직무전문가가 되기 위한 4가지 조건
실무 전문가 혹은 직무전문가로 성장하기 위해서는 다음 4가지 원칙을 지켜야 한다.
첫째, 방향성
일을 통해 성과를 내기 위해서는 최종 의사 결정권자가 기대하는 일의 결과물에 대해서 잘 이해하고 있어야 한다. 아무리 좋은 의견과 아이디어를 제시한다 할 지라도 보고받는 사람의 의도한 바와 다르고 보고자가 이를 수용할 생각이 없다 라면 그 무슨 소용이겠는가? 불필요한 시간낭비를 줄이기 위해서라도 가장 먼저 상사가 의도하는 바가 무엇인지를 정확히 파악하는 것이 중요하다. 이때 상사의 지시 중 이해가 되지 않는 부분은 흘려 넘기지 말고 질문을 통해 명확하게 확인하도록 한다. 본격적인 보고 준비 작업은 이때부터 시작하는 것이다.
둘째, 신속성
"우리는 종종 업무 완성도를 높이려면 서두르지 않아야 한다고 생각합니다. 그러나 속도를 늦춘다고 해서 완성도가 높아지는 경우는 그리 많지 않습니다. 속도를 늦춰 완성도를 높이겠다는 것은 대부분 핑계에 가깝습니다. 설령 완성도가 높아지더라도 속도가 늦어져서 생기는 문제와 부담을 감안하면 속도를 늦추는 것은 결코 생산성에 도움이 되지 않습니다. 진정으로 생산성을 위해 업무 완성도를 높이려 한다면 속도를 유지하면서 완성도를 높여야 합니다."
- 신현만 / 사장의 생각 중에서 -
업무의 양과 질을 떠나 적기에 신속하게 보고하는 것은 매우 중요한 일이다. 보고는 타이밍 싸움이기 때문이다. 특히 신입사원의 경우 사실상 질적인 부분에 대해서는 큰 기대를 하지 않기 때문에 굳이 답 없는 싸움을 나 홀로 외로이 할 필요는 없다. 시간이 늦어지면 늦어질수록 보고에 피드백은 더욱더 가혹해질 수밖에 없기 때문이다. 이 때문에 보고에도 시간 계획이 필요하다. 보고를 통해 내가 얻고자 하는 결과물이 있다 라면 그 결과물을 얻는 시점을 고려하여 보고 계획을 세워야 한다. 예를 들어 오늘이 1월 1일이고 보고에 대한 승인을 1월 25일까지 최종 확정하는 것이 목표라면, 최종보고는 1월 25일이 아닌 그 이전이 완료해야 한다. 최종보고가 그대로 승인이 되면 목표 달성이지만 만일 문제가 있어 수정이 필요하다면 목표했던 25일의 납기일을 지킬 수 없기 때문이다. 따라서 중간보고 및 최종보고는 목표일 보다 한 템포 빠르게 보고한다 라고 생각하고 준비하면 납기일을 어렵지 않게 맞출 수 있다. 그러나 속도를 강조한 나머지 무리하게 보고 일정을 잡는 것은 바람직하지 않다.
보고 일정을 잡아놓고 제때 보고를 하지 못한다면 기껏 고생해놓고도 일의 결과물에 대한 인정도 못 받고 업무 납기일도 제대로 못 지키는 무능한 부하직원으로 낙인찍힐 수 있기 때문이다.
일부 직장상사의 경우에 보고한 사안에 대하여 된장 묵히듯이 무 피드백으로 일관하는 경우도 있다. 이는 둘 중 하나의 경우라고 보면 된다. 첫 번째는 보고가 시급하지 않은 경우이고, 두 번째는 일은 시급하나 상사가 습관적으로 일을 미루는 경우다. 만일 전자의 경우라면 현재 내가 하고 있는 업무들의 우선순위를 다시 한번 재 점검해볼 필요가 있다. 그러나 후자의 경우라면 문제는 조금 달라진다.
모든 일의 결과는 리더가 책임을 지는 것이긴 하지만 평가의 순간에는 실무자에게도 책임이 돌아가기 때문이다. 따라서 이 때는 모두를 위해서라도 적극적으로 의사표현을 할 필요가 있다. 보고 결과에 대해서 재차 확인을 하고 일의 진행 상황을 수시로 점검할 필요가 있다.
직장생활을 하다 보면 갑작스럽게 위로부터 떨어지는 일들이 많다. 애초부터 정해진 과업과 일정에 따라서만 일을 할 수 있다라면 그 보다 좋은 일은 없겠지만 현실은 예상치 못했던 일들의 연속이다. 이때 가장 중요한 것은 일의 정확도보다는 신속성이다.
