일 못하는 사람 특: '안녕하세요'만 보내 놓고 기다림
비동기 커뮤니케이션 못하는 사람의 4가지 특징과 솔루션
코로나19로 재택이 많아지면서 재택근무를 하는 회사의 직원들은 실시간 커뮤니케이션보다 비동기 커뮤니케이션을 하는 빈도가 높아졌다. 비동기 커뮤니케이션이란 서로가 즉각적으로 커뮤니케이션을 하는 것이 아닌 각자의 시간이 될 때 커뮤니케이션을 하는 것을 말한다. 비동기 커뮤니케이션을 할 수 있는 협업 툴로는 슬랙, 노션, 트렐로 등이 있다. 별도의 툴을 사용하지 않는 기업은 내부에서 개발한 사내용 메신저를 사용하거나, 카톡 등을 통해 소통한다.
재택이 활성화되기 전 사무실에서 일할 땐 확인해야 할 게 있거나, 문의가 있으면 사무실에 있는 동료에게 바로 가서 말을 걸어 물어보거나 전화를 통해 물어보는 동기 커뮤니케이션을 주로 했다. 그래서 재택으로 정말 전환된 이후에 비동기 커뮤니케이션을 하는 게 너무 답답했다.
이렇듯 업무를 할 때 커뮤니케이션을 하면서 비동기 커뮤니케이션의 비중이 높아져 업무 할 때 어쩔 줄 몰라 비동기 커뮤니케이션을 잘 못하는 사람이 많은데, 이들의 특징을 소개하고 해결책을 제시하고자 한다.
1. 안녕하세요? 만 보내 놓고 기다린다.
개인적으로 제일 싫어하는 유형 중 하나다. 이런 유형의 사람들은 동기 커뮤니케이션에 익숙해진 나머지 비동기 커뮤니케이션을 할 줄 모르는 사람들이다. 상대에게 '안녕하세요' 또는 'OO님'이라고 보내 놓고 상대방이 답장할 때까지 메시지 창만 띄워놓고 본인의 소중한 업무 시간을 낭비한다.
얼마 전 업무를 하고 있는데 '안녕하세요'라는 슬랙 메시지가 왔다. 슬랙의 알림은 켜 둔 상태라 미리보기를 통해 메시지가 보였는데 나는 그때 미팅 중이었다. 그리고 내 슬랙 프로필에는 친절하게도 'In a meeting'이라고 표시가 되어있어 미팅 중이라는 걸 모두가 알 수 있었다.
미팅이 끝나고, 그분이 보낸 슬랙 창을 다시 보는데 2시간이 지났는데 여전히 '안녕하세요'만 와있었다.
내가 답장을 해야만 본인이 왜 인사를 했는지, 메시지를 보낸 목적이 무엇인지 밝힌 생각이었던 것 같다.
그 메시지에 '안녕하세요'라고 답하자 그제야 목적이 담긴 메시지가 왔다.
상대방에게 메시지를 보낼 땐 간단한 인사와 함께
메시지를 보낸 목적을 담아 보내자.
인사를 기다리는 방법보다 이 방법이 상대의 답장을 받기 훨씬 수월하고 빠르다.
상대방에게 답장 가능한 시간이 단 1분 있다면, 수신 메시지에 '안녕하세요'라고 와있는 메시지와 '짧은 인사와 목적'이 담긴 메시지가 와있다면 당연히 후자의 메시지가 답변을 받는 시간이 훨씬 빠르지 않겠는가?
2. 본인 업무의 시급도가 제일 중요하다.
이 케이스엔 보통 성격이 급한 사람들이 많이 속해있다. 나도 정말 성격이 급해서 처음 비동기 커뮤니케이션의 비중이 높아졌을 때 힘들었던 기억이 난다. 나에게 있어서 이 업무는 정말 시급도가 높은 업무여서 급건으로 요청을 한 건데, 상대방은 묵묵부답이다.
처음엔 '나의 급한 메시지'에 빠르게 대답하지 않는 상대방의 느린 답장 속도를 탓했다. 하지만 이것은 곧 나의 잘못된 생각이라는 걸 깨달았다. 이 업무는 나에게만 급하지, 상대방에겐 급한 업무가 아니라는 것을 알았기 때문이다.
상대방의 업무 우선순위를 존중해주자.
나에게 시급도가 높다고, 상대방에게도 높은 건 아니다
요청이 필요한 업무의 시급도를 객관적으로 판단해보고, 필요에 따라 커뮤니케이션 방법을 선택한다.
시급도만 높은지, 중요도도 높은 건지. 시급도만 높은 것보다 중요도도 높은 것이 우선순위가 더 높다.
