신규 프로젝트 kick-off d+10
Biz(MD)팀 - Swit 도입
이번에 내가 맡은 업무는 단순히 개발 프로젝트- 라기보다는
'사내 B2B 스쿼드'의 업무 가시화, 자동화, 효율화에 대한 전반적인 프로세스를 측정 / 개선 하는
체질 개선에 좀 더 가깝다고 볼 수 있다.
덕분에 이번 주에는, 물리적으로 자주 B2B 팀을 방문해서 빈 자리에서 다른 업무를 하면서
일상 업무를 관찰 하며, 현재의 프로세스를 파악도 하고,
내부자이지만 팀원이 아닌 상황에서 비효율이 관측되는 부분을 캐치하고자 시도했음.
> in-house 컨설턴트이자 실제로 조직 내부 관리자로서 개진이 가능하다는 장점을 살려보고자 함
- AS-IS 전달 받은 기존의 프로세스는, 엑셀 마스터 시트를 통해서 업무를 관리하는 방식이었는데,
사실 이 부분에서의 불편함을 타파하고자, 단계절 진행상황을 가시화 할 수 있는 유용한 툴인
'세일즈 CRM 도입'에 대한 내부의 needs가 있었고 실제로 최근에 몇 카피 사용 계약을 해서
'허브 스팟'이라는 툴에 대한 교육도 진행 중인 상황인데
내가 경험한 다른 툴 (업력 있는 it회사의 자체 개발 crm)에 비해서는 솔직한 심정은
'뭔가 기능은 많아 보이는데, 기본 기능에 대한 사용성이 딱히 뛰어나진 않아서 그냥 편하게 막 쓰기는 꽤 어려워 보이고, 교육 없이 새로운 인력이 투입 & 사용은 불가능 한 수준이다...라는, 간접 체험자의 결론을 내렸다'
그래서, 기존 팀원들의 접근성을 높히고자 찾아낸 결론은,
아주 간단하게 사용 가능한 '물리 칸반 보드 (= 화이트 보드)' 또는,
Swit.io의 프로젝트 관리 기능 중 '버킷' 기능을 Biz flow visualization tool로서 활용하는 안을 생각해봤음.
> 이게 실제로 예시 삼아 20분을 투자해서 만들어본 보드의 모습이다)
'동기화가 필요한 구글 드라이브'에 편리하게 access를 하기 위해
제목 없는 버킷 상단에 가장 위에 구글 문서가 링크된 task를 만들어 두고
실제 biz 시나리오의 1 step인 컨택 & 제안서 준비 시작 부분을 그 아래 배치,
그리고 여기까지는 사실 crm툴이 좀 더 강력하고 / 강점을 가져간다고 생각하는 부분이라...
현재 swit에서는
'Sales / Account Manager' 담당자가 히스토리 기반으로 업체 이력을 관리할 수 있는 툴과의 Integration이이 좀 더 잘되면 좋겠다- 정도가 mvp 구현 희망 사항, 좀 더 나간다면 자체적으로 연락처 /상담 history tracking을 업데이트 할 수 있는 history 업데이트 기반 wiki 형태의 노트 사용이 자체적으로 툴 내에서 지원하면 더 좋겠다 정도의 의견이 있음. (아마도 당분간은 노션이나 구글 시트를 붙여서 쓰게 될 것이다)
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이후 단계에 대해서는 현재 팀 내에서 반쯤 전문적인 형태의 분업이 이루어지고 있어서,
단계가 진행됨에 따라, 다음 바통을 넘겨 받는 사람이 본인의 task를 넘겨 받을때에 기존에 영업/am이 달아둔 주의 사항이나 이슈를 놓치지 않고 핑퐁 할 수 있는게 꽤나 중요한데,
이걸 다 커버하려다 보니, 기존의 구글 시트의 1 row가 너무나 길어지고, 새로운 이슈가 누적해서 쌓이는데, 어느게 어떤 시점에 갑자기 추가되었는지를 알지 못해서 놓치는 human-error가 존재했던 것 같다.