셋째, 정확성
모든 업무의 기본은 디테일이다. 창의적 사고가 근본적으로 많은 경험과 지식을 근간으로 하듯이 업무에 있어서 융통성이라고 하는 부분도 기본적으로 전체 업무를 장악하고 있을 때에나 가능한 것이다.
따라서 일의 결과에 앞서 융통성이라는 변명으로 자기 방어를 하는 것은 프로답지 못하다.
실제 업무 현장에서 주니어급에 요구되는 업무의 80% 이상은 디테일한 부분이 강조되는 업무라 할 수 있다.
그래서 기본적인 문서작성, 보고 스킬, 커뮤니케이션 방법 등에 있어 A to Z까지 기본을 바로 잡는 일은 매우 중요하다. 초반에 틀을 제대로 잡지 못하면 향후 업무 수행의 질을 담보할 수 없다. 그 핵심이 바로 디테일이다.
보고서에 들어가는 단어 하나의 의미, 적절한 보고 타이밍 잡기, TPO에 맞는 사내 메일을 통한 커뮤니케이션 방법들을 배워나가는 것은 매우 중요한 일이다.
교육프로그램 개발을 예로 들어보자, 양질의 콘텐츠로 구성된 교육프로그램이라 할 지라도 조직원들에게 이것이 왜 필요한 교육이며 어디에 도움이 되는지 디테일하게 접근하지 못하면 해당 교육은 성공적으로 운영되기 어렵다. 피터 드러커는 “경영활동은 과학과 예술의 결합”이라고 말했다. 마찬가지로 업무에 있어서도 기획이 과학이라면 운영은 예술이라고 말할 수 있을 것 같다. 이러한 의미에서 디테일은 기획과 운영 모두가 빠짐없이 어우러져 시너지를 내는 것이 아닐까 싶다.
사실 세상을 둘러보면 한 끗 차이로 많은 것들이 판가름 나는 경우들을 볼 수 있다.
맥도널드의 실질적인 창업자는 맥도널드 형제가 아닌 레이 크록(Ray Kroc)이라는 사람이다. 그는 1950년대 미국의 주방기기 회사 ‘릴리 튤립 컵 컴퍼니’라는 회사의 영업책임자였다. 영업책임자로서 지역 식당들을 이곳저곳을 둘러보던 그는 우연히 ‘맥도널드’라는 작은 식당을 발견한다.
맥도널드의 성장 가능성을 발견한 그는 주변의 걱정과 우려에도 불구하고 과감히 맥도널드를 인수하여 세계적인 기업의 반열에 올려놓는다. 작은 식당에서 시작하여 전 세계 3만여 개가 넘는 매장을 가진 글로벌 기업으로 성장할 수 있었던 비결은 무엇이었을까?
그는 패스트푸드 업계 최초로 모든 작업을 매뉴얼화했다. 매뉴얼 북은 약 560페이지로 구성이 되어있는데, 여기에는 빵의 두께, 크기, 서비스 프로세스 등이 총망라되어있다. 전 세계 어디에서나 모든 직원이 동일한 서비스를 제공할 수 있도록 한 것이다.
이러한 디테일함이 오늘의 맥도널드를 있게 했다. 물론 레이 크록의 탁월한 사업적 감각과 도전정신 그리고 끈기와 인내가 있었음은 분명하다. 하지만 사업적인 감각을 성공으로 이끌고 이를 완성시킨 것은 분명 ‘디테일의 힘’ 때문이라고 말할 수 있을 것이다.
넷째, 지속성
모 영화관 지점에서 근무하는 열정이 넘치는 매니저가 있었다. 일에 대한 의욕과 열정만큼은 여타의 직원들과 비교가 안될 정도로 뛰어났다. 그는 거의 매일을 고객만족 서비스와 지점 매출 증대를 위한 다양한 아이디어를 점장에게 제안했다. 리더 입장에서는 지점의 성과창출을 위해 매일 새로운 제안을 해오는 직원이 기특하긴 했지만 하루가 멀다 하고 새로운 제안을 해오는 매니저가 편치만은 않았다. 사실 이 때문에 다른 업무에 손을 쓸 수 없을 지경에 이르러서는 더 이상 참지 못하고 한마디를 했단다.
“이제 그만 생각을 멈춰!”
물론 악의적인 의도는 아니었을 것이다. 하지만 해당 직원은 크게 상심했다. 그러나 더 안타까운 것은 이후로 그 매니저는 점장의 말대로 더 이상의 새로운 의견이나 아이디어를 제시하는 일이 없었다고 한다.
