혹시 실수를 많이 하는 성격이신가요?
실수를 방지하는 시스템과 반성적 사고 갖추기
누구나 살다 보면 업무상 실수를 저지른다. 사람마다 성격이 다르기 때문에 실수를 많이 저지르는 사람도 있고 그렇지 않은 사람도 있다.
그럼 성격상 실수를 많이 저지르는 사람은 평생 실수하면서 살아야 할까?
타고난 성향 혹은 덜렁대는 성격으로 인해 업무상 실수를 많이 저지르는 사람이라면 '실수를 방지하는 절차'를 하나의 시스템처럼 습관화하여 성격적인 단점을 보완할 수 있다.
업무상 자주 실수를 저지르는 부분은 바로 '이메일'이다. 첨부파일을 빼먹거나 잘못된 수신인을 기재하여 중요한 메일을 보내기도 하고, 이메일 내용을 정확하게 읽어보지 않고 잘못된 내용을 회신하기도 한다.
이메일 송신 시의 실수를 방지하기 위해선 아래와 같은 절차를 스스로 정할 수 있다.
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[예시]
(이메일 작성 시 순서 정하기)
① 파일 첨부 -> ② 내용 작성 -> ③ 제목 입력 -> ④ 수신인 및 참조인 추가 -> ⑤ 이메일 내용, 첨부파일, 수신인 재확인 -> ⑥ 전송
(이메일 수신 후 회신 시) - '3'의 법칙 : 수신 및 이메일 송신 내용 3번 재확인하기
① 수신한 메일 3회 정독(정확한 내용 파악) -> ② 회신 내용 작성 -> ③ 회신 내용 3회 정독-> ④ 수신인, 참조인 재확인 -> ⑤ 전송
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실수를 방지하기 위한 이런 절차 혹은 시스템을 만든 후 일정 기간(약 2주~1달) 정도 습관화한다. 실제로 첨부파일 누락을 방지하기 위해 이메일 작성 순서를 예시와 같이 약 6개월 정도 습관화하였는데 첨부파일 누락하는 실수를 거의 범하지 않는다. 예시의 이메일 작성뿐 아니라 계약서 검토, 데이터 분석, 보고서 작성 등 여러 업무 분야에서 실수를 방지하기 위한 이러한 절차를 수행할 수 있다.
실수를 줄이는 절차를 만들기 전에 더 중요한 것은 '반성적 사고'를 갖추는 일이다. 반성적 사고가 없다면 실수를 저지르더라도 개선해야 한다는 의지가 없다. 실수하더라도 그때뿐인 것이다. 같은 실수를 지속적으로 반복하는 것은 실수가 아닌 실력의 부재이다.
실수는 성격 탓이 아닌 실력의 결과물이라는 생각이 든다. 실수했을 때 왜 실수했는지, 다음엔 어떻게 하면 실수를 줄일 수 있을지 계속 생각하고 방안을 실천해야 한다. 원래 실수를 많이 성격이라는 이유로 합리화하지 말자.
