108. 프레젠테이션 유의사항
성공적인 소프트웨어 신상품 개발가이드
프레젠테이션은 주요 의사결정권자들이 한자리에 모여 공식 의사소통을 하는 중요한 자리다. 프레젠테이션을 어떻게 하느냐는 프로젝트 팀 전체의 사기에도 큰 영향을 미친다. 따라서 대중 울렁증이 있는 관리자라면 프레젠테이션은 큰 부담이 된다. 이번 섹션에서는 발표자료 작성과 발표시 유의사항을 설명한다.
1) 발표자료 작성 시 유의사항
프레젠테이션 자료작성은 파워포인트를 활용하는 경우가 많다. 파워포인트로 작성할 때도 위에서 설명한 보고서 작성의 원칙이 대부분 적용되지만, 파워포인트 작성시 유의할 사항은 다음과 같다.
- 파워포인트 모양은 거의 비슷하다. 내용으로 차별화한다
서양에서는 텍스트 위주로 파워포인트를 작성하는 반면, 우리나라는 논리전개를 도식화하거나 그림을 많이 활용하는 등 디자인에 신경을 많이 쓴다. 팀 마다 파워포인트 편집을 잘하는 사람들이 한두 명은 있기에, 중요한 보고서의 외형은 큰 차이가 없다. 보기 좋은 것도 중요하지만, 내용이 좋아야 한다. 의외로 두리뭉실한 내용을 담은, 보기에만 멋진 발표자료도 많다.
- 작성자와 발표자의 의견이 다를 경우 발표자 의견을 존중한다
발표자료 작성자와 발표자가 다른 사람일 때는 발표자의 의견을 존중해야 한다. 발표자가 작성 내용에 자신이 없거나 생각이 다른 경우에 작성자의 의견을 고집해서는 안 된다. 발표자의 의견을 반영하는 것이 발표자의 부담을 줄일 수 있다. 발표자는 모든 자료를 직접 작성하지 못하더라도 발표 자료의 스토리보드는 직접 작성하는 것이 좋다.
- 2분당 1장의 슬라이드가 적합하다
많은 사람들이 양에 강박관념이 있다. 제안서도, 프레젠테이션 자료도 양이 적으면 어쩐지 불안하다. 그래서 분량을 채우다 보면 사족이나 중언부언이 있기 마련이다. 프레젠테이션을 들은 경험을 생각해보라. 발표시간이 짧다고, 발표자료의 페이지 수가 적다고 실망한 적이 있는가? 오히려 많은 자료를 제시해놓고 별다른 설명이 없거나 알기 힘들게 짧게 말하고 넘어갈 때 불편함을 느끼지 않는가?
발표를 하다 보면 질문도 받기 때문에 발표시간은 5~10분 정도 일찍 끝나도록 발표자료를 준비하는 것이 좋다. 질문이 없어 빨리 끝나더라도 그게 좋다. 그렇다고 처음부터 페이지 수를 줄여 단순화하라는 이야기는 아니다. 단순화는 디테일한 준비를 전제로 할 때 가능하다. 여러 페이지를 만들어 자료 수정과정에서 줄이고 줄여 더 이상 삭제할 페이지가 없을 정도로 압축하는 과정에서 디테일하면서도 단순한 자료가 만들어진다. 더 이상 추가할 페이지가 없을 정도로 발표자료를 만드는 것은 최악이다.
- 대비를 활용하여 청중에게 주장하는 내용을 확실하게 각인시킨다
성형수술 전과 성형수술 후와 같은 비교는 메시지 전달에 유용하다. 개발중인 상품이 없는 현재와 미래의 대비나 비교를 잘 활용하면 청중의 머리에 확실한 이미지를 심어줄 수 있다.
대비에서의 핵심개념은 ‘현재의 고통’과 ‘미래의 혜택’을 비교하는 것이다. 발표에 자신이 있으면 스티브 잡스처럼 대비의 이미지를 그림 혹은 사진과 핵심 숫자로만 구성된 간결한 화면으로 설명하는 것도 좋다.
- 리딩메시지는 간결하면서도 명확하게 작성한다
파워포인트의 각 슬라이드에서 발표자료 윗부분에 주장하는 바를 리딩메시지로 제시하여, 청중들이 눈으로 보면서 발표자의 말을 듣도록 하는 것이 좋다. 이때 리딩메시지에 형용사와 부사는 사용하지 않는다는 자세로 자료를 작성하는 것이 좋다.
