시간을 효율적으로 사용할 수 있는 '메모 습관'
시간 관리 습관 2
시간을 관리할 줄 아는 사람은 메모하는 습관을 가진다. 메모하는 습관은 업무를 잊어버리지 않고 빠르게 처리할 수 있는 장점을 가진다.
위대한 화가 레오나르도 다빈치는 메모광이었던 것으로 전해진다. 그는 회화뿐 아니라 건축, 수학, 기하학 등 다양한 분야에서 천재로 불린 사람이다. 지난 2012년 출판된 책 <Da Vinci’s Chost>에 소개된 여행할 때 가지고 다녔던 노트에는 할 일(to-do list)이 수록되어 있다. 천재 역시 메모하는 습관을 가졌음을 알 수 있다.
< 레오나르도 다빈치의 메모>이러한 메모 습관은 업무를 정확하게 이해하고 커뮤니케이션할 수 있다. 말로만 기억하는 것보다 메모하는 것은 상대의 이야기를 오해하거나 깜빡 잊어버릴 확률이 낮다. 이는 업무의 정확성과 시간을 절약하는 데 있어 큰 역할을 한다.
나 역시 업무를 지시하거나, 받을 때 반드시 노트를 가지고 다닌다. 가급적 줄이 쳐진 노트를 사용하는데, 순서대로 정리하기가 편리하고 나중에 보았을 때도 한눈에 들어오는 장점이 있다. 업무용 다이어리를 보면 대부분 줄이 쳐진 상태임을 알 수 있다. 나중에 한번 눈여겨보시라. 비주얼을 무기로 나오는 다이어리는 줄이 없이 깨끗한 백지 또는 그림이 채워져 있고, 회사용 다이어리는 반드시 줄이 쳐져 있을 것이다. 업무용은 정리가 잘 되어야 하기 때문이다.
이렇게 정리가 잘 된다는 것은 업무를 순서대로 할 수 있음을 말한다. 내가 정리해 둔 메모를 보면 업무를 진행할 때 스스로 순서를 정할 수 있다. 메모를 보고 어떤 업무가 우선순위인지, 먼저 처리할 수 있는 일인지 머리로 생각하고 실천할 수 있다. 그런 습관은 업무가 누락될 확률이 낮고 해당 업무와 연관되는 다른 업무도 생각해 낼 수도 있다.
그리고 일이 완료되면 취소선이나 체크를 하면서 일이 마무리되었음을 분명하게 표시한다. 체크 표시만 해 두면 글씨를 읽어야 하는 상태로 남기 때문에 메모를 볼 때 눈에 들어오게 된다. 그렇게 되면 다시 읽으며 시간을 낭비할 수 있고, 체크만으로 내가 일을 하겠다는 것인지 해야 한다는 것인지 헷갈릴 수 있다. 그런 이유로 마무리된 일은 반드시 취소선을 그어 남은 일만 우선적으로 읽히도록 한다. 예외 케이스로, 나는 완료되었지만 연관된 다른 사람의 업무까지 점검이 필요한 항목은 형광펜으로 체크해 두었다가 점검이 마무리되면 취소선을 긋는다.
메모는 오늘의 할 일만 정리하지 않는다. 전체적인 일정을 생각하고 연관된 업무들을 일주일 단위로 정리한다. 일주일을 마감하는 날 금주에 진행하고자 했던 일에 취소선이 없는 경우 다음 주로 옮겨 적는 습관을 가진다. 다시 노트를 펼쳐 보았을 때 월요일만 보면 지난주 누락되거나, 늦어진 일을 알 수 있기 때문이다.
같은 팀에 있던 직원은 무엇이든 메모하는 습관이 있었다. 그녀의 습관은 메모를 ‘이쁘게’하는 것이 목적이었다. 메모하는 모습을 보면 일을 참 잘하는 사람이구나 하고 생각하지만 나중에 일처리 하는 것을 보면 메모는 보지 않고 머리로 기억하는 업무만 진행함을 알 수 있었다. 메모를 할 때는 체계적으로, 본인이 해야 할 일을 순서나 중요도에 따라 메모해야 한다. 메모 자체만으로는 의미가 없다는 것이다.
그녀의 메모는 ‘메모를 하는 것’이고 내가 강조하고 싶은 메모는 ‘메모를 활용하는 것’을 말한다.
인간은 인지능력에 한계가 있다. 오래 기억하려고 노력하지만 시간이 지나면 자신의 한계를 깨닫고 메모하지 않았음을 후회하게 된다. 나는 잠을 자다가도 갑자기 떠오르는 아이디어가 있을 때 중요하다고 생각되면 어떤 형태로는 메모로 남기고 다시 잔다.
“죄송합니다. 깜빡 잊었습니다.”
이런 인사를 하지 않기 위해서는 메모하는 것을 습관화하면 된다. 시작은 어려울지 몰라도 그것이 반복되면 효율적인 시간관리로 이어짐을 알게 될 것이다.