여기서 한 가지 중요한 사실이 있다. 그것은 바로 거절을 대하는 태도이다. 누구에게나 거절은 피할 수 없는 힘들고 어려운 경험이다. 영업직원들은 고객들로부터 거절당하고, 사무직원들은 어렵게 만든 보고서와 기획안을 상사로부터 보기 좋게 거절당하곤 한다. 하지만 이는 자연스러운 일이다. 내가 제안했던 모든 일이 현업에 적용될 것이라고 믿는 것은 순진한 생각이다. 거절을 당하고 또는 선택을 받는 과정을 거치면서 배우고 성장하는 것이다. 거절당하는 것이 두렵다면 아무것도 할 수 없다.
포기하지 않으면 반드시 앞으로 나아가게 되어있다. 의미 있는 노력에 끈기가 더해진다면 반드시 좋은 결과가 있을 것이다. 사실 눈부신 성과는 새롭고 참신한 아이디어에서 나오는 것이 아니라 실행에 있어서의 집요함과 꾸준함에서 나오는 것이다. 기획을 잘하는 사람은 많지만 실행단계에서 성과를 내지 못하는 경우가 꽤 있다.
이는 실행 단계에서 운영상의 문제점과 이를 해결하기 위한 노력들에 대한 지속성이 부족하기 때문이다. 이를 극복하기 위해서는 무엇인가를 반드시 해야 한다라는 강박 혹은 억지스러운 계획으로 스스로를 스트레스 상황으로 밀어 넣지 말고 일상의 삶에 녹여 자연스러운 행동으로 이어지도록 하는 것이 중요하다.
직장 생활을 시작한 이후로 몸무게가 급격하게 늘었다. 대학시절 60kg 초반 대에 머물던 체중이 직장생활 2-3년 만에 78kg까지 늘었다. 매년 새해 계획으로 체중을 줄이겠다는 목표를 세웠지만, 결과는 늘 실패로 끝났다. 3개월짜리 피트니스 클럽을 가입해놓고 한 달에 2-3번만 이용한다거나 검도를 배우려다 한 달 만에 포기하는 등 작심삼일도 무색할 만큼 계획은 늘 실패의 연속이었다. 문제의 원인은 무엇인가를 해야 한다는 지나친 강박 때문이었다. 그 강박증이 오히려 내 의지를 꺾고 있는 것이었다. 그래서 선택한 방법은 운동을 안 하는 것처럼 운동하는 것이었다. 앞뒤가 안 맞는 말이지만 방법은 이렇다. 다행스럽게도 직장이 집에서 멀지 않다. 지하철로는 2 정거장이고, 자전거로는 15분, 도보로 30분 거리에 있다. 일단 출근은 어떤 방법으로든 해야 하는 것이고 매일 해야만 하는 것이기 때문에 도보로 출근을 하게 된다면 적어도 왕복 하루 1시간의 걷기 운동시간이 확보된다. 그렇게 도보로 출퇴근을 하기 시작했다. 물론 처음에는 30분의 거리가 멀고 지루하게 느껴졌지만, 하루하루 시간이 지날수록 익숙해져 나중에는 지하철을 이용하는 것이 되려 번거롭고 불편할 정도가 되었다. 걷는 30분 동안에는 지루하지 않도록 가벼운 음악이나 영어 방송을 들었다. 3개월이 지나고 보니 자연스레 8kg이 감량이 되었다. 3개월 내내 걷는 것이 특별히 운동이라는 생각이 들지 않았고 스트레스 또한 없었다.
일도 마찬가지다. 자연스럽게 삼시세끼 먹듯이 일상의 한 부분으로 녹여내면 된다. 거절을 두려워하지 말고 하루 일과 중의 나만의 루틴 혹은 의식으로 만들면 꾸준함을 유지할 수 있다.
임계치란 말이 있다. 어떠한 물리적 현상이 변화하여 다르게 나타나기 시작하는 경계의 수치를 의미한다.
예를 들어 물의 끓는점이 그렇다. 임계치 전까지는 액체였다가 임계치를 넘는 순간 기체로 변화한다.
99도와 100도의 차이는 겨우 1도지만 그 1도의 차이로 전혀 다른 결과가 나타난다.
탁월함은 이러한 한계점 즉, 임계치를 넘어서는 순간 발현되는 것이다.
‘그릿(Grit)’의 저자 안젤라 더크워스가 ‘탁월함의 일상성’이란 개념에 대하여 이야기했다. 이는 탁월한 성과를 내는 사람들을 일컬어 천재 혹은 타고난 재능으로 치부하는 경향이 있는데, 사실 그들이 결과물을 내는 과정을 분절해서 보면 사실 누구나 어렵지 않게 실천할 수 있는 작은 일들로 구성되어 있다는 것이다. 속도에 차이가 있을 수는 있지만 결국 꾸준히 탁월함을 추구하는 노력을 하다 보면 천부적인 재능을 타고난 사람들이 얻어내는 결과물을 나라고 얻어내지 못할 이유가 없다는 것이다. 중요한 것은 꾸준함이다.