예를 들어 ‘최신의’, ‘최적의’, ‘신속히’, ‘최대한(최소한)’, ‘효율적(경제적)’과 같은 단어들은 숫자나 명사로 구체화하는 것이 바람직하다. 핵심 숫자는 만들기 힘든 만큼 임팩트도 크다. 리딩메시지는 1~2줄 이내로 작성하는 것이 좋다. 또한 파워포인트에서 제공하는 ‘눈금자’ 기능을 활용하여 리딩메시지의 위치를 동일하게 한다.
- 슬라이드는 복잡하게 구성하지 않는다
너무 요란한 배경화면은 본문의 내용을 이해하는 데 장애가 된다. 단색의 배경화면이 좋다. 미적 감각에 자신이 없으면 배경화면을 사용하지 않고 흰색으로 두는 것이 오히려 좋다. 또한 복잡한 표나 다이어그램도 단순화시켜야 한다. 다이어그램이 복잡해서 청중들이 거기에서 무엇인가를 찾도록 만들어서는 안 된다. 그 순간 발표자의 목소리는 들리지 않고, 짜증이 나기 시작한다. 슬라이드 자체로 쉽게 이해할 수 있도록 작성해야 한다. 또한 서체의 종류, 색깔도 1~2개 종류로 한정하여 처음 보는 사람이 부담을 느끼지 않도록 한다. 프레젠테이션은 청중들의 시선, 귀를 집중시킬 수 있어야 한다.
- 한 장의 슬라이드에는 주장 한 가지, 이를 설명하는 근거 2~3가지가 적당하다
한 장의 슬라이드에서 주장하는 내용이 한 가지를 넘어서는 안 된다. 물론 전체를 요약하는 경우에는 여러 가지 이야기를 할 수 있지만, 본문에서는 하나의 주장과 이를 뒷받침하는 근거 2~3가지가 적당하다.
- 질문에 대비한 별첨자료를 준비한다
예상 질문에 대한 자료를 준비한다. 별첨자료 형태로 뒷부분에 배치할 수도 있고, 해당 페이지에 설명내용을 링크로 연결할 수도 있다. 이는 질문이 있을 때만 사용하도록 한다. 질문 시 링크된 화면을 활용하여 설명하면 발표자의 사전준비에 높은 점수를 줄 것이다.
- 마지막 슬라이드는 첫 페이지(발표 제목, 발표자)를 띄워놓는다
마지막에 ‘감사합니다’라는 페이지를 띄워놓는 경우가 많은데, 질문도 유도할 겸, 오늘 이야기한 주제를 명확히 하는 목적에서, 첫 페이지를 띄워 두는 것 도 좋다.
- 일반적인 서체를 사용한다
서체에서 점수를 따는 경우는 별로 없다. 괜히 복잡한 서체를 사용하면 폰트가 깨질 위험만 있을 뿐이다. 대부분의 사람들에게 익숙한 서체를 사용한다.
- 설명하는 내용이 전체의 어디에 해당하는지를 제공한다
슬라이드를 처음 보는 사람들이 대부분이기 때문에 지금 설명하는 내용이 전체 내용 중 어디에 해당하는지를 알려주면 좋다. 슬라이드 상단의 좌측과 우측을 활용하여 대제목과 소제목을 구분하거나, 흐름도(flow chart)나 다이어그램의 형태로 목차를 구성한 경우에는 설명하는 주제를 색깔로 강조할 수도 있다.
- 그래프는 단순화한다
선 그래프에서 값을 표현하는 경우가 있는데, 이때 매월의 값을 모두 표현하면 복잡하고 시선이 분산된다. 강조를 위해서는 중요한 달의 값 2~3개만 큰 글씨로 보여주는 것이 좋다. 엑셀이나 파워포인트에서 제공하는 기본 기능을 그대로 사용하면 가독성이 낮을 수도 있다. 막대그래프 혹은 파이 차트를 사용할 때도 파워포인트 같은 도구에서 제공하는 기본기능 그대로 범례를 옆이나 아래에 두면 청중이 눈으로 매핑을 해야 하기 때문에, 그래프에서 직접 범례를 표현하는 것이 좋다.
2) 발표 시 유의사항
상품기획 , 개발, 출시와 관련된 발표시 유의사항은 다음과 같다.
- 상품의 기본정보를 숙지한다.
