전문비서의 문서작성 방법
업무 효율성 향상 방법
업무를 하다보면 MS-OFFICE를 활용하여 문서를 작성하는 일을 하게 되고,
문서 양식을 활용하지 않는 것보다 업무를 양식화 하여 하는 것이 효율적으로 업무를 할 수 있게 합니다.
예를 들어 TODO List 작성하지 않는 사람과 TODO List를 작성하고 업무를 하는 사람들의 차이...
예상이 되시나요?
자신의 기억력에 의존하여 업무를 하는 것도 좋지만,
업무량이 많아지거나 긴장하는 등의 상황이 함께 할 때는 기록해 두는 것이 가장 안전한 방법 중 하나입니다.
문서를 활용한 업무를 진행하는 경우,
1. 업무의 효율성과 체계성 향상
매일의 업무를 기록하는 것 외에도
관련 정보들을 문서화 하여 관리하면, 기존의 정보들이나 History도 볼 수 있기 때문에 효율적인 것 뿐만 아니라 체계적으로 업무를 이끌어 나갈 수 있습니다.
2. 업무 내용 공유가 가능
자신이 하고 있는 업무에 대해 정리하거나, 보고를 해야 하는 경우 미리 준비해 둔 내용들을 바탕으로 빠르게 정리하여 공유할 수 있습니다. 또한 혼자 업무하는 것이 아닌 유기적인 관계에 있는 협업 부서 등과 공유해야 하는 경우 활용할 수 있습니다.
문서를 공용 서버에 업로드 해 두면 업무의 현황 등을 서로 편리하고 빠르게 확인할 수 있습니다.
주의사항은
1. 누구나 이해하기 쉬운 Format으로 만든다.
문서를 공유하는 것 외에도 해당 문서를 자신만 보는 것이 아닌 경우라면
누가 open하여도 이해하기 쉽고 활용할 수 있도록 만드는 것이 중요합니다.
누구도 보여주지 않고 절대 혼자만 보는 경우가 아닌 이상,
인수인계, 업무 백업을 위한 파일을 open하는 경우, 타인에게 문서를 전달해야 하는 경우
부연 설명이 필요하겠지만, 많은 설명이 필요하지 않아도 되는 형태의 format으로 만드는 것이 좋습니다.
2. 핵심 사항이 파악될 수 있도록 작성
문서를 작성할 때에는 전하고자 하는 내용이 무엇인지 파악될 수 있도록 내용이 구성되어야 합니다.
표형식의 경우, 중복되는 항목에 대해서는 최소화 할 수 있도록 하고
문서형식의 경우, 단락 구분 및 Keyword활용을 잘하여 진행할 수 있도록 합니다.
3. 전문비서라면 문서작성능력은 필수
업무를 하면서 문서 작업이 꼭 필요할까? 하는 분들이 계실텐데요.
노트나 다이어리에 작성하는 것도 좋지만, 늘 Back up이 문제가 되죠.
문서화하다 보면 자신의 생각도 논리적으로 정리할 수 있게 됩니다.
지금 하고 있는 업무 중 문서화 할 수 있는 것들은 무엇이 있을까요?
오늘은 여러분들의 업무 중 문서화 할 수 있는 것 하나라도 생각해내서 Format을 만들어 보면 어떨까요?
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