 그 양식대로 채워서 서명 또는 날인 후 다시 이메일로 받음

둘째, 가장 빠른 날로 정한 주주총회 날에 주주들이 참석하여 의결함(의결권 대리 또는 서면투표도 가능) 단, 이사회와 달리 인터넷 화상회의는 할 수 없음

셋째, 주주총회 의사록 작성함

[주주가 한 장소에 있는 경우]

첫째, 특정 안건을 주주들이 서면으로 돌려가며 순차적으로 동의를 함(소규모 회사 주주 전원이 서면으로 동의한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다는 상법 규정 근거)

둘째, 주주총회 의사록 작성함