지금의 문서 예시 (27인치 모니터를 꽉 채우고도 엄청난 스크롤의 압박 & 누가 뭘 해야하는지 알 수 없음)
이 부분에서는 한 티켓을 가지고 collaborator들이 동시에 업데이트를 받을 수 있고,
담당자가 바뀔 때 마다, task의 오너를 주고 받으며, bucket을 넘겨가면서 단계/이력을 관리할 수 있는
현재의 swit의 프로젝트 관리 기능은 단순하면서도 갖출 점이 거의 다 갖춰져 있다는 생각?
-- 정작 우리 사내 개발팀이 코드를 관리하는 bitbucket cloud의 경우 아직 integration이 지원 안되서...
개발 프로젝트의 경우는 개발자가 별도로 gitbucket의 연결 포인트를 수기로 링크 달아가며 관리해줘야하지만, 의외로 biz 관리에도 유용하다? 라는 결론을 내렸음.
그 밖에 업무 효율화를 꿈꾸는 부분이 또 있다면,
client의 요구사항을 맞춰주는 상황에서 이메일/유선전화 핑퐁이 오가는데,
일정을 사전에 reserve 해서 white board 기반의 화면 공유를 통해 실시간으로 같은 화면을 보며서 이슈를 해결하는 형태로 업무를 풀어보면 훨씬 효율적이 될 수 있지 않을까? 하는 생각을 해보았음.
>> figma라는 prototyping 툴이 최근 이 부분에서 강점을 보여서, 최근 2년 사이에 무지막지하게 대세가 되었다; 써본 사람은 다들 극찬하는 툴이랄까....
> 다만, 사내 biz 팀 소속이 내부 디자이너들은 오프라인 굿즈쪽 디자인이 전문이라... 툴 학습에 대한 러닝 커브가 있어서, 좀 더 간단한 형태로 (화이트보드에 낙서하는 느낌으로) 이슈 sharing이 가능한 쉬운 툴들을 살짝 고려 중이긴 하다.
이래저래, 최근 몇 년 사이 tech쪽의 협업툴이 엄청 발전했는데 (비동기든, 프로토 타이핑이든, 화상/보이스 기반이든), 이 기능들을 기존 offline의 biz / sales 프로세스에 접목해서 기술로 자동화 하는 부분에 대해서도
투입한 노력 대비, 나름 의미 있는 성과를 볼 수 있을 느낌이다. :)
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정작 실제 킥오프했던 프로젝트 자체는, 내부 담당자들의 일정이 아직 fully assign되지 않아서
진행이 살짝 지지부진 한 상태라, 주간에는 약간 이러한 물리적인 형태의 업무 프로세스 개선이 집중하는 중.
& ...물론 이 업무만 하는건 아니다. 내 main role은 개발관리자(sdm) / 시니어 pm / 채용까지 다 커버하는 역할이라, 이 글을 다 적은 시점에서 10분 뒤에 화상 인터뷰가 잡혀있어서 세팅차 초고 급 마무리.
(퇴근 후에 다시 다듬어볼 계획이 있음)
++ swit을 쓰면서 요 몇 일 사이에 새로 발견한 추가개선 요청 할 만한 포인트들
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1. 워크 스페이스 내 크로스(멀티) 프로젝트 간 티켓의 '의존성 작업 연결'
예시 ) MD팀 프로젝트의 업무 중에 AM 담당자의 일부 task가 협업 작업으로 연결이 필요한데,
각자의 프로젝트를 관리하고 싶은 니즈가 있어도 지금은 한 프로젝트 내에서만 task간에 서로 링크 할 수 있음.
2. 프로젝트 BRD 문서나, 메인 프로젝트 문서를 툴 스위칭 없이 보는 방법이 있었으면 좋겠음.
(+ BRD 문서는 변경 히스토리 기록도 자동으로 할 수 있는 문서가 있으면 좋을 것 같음)
3. 회의록을 기존 project는 노션에, idea에다가 남기고 있긴 한데, 2번 기능이 지원된다면,
회의록도 swit 내에 대 통합 할 수 있지 않을까? 하는 느낌.
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