연재2. 워크 다이어트를 개인 업무에 적용하는 방법

워크 다이어트가 회사와 직원 모두에게 중요한 이유

세계적인 프랜차이즈 베스킨라빈스31은 항상 31개 제품을 유지한다. 끊임없이 고객의 취향에 맞는 새로운 제품을 개발하지만 판매되는 아이스크림 종류는 항상 31개이다. 덜 인기 있고 덜 팔리는 아이스크림은 제거한다. 업무혁신으로 많은 일을 하고 있지만 개인의 용량을 초과할 수 없다. 워크 다이어트는 근로시간 단축 시대에 필수적인 업무 효율화 방법이다. “불필요한 업무를 제거하고 업무의 본질에 집중하라.”라는 워크 다이어트 메시지는 조직은 물론 워라밸을 추구하는 개인에게도 중요하다. 개인이 업무를 하면서 저부가가치, 비효율, 낭비가 반복되면 조직과 직무에 대한 몰입과 만족도를 떨어뜨리게 된다. 워크 다이어트는 직원들의 몰입과 만족도를 올리는 효과가 있었다. 그 결과, 많은 기업이 9 to 6(오전 9시 출근, 오후 6시 퇴근)라는 정규 근무시간 8시간 내에 야근 없이 업무가 끝내는 것이 가능하게 되었다. 10 to 7, 8 to 5와 같은 유연한 근무도 가능하게 되었다.

일 잘하는 직원과 일 못하는 직원의 차이

회사에서 일을 잘하는 직원과 못하는 직원의 차이는 무엇일까? 우선순위 관리 능력이다. 우선순위는 긴급도와 중요도로 판단한다. 긴급한 일은 빠르게 하는 것이 중요하고 중요한 일은 확실하게 해야 한다. 긴급한 일을 확실하게 하다가 시간을 놓치거나 중요한 일을 빠르게 했는데 부실하게 한다면 성과를 내지 못한다. 모든 사람에게 시간은 동일하게 주어진다. 개인이 업무수행에서 우선순위를 놓치게 되는 이유는 불필요한 업무에 의해 저부가가치, 비효율, 낭비, 저성과가 반복되기 때문이다. 이를 해결하기 위해서는 3단계 체크포인트가 필요하다. 첫째, 내가 하는 업무의 문제점을 찾는 것이다. 시간이 투입되는데 성과에 관련이 없고 남들에게 인정받지 못하는 업무가 무엇인지 찾아야 한다. 둘째, 문제가 있는 업무를 어떻게 개선해야 하는가이다. 셋째, 팀장이 해결해야 할 것은 무엇이고 동료들과 협의하여 해결해야 할 것은 무엇이고 자기 스스로 해결할 수 있는 무엇인지 구분하여 해결해야 한다.

개인 차원의 워크 다이어트 11가지 체크포인트

■ 문제점 찿기

1. 내 것인 듯 내 것 아닌 내 것 같은 업무는 무엇인가?

2. Main job이 아닌 Side job처럼 보일 수 있는 업무는 무엇인가?

3. 남들이 쉽게 알아주지 않을 수도 있는 업무는 무엇인가?

4. 기타 불필요한 업무는 무엇인가?

■ 개선점 찾기

5. Eliminate : 제거해야 할 업무는 무엇인가?

6. Reduce : 줄어야 할 업무는 무엇인가?

7. Raise : 늘려야 할 업무는 무엇인가?

8. Create : 새롭게 시도해야 할 업무는 무엇인가?

■ 해결하기

9. 개인 차원에서 줄이거나 제거할 수 있는 업무는 무엇인가?

10. 동료들과 협의하여 줄이거나 제거할 수 있는 업무는 무엇인가?

11. 팀장이 결정하여 줄이거나 제거할 수 있는 업무는 무엇인가?