시간을 효율적으로 사용할 수 있는 '폴더 관리'
시간 관리 습관 1
수많은 책과 명언에서 성공을 위해서는 ‘시간 관리를 잘해야 한다.’고 말한다. 시간 관리를 잘한다는 것은 정확하게 계획하고 정해진 시간에 일을 마무리할 수 있음을 말한다. 성공한 사람들이 시간 관리를 잘 해 온 것은 이미 증명된 사실이기 때문에 많은 사람들이 시간 관리를 중요하게 이야기하는 것이다.
나는 오랫동안 PM(Project Manager)이라는 롤(Role)을 직업으로 가져온 사람이다. PM은 맡은 프로젝트를 정해진 시간에 마무리하는 것이 가장 큰 목적이다. 오랫동안 ‘시간’을 기준으로 업무를 하면서 ‘시간’에 예민하게 길들여지고 ‘시간’ 관리의 중요성을 더욱더 알게 됐다. 그래서 업무적으로 사람을 만날 때 자신의 시간을 어떻게 관리하는 사람인지 보게 되고, 나 역시 그것을 놓치지 않기 위해 노력하고 있다.
우리는 모두 시간 관리가 중요하다는 것은 알고 있다. 다들 중요하다고 하고 자신이 생각해보아도 그렇다는 것을 안다. 하지만 정작 ‘어떻게(How)’ 해야 하는지 아는 사람은 많지 않다. 누군가 말하거나 책을 읽을 동안은 ‘그래 시간 관리는 중요해.’하고 생각하지만 돌아서면 일상의 시간을 살아가기 바쁜 것이 현대인이다.
‘시간 관리’라는 말이 주는 중압감으로 뭔가 대단한 것부터 해야 한다고 생각하면 시작조차 할 수 없다. 시간 관리는 습관이다. 작은 것부터 실천하고 습관화하면 그것이 바로 시간 관리의 시작이다.
시간 관리를 위해 내가 좋아하는 것 중 하나는, 컴퓨터 폴더 정리다. 업무를 볼 때 컴퓨터를 활용하는 직장인이 대부분이다. 택시회사의 택시처럼 컴퓨터는 여러 명이 나눠서 사용하는 것이 아니기 때문에 자신만의 룰을 가지고 관리하면 업무 처리 시간을 절약할 수 있다.
단, 내가 정리하는 방법이 정답은 아니다. 하나의 습관이고 규칙이며 이러한 규칙이 업무를 하는 데 있어서 나에게는 효율적인 방법이라는 것을 말해 둔다. 본인만의 방식이 시간 관리의 바탕이 된다면 그것이 본인의 정답이라고 할 수 있다.
하나 짚고 가자면, 가끔 바탕화면에 모든 폴더와 파일을 꺼내 놓는 사람들을 본다. 자신만의 규칙이며 본인은 아주 잘 찾는다고 말하지만 파일을 보내고 같이 보기 위해 자리에 앉으면 최소한 5초 이상 더듬으며 파일을 찾는다. 결국 “파일명이 뭐죠?”하고 묻는 경우를 많이 봤다. 그것이 과연 시간 관리를 위한 효율적인 구성인지 스스로 생각해보길 바란다.
나의 폴더 관리는 대-중-소 카테고리로 나뉜다. 이러한 구성은 업무를 기준으로 대 카테고리를 나누고 하위 업무를 기준으로 중 카테고리를 나누고, 날짜, 담당자별로 소 카테고리를 나눈다. 더 깊어질 경우 소소 카테고리가 생기기도 한다.
대 카테고리는 날짜를 기준으로 프로젝트명을 정리한다고 보면 된다. 날짜를 앞에 넣으며 시작하는 것은 컴퓨터가 숫자를 기준으로 정렬해주기 때문이다. 이렇게 정리해 두면 해당 프로젝트가 몇 년도에 했었는지 바로 알 수 있고, 역으로 그 해에는 무슨 일을 했었는지 더듬을 필요 없이 폴더만 보면 바로 알 수 있다. 여행 카테고리 또한 마찬가지다. 언제 어디를 여행했었는지 폴더 구성만으로도 한눈에 알아볼 수 있다.
