업무 방식 바꾸기: 노션 팀스페이스 활용
팀 차원에서 바꿔온 업무 방식에 대한 기록 (1)
굉장히 오랜만에 브런치 글을 쓴다.
제목을 써놓고 보니 뭔가 거창해 보이나 싶지만 별다른 제목이 떠올리지 않아 그냥 두겠다.
나는 지금 회사를 2년 가까이 다니고 있다.
일을 하다 보면 그냥 주어진 환경과 툴에 적응하는 것이 대부분이고 그 또한 중요하지만, 최근에 팀원들과 이 환경을 우리가 일하는 방식에 맞추어 좀 더 업그레이드하고자 스스로 바꿔온 일들이 있었다.
어찌 보면 누군가에게는 '엥 이게 그 정돈가' 혹은 '이렇게 한다고..?' 싶을지라도 아카이빙하는 차원으로 변화시킨 내용들을 기록해 보고자 한다.
나는 회사에서 노션을 협업 툴로 사용해왔다.
내가 입사하기 전부터 사용하던 툴이고, 2년 전 현재 내가 담당하고 있는 서비스 중 1개가 베타 오픈을 하면서 서비스 중심으로 구성된 팀원들과 노션을 함께 공유해오고 있었다.
기억을 더듬어보면 노션에서 제공해 주는 템플릿을 쓰기보다는 우리 스스로 쓸만한 기본적인 틀부터 시작해, 거기다가 노션의 이런저런 기능을 덧붙여보면서 나름 구색과 규칙을 갖춘 어떤 형태로 작동하고 있었다.
하지만 어딘가 직접 만든 티가 나는 수제 모루 인형 같달까.. 꽤 잘 만들었지만 팔다리가 짝짝이라던가 눈이 달랑거리는 형태의..
주로 기획자가 거의 노션의 카드를 전반적으로 관리 해오던 입장이라 그런지, 1년 넘게 이 형태를 유지하면서 이제는 공산품 인형처럼 보다 정돈된 노션 환경을 만들고 싶다는 생각을 하게 되었다.
그래서 팀원들에게 익숙한 형식을 유지하되, 노션에서 제공하는 프로덕트팀을 위한 팀스페이스를 활용하여 더 안정된 형태의 노션 환경을 구축해서 적용했다.
본격적인 노션 팀스페이스 활용 모습
을 설명하기 전에, 우리의 협업 구조에 대한 전제 설명이 먼저 필요할 것 같다.
우리 팀은,
(1) 기획, 디자인, FE, BE 그리고 운영까지 서비스를 위한 하나의 팀으로 일하고 논의한다.
(2) 2개의 서비스를 함께 담당하고 있다.
(3) 2주 단위로 스프린트 회의를 통해 프로젝트 진행 현황을 체크하고 목표를 세운다.
여기서 잠깐 덧붙이자면,
2개의 서비스면 각각의 노션 스페이스를 활용해야 할 것 같지만 실제 그렇게 하지 않는다.
2개의 서비스가 서로 엮여있어야 하는 구조이며 기획, 운영을 제외하고는 각자 하나의 서비스를 담당하지만 때에 따라서 그 경계가 없이 일할 때도 있기 때문..
그렇기 때문에 이러한 점이 필요했다.
(1) 기획, 디자인, FE, BE 그리고 운영까지 서비스를 위한 하나의 팀으로 일하고 논의한다.
→ 하나의 일감(이하 TASK)이 보통 각 포지션에서 끝나는 것이 아니라 누군가의 TO-DO였다가 DONE이 되면 다음 포지션으로 배정되어야 하는 구조이므로, TASK를 포지션이 모두 공유할 수 있어야 함
(2) 2개의 서비스를 함께 담당하고 있다.
→ 두 서비스를 구분해야 함
(3) 2주 단위로 스프린트 회의를 통해 프로젝트 진행 현황을 체크하고 목표를 세운다.
→ 스프린트 기간 동안 완료(DONE) 처리된 TASK는 다음 스프린트 때 자동으로 완료되어 보여지지 않고 히스토리로 저장될 수 있게 하고자 함
가장 중요한 것은 프로젝트 단위로 관리가 되어야 한다는 것이다.
프로젝트는 특정 기간 동안 팀과 프로덕트가 개발해 내야 할 큰 단위의 일이며, 이 일을 위해 처리되어야 하는 모든 일감들을 TASK로 쌓아둔다. 모든 TASK가 완료되어야 프로젝트가 완료되는 개념이다.
그런데 여기서 우리는 프로덕트도 2개일뿐더러 병렬로 진행되는 프로젝트들이 대다수 있다 보니, 많은 TASK들을 흩뿌려놓지 않고 한눈에 큰 단위의 프로젝트로 묶어 놓아서 눈에 쉽게 보이지 않는 진행률을 파악할 수 있어야 하는 게 관건이다.
나름의 설명 그림..팀스페이스 페이지 구조
대표적으로 4개의 페이지에 대해 얘기해보겠다.
1. 프로젝트
(우리는 EPIC 프로젝트라 함. 담당하는 프로덕트 내에 '프로젝트'라는 개념이 있어서 헷갈릴까봐)
2. Tasks
3. 스프린트 보드
4. 스프린트
1. 프로젝트
(1) 프로젝트 이름
팀끼리 부르는 프로젝트명을 적는다.
(2) 프로젝트 상태
추후 진행될 프로젝트는 ‘계획중’, 현재 진행되고 있는 프로젝트는 ‘진행중’, 완료된 건 ‘상용배포완료’, 언제 진행할지 명확하진 않지만 추후 진행되어야 할 '백로그'로 나눈다.
