<품의서, 기안서 작성시 참고하세요.>

문서 작성의 기본

회사에서 일하다 보면 누구나 품의서를 작성할 때가 있습니다. 품의서의 내용은 가지각색으로 다양하겠지만 기본적인 원칙과 구성이 있어야 합니다. 회사마자 절차와 조직문화가 다르지만 제가 생각하는 1가지 원칙이 있습니다. 본문을 작성하기 전에 관련근거를 표시하는 겁니다. 예를 들면 아래와 같습니다.

1. 귀 사의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 도급계약서 제3조 2항 직원의 교육 및 관리에 대한 책임 관련

3. 23년 3월 사업소 직원들의 교육현황을 3월 25일까지 회신바랍니다.

1번 : 인사말은 상대방에 맞게 수정합니다. 수신처가 학교면 귀 교, 학원이면 귀 원으로 고쳐서 씁니다.

2번 : 기존에 작성된 품의서에 관련근거가 생략되어 있어도 근거를 찾아서 추가합니다. 도급계약서, 관련 법령, 시방서 등의 근거를 찾다보면 자연스럽게 학습이 됩니다.

3번 : 2번에서 근거를 제시했으니 본문을 길게 작성할 필요가 없습니다.

백지상태에서 혼자 품의서를 작성하려면 막막할 수 있지만, 대부분 직전에 작성했던 파일을 수정해서 사용합니다. 결재를 올리기 전에 다시 한번 문맥을 살펴보고 오탈자를 찾아봅니다. 결재를 올리고 나면 결재권자로부터 품의서 내용에 대한 질문을 받을 수 있습니다. 그럴 때 흔히 볼 수 있는 답변이 있습니다.

‘전에도 그렇게 했었는데요.’

위와 같은 답변은 누구나 할 수 있습니다. 관련 근거와 기안 배경에 대한 답변이 우선이고, 과거 사례는 마지막에 보충설명으로 합니다.

회사의 일은 문서로 시작해서 문서로 종결됩니다. 업무에 필요한 문서를 보기 좋게 만들어 내는 건 그리 쉬운 일이 아니지만 시간과 정성을 들인만큼 좋은 효과가 있는 것은 분명합니다.