다음은 중 카테고리를 정한다. 중 카테고리는 두 가지 유형이 있다. 공유하는 프로젝트를 할 경우 의사소통을 원활하게 하기 위해 폴더 시작에 숫자를 넣는다(좌). 카테고리 앞의 1,2,3의 번호는 업무의 순서를 말한다. 혼자만 봐도 될 경우 내가 좋아하는 기호를 넣어 사용한다(우). 누구와도 공유할 필요가 없기 때문에 좋아하는 기호, 숫자, 이름 등 기분에 따라 만든다. 기호를 넣으면 왠지 기분이 좋아진다. 이것은 영업 비밀.
소 카테고리는 중 카테고리가 업무 구분일 경우 일자별 산출물을 넣는 방식(좌), 업무를 기준으로 구분하는 방식(우)이 있다. 폴더를 만들 때 일자별은 아주 중요한 규칙이라고 본다. 예를 들어 시안 작업을 했을 때 한 폴더에 그냥 넣어버리면 몇 번의 작업을 언제 했는지 알 수 없다. 하지만 왼쪽 예제와 같이 날짜를 앞에 달고 시안 1차, 시안 2차 식의 폴더 구성을 해 놓으면 업무를 진행한 일련의 과정을 한눈에 알아볼 수 있다. 이렇게 폴더의 규칙은 업무를 원활히 진행하는데 중요한 의미를 가진다.
이하 소소 카테고리는 작업자를 기준으로 넣는 경우가 있고 업체명을 기준으로 넣는 경우가 있다. 소소 카테고리라고 해서 임의대로 넣는 것은 아니며 대-중-소 카테고리의 기준에 맞춰서 동일하게 이어진다.
폴더를 구성하는 추가적인 팁을 하나 공유하자면 ETC 폴더와 OLD 폴더를 만든다. 카테고리로 나누기 애매한 파일들은 ETC 폴더로 넣어둔다(좌). 버전업이 되는 문서의 경우 최종 파일은 루트에 두고 이전 파일은 OLD 폴더에 넣는다(우). 파일을 만들 때 새로 저장하지 않고 본 파일에 ‘저장’만 누르는 사람이 있다. 작업을 하다 보면 이전 파일이 더 나은 경우가 있다. 파일은 반드시 ‘새로 저장하기’를 누른 후 이전 파일을 보관하는 습관을 가지는 것이 정신건강에 이롭다.
이렇게 폴더 정리를 해 놓으면 어떤 프로젝트를 몇 년 몇 월에 했고, 어떤 파일이 어디에 있는지 한눈에 알 수 있다. 그러니 시간이 절약될 수밖에 없다.
시간 관리는 이렇게 작은 실천이다.
사회생활을 막 시작하던 조카에게 폴더관리에 대한 가이드를 준 적이 있다. 처음 그녀의 컴퓨터를 열어봤을 때 발 디딜 틈 없는 방처럼 아무렇게나 던져진 파일들이 여기저기 흩어져 있었다. 폴더 관리를 전수하고 나자 그녀의 파일은 일목요연하게 정리되면서 한눈에 알아볼 수 있는 깨끗한 방으로 정리가 되었다.
정리를 하고 나면 마음도 깨끗해지는 기분이 든다. 정신이 어지럽고 집중이 되지 않을 때 집안 청소를 하듯, 폴더 관리를 해 보면 집중력이 올라감을 알게 된다. 정리된 폴더가 자신의 시간을 효율적으로 사용할 수 있음을 경험하게 되면 이후 소홀히 할 수 없는 습관으로 자리 잡을 것이다.
아직도 바탕화면에 폴더와 파일을 펼쳐두고 있다면, 아직도 폴더 관리가 되지 않아 직박구리 폴더를 만들고 파일을 찾아 헤매고 있다면, 시간을 절약하는 폴더 관리를 실천해 보고 그것이 작은 습관으로 이어질 수 있기를 바란다.