요청 업무의 우선순위를 정했다면, 비동기 커뮤니케이션으로 처리할지 동기 커뮤니케이션으로 처리해야 할지 객관적 판단이 가능하다. 시급도와 중요도 모두 높은 건 즉시 답변을 받을 수 있는 '동기(유선, 허들 등) 커뮤니케이션'을 통해 처리하는 것이 좋다. 때에 따라 중요도는 낮을 수 있지만 시급도가 높으면 적절하게 동기&비동기 커뮤니케이션을 믹스하여 커뮤니케이션을 한다. 이 외에 비동기 커뮤니케이션을 통해 처리해야 하는 업무일 경우엔 목적을 담은 메시지를 담아 보내 놓고 본인의 다른 업무에 집중하다 상대방이 답장해주는 시점에 다시 확인한다.
3. 집중 근무 시간이 없다.
업무를 할 땐 본인의 업무 패턴에 따라 집중 근무시간을 설정해놓는 게 도움이 된다.
보통 비동기 커뮤니케이션을 못하는 사람들은 본인의 '집중 근무 시간'이 별도로 설정되어 있지 않다.
이럴 경우 상대방의 '집중 근무 시간'도 존중하거나 이해해주지 못하게 되므로 상대방의 답장이 오기만을 기다리고, 상대방의 느린 답장 속도를 탓한다.
집중 근무 시간을 설정하자
본인이 집중이 가장 잘 되는 시간을 설정하고, 그 시간엔 집중을 크게 요하는 작업 위주로 진행하는 게 좋다.
이런 시간이 설정되어 있지 않으면 수많은 업무 요청 메시지에 허덕이다 결국 퇴근시간 이후에나 집중력이 필요한 중요도 높은 일을 할 수 있다. 집중 근무시간을 설정해놓고 프로필에 (-) 방해금지 또는 미팅 중으로 표시해놓고 중요도 높은 일을 한다. 이때 슬랙의 모든 알림은 꺼두어 내 일에만 집중할 수 있게 하자.
4. 생각하지 않고 즉답한다.
비동기 커뮤니케이션의 가장 큰 장점은 '생각할 시간이 충분하다'이다. 하지만 동기 커뮤니케이션에 익숙한 사람일수록 즉답을 해야 한다는 강박이 있다. 물론 추가 확인이 필요 없어 즉답이 가능한 부분은 즉답하는 게 나에게도 상대방에게도 가장 최선이긴 하지만 긴가 민가 한 질문일 경우, 또는 생각을 깊게 하고 답을 해야 하는 메시지일 경우 충분한 시간을 갖고 검토한 후 답하는 게 좋다.
한 동료가 'A 도메인의 이탈률이 어떻게 되나요?'라고 물은 경우를 가정해보자.
본인의 도메인이라면 이 질문에 즉각적인 답을 할 수 있지만, 다시 한번 생각해보면 추가로 고려되어야 하는 부분들이 많다.
이탈률을 요청하게 된 배경이 뭘까? (배경을 알아야 정확한 답변이 가능하다)
어떤 지면의 이탈률을 말하는 거지?
동료가 생각하는 이탈률의 기준은 무엇일까?
어떤 기간의 이탈률이 궁금한 거지?
이것들을 고려하지 않고, 내가 생각하는 지면과 내가 생각한 기간의 이탈률을 답하게 되면 상대방이 생각하는 기준과 달라 미스커뮤니케이션이 될 수 있다. 결국 미스 커뮤니케이션으로 리소스 소모가 되고 쓰지 않아도 될 시간을 더 쓰게 될 수 있다.
그러니, 충분히 생각하고 시간을 갖고 답하도록 한다.
충분히 생각하고 답하는 게 오히려 효율적인 커뮤니케이션이 될 수 있다. 내가 충분히 생각해서 답장한다면 상대방이 생각지 못했던 부분을 발견할 수 있고 보다 정확한 커뮤니케이션이 될 수 있기 때문이다.
여기까지 비동기 커뮤니케이션이 활발해지며 느꼈던 '비동기 커뮤니케이션 못하는 사람의 특징'을 적어보고 이를 어떻게 해결해야 하는지에 대한 주관적인 노하우를 담았다. 나도 처음엔 '비동기 커뮤니케이션'이 익숙하지 않아 '동기 커뮤니케이션' 하듯 했었는데 약 2년간 재택을 하다 보니 어떻게 하면 비동기 커뮤니케이션을 잘할 수 있는지를 생각하게 되었고, 어떻게 하면 잘할 수 있을까? 를 고민하게 되었다.
많은 고민을 통해 얻은 네 가지 인사이트가 비동기 커뮤니케이션을 처음 해보거나, 동기 커뮤니케이션 방법에 익숙해져 어려움을 느끼는 사람들에게 조금이라도 도움이 되길 바란다.