그리고 나는 별도로 '고정업무'를 추가하였다. 여기에 hotfix, 프로젝트로 정의하기 애매한 작은 단위의 업무, 그리고 상시 진행할 QA를 따로 빼두어서, 완료되지 않고 상시로 체크해야 할 별도의 프로젝트 상태를 둔 것이다. (따로 프로젝트 별로 QA 카드를 만들지 않는 이유는 자동화툴을 이용하기 위함인데 자동화 설명 때 설명할 예정)
(3) 프로덕트 구분
앞서 말했듯 우리는 2개의 프로덕트를 함께 개발하기 때문에 구분이 필요하다.
(4) 마감일
프로젝트 시작부터 예정된 마감일을 지정하면 타임라인 보드로 볼 수 있어서 시간대별 프로젝트 기간 및 길이를 시각적으로 파악할 수 있다.
그 외에 프로젝트의 우선순위, 선행작업이 되는 프로젝트를 선택할 수도 있고, 프로젝트에 포함되어 있는 TASK가 완료됨에 따라 진행율을 알 수 있다.
+프로젝트 템플릿
그리고 내가 만든 프로젝트 페이지 템플릿을 공유해 보려고 한다.
프로젝트를 처음 생성함과 동시에 템플릿이 자동으로 적용되어서 팀원들과 주어진 질문에 대한 답을 함께 채워놓고 프로젝트를 시작하고자 했다. 왜 이 프로젝트를 하고 목표가 무엇인지 모든 팀원들이 함께 알고 넘어가는 것이 중요하기도 하고, 나아가서는 여기서 적어둔 내용을 바탕으로 프로젝트가 완료되면 회고할 때 활용할 수 있게끔 해두었다.
왜 필요한가: 이 프로젝트를 하게된 문제점이 무엇인지 정의하고, 목적과 배경을 설명
목표가 무엇인가: 이 프로젝트를 통해 달성하고 싶은 것을 적어놓기
이 목표를 검증할 수 있는 지표는 무엇인가: 실제 어떤 지표를 보고 나중에 평가할 것인지 적어놓기
요구사항: 기획에서 와이어프레임을 그리기 전 러프한 기능과 작동되어야 하는 액션을 미리 적어서 함께 논의하기 위함
FAQ: 이 프로젝트를 시작하면서 구성원들끼리 질문이 있을때 모아두기 위한 칸
프로젝트 작업: 프로젝트에 추가된 Task를 볼 수 있는 보드
2. Tasks
프로젝트 별 Task들을 모아볼 수 있는 데이터베이스 보드이다. 가장 먼저 프로젝트 별로 펼쳐서 보는 표 형식이 먼저 보이게끔 세팅이 되어있다.
(1) Task 이름
(2) 상태
현재 담당하고 있는 포지션에서의 상태를 적음(todo, doing, done 등)
(3) 업무 분류
현재 Task를 담당하고 있는 포지션(기획, 디자인, 프론트, 서버 등)
(4) 담당자
담당자를 지정해야 [내 작업] 보드에서 나한테만 할당된 자잘자잘한 Task들을 한눈에 모아서 보기가 좋다.
(5) 마감일
마감일을 지정하면 [타임라인] 보드에서 한눈에 Task의 시간 순서를 보기가 좋다.
(6) 스프린트
해당 Task가 진행되고 있는 스프린트 기간
3. 스프린트 보드 + 4. 스프린트
스프린트에 대한 전반적인 사용법은 노션에서 제공하는 가이드를 보는 편이 좋다. 절대 귀찮아서가 아님
https://www.notion.com/ko/help/guides/product-engineering-notion-sprint-planning
너무 날로 먹는 거 같아서 대략적인 사용법에 대해 주저리주저리 해보자면,
과거, 현재, 예정된 모든 스프린트는 [스프린트] 페이지에서, 현재 진행되고 있는 스프린트에 대한 상세 내역은 [스프린트 보드]를 보면 된다. 대부분 스프린트 동안 해야 할 Task들이 상태 및 업무 분류 별로 나누어져 있어서 스프린트 기간 동안은 사실상 스프린트 보드 위주로 보게 된다.
스프린트 기간 동안 완료(Done)된 Task들과 완료되지 못한 Task들이 있을 텐데, '스프린트 완료'를 눌러 스프린트를 종료할 시에, 완료된 Task들은 다음 스프린트로 전환될 때 더 이상 Task로 남지 않고, 완료되지 못한 Task들만 그대로 다음 스프린트로 옮겨오게 되는 시스템이다.
여기까지 우리 팀이 노션 팀스페이스 세팅하여 사용하고 있는 방식에 대해 작성해보았다.
대부분 IT 회사들이 많이들 Jira와 같이 아예 협업을 위해 고도화된 툴들을 사용하는 것으로 알고 있다.
나는 사실 지금까지 Jira와 같은 툴을 써보지 못했고 업무로나 개인적으로나 노션을 주로 사용해서 무엇이 더 좋고 나쁘고를 비교할 수 없는 입장이지만, 노션도 잘만 활용하면 자유도가 높고 각 팀에 맞추어 적용하기 괜찮은 툴이지 않을까 싶다.
혹시 나보다더 효율적으로 노션을 협업툴로 쓰고 있는 사람이 있다면 누군가 제발 공유해주시길 간절히 바랍니다 흑흑
다음에는 프로젝트, Task, 스프린트의 기본적인 사용 방법 외에도 팀 니즈에 맞게 자동화툴을 연결해서 노션을 사용하는 방법에 대해서도 기록해 보겠다!