상품의 주요 기능, 고객, 시장, 채널, 매출, 경쟁사 현황에 대한 최신 정보는 자료 없이 설명할 수 있도록 암기해야 한다. 이에 대한 질문은 어떤 페이지에서도 나올 수 있는 질문이다. 숫자는 정확하지 않고 근사치로 기억해도 무방하다. 상품관리자가 기억하지 못하는 내용은 참석자중 답할 수 있는 사람을 지정하여 답변하도록 한다.
• 상품의 주요기능
이전버전의 주요기능이 무엇이었고 그에 대한 고객의 평가를 설명할 수 있어야 한다. 또한 차기 버전의 상품개발 방향도 이해하고 있는 것이 좋다. 또한 발표중인 버전의 상품의 주요기능을 어떻게 도출했는지 ‘고객VOC/경쟁상품/사업전략’ 의 관점에서 명확하게 설명할 수 있어야 한다. 경쟁상품 대비 상품기능의 품질이나 성능은 숫자로 비교할 수 있으면 좋다.
• 고객 및 시장
목표시장의 선정논리, 고객의 불편사항(pain point), 세그먼트별 규모, 성장률, 경쟁사의 시장점유율을 기억해야 한다. B2B 상품의 경우 주요 사업기회(고객명, 사업규모)도 기억해 두면 좋다.
• 채널
전체 채널의 개수(등급별 채널 개수 포함), Top 5 채널의 매출, 채널의 인센티브 정책을 기억한다.
• 매출
정확한 숫자가 아니라도 과거와 미래의 3년의 매출, 수익률을 성장률과 함께 기억한다. 또한 조직내 사업관리의 기준 (권역별, 세그먼트별)에 따라 기억한다.
- 조직내부 상품시연 시 다음에 유의한다.
상품시연은 ‘상품 개발배경 → 발표 시나리오 → 시연 → 요약’의 순서로 진행하는 것이 바람직하다. 맥락 없이 개발한 기능을 순서대로 모두 시연하는 것은 최악이다. 상품개발팀의 관점이 아니라 고객관점에서 상품시연을 해야 한다.
• 상품 개발배경
보고받는 사람의 상품이해도를 고려하여 시연상품의 개발배경을 간단히 설명한다. 특히 핵심기능의 기획근거, 주요 이해관계자가 관심을 가지는 사항은 반드시 짚어야 한다.
• 발표 시나리오
시연을 통해 설명하고자 하는 고객가치를 명확하게 한다. 특히 어떤 고객이 어떤 상황에서 어떤 업무를 위해 시연하는 상품을 사용하는지를 명확히 해야 한다. 시연 시나리오와 관련된 고객이 여러명이라면 특정 고객의 시나리오를 시연 한 후 다른 고객의 시나리오로 전환하는 것이 바람직하다. 소프트웨어 상품 시연시 다양한 디바이스(PC, 테블릿, 스마트 폰, 스마트 TV)를 활용하는 시나리오를 준비한다.
• 시연
각 화면마다 설명하고자 하는 포인트를 명확하게 한다. 단순기능은 설명은 스킵하는 것이 좋다.
• 요약
시연 후엔 금일 시연내용을 유즈케이스(use case)형태로 간단히 요약한다. 상품 출시, 마케팅에 대한 질문이 나올 수 있기에 관련자료도 미리 준비해 둔다.
- B2B 상품의 고객 시연시 다음에 유의한다.
• 고객의 상황에서 고객이 사용하는 용어를 사용한다.
고객을 대상으로 하는 상품시연은 개념적이지 않고 구체적인 내용을 포함한다. 무엇보다 중요한 것은 해당 고객의 상황을 고려한 단어를 사용해야 한다. 예를 들어 도입부에 고객의 비즈니스 상황과 시연상품과의 관계를 간단히 설명한다. 또한 고객이 익숙하지 않은 상품개발 조직의 용어나 약어를 사용하지 않도록 유의해야 한다.
• 레퍼런스가 부족한 상품 시연시 곤란한 질문이 많을 수 있다.
해당 업종에서 상품적용 레퍼런스가 없다면, 고객은 시범적용 대상이 되기 싫어 곤란한(?) 질문을 많이 할 수 있다. 당황하지 않도록 한다.
• 현 고객의 업무수행을 갂아 내리지 않도록 해야 한다.
상품을 팔기 위해 현재 고객의 업무수행을 비하하지 않도록 한다. 예를 들어 ‘고객사의 데이터 품질이 낮아 분석을 할 수 없다’와 같은 표현은 ‘분석을 위해 고객사 데이터 정제가 필요하다’는 식으로 설명한다.
• 시연하는 상품을 고객이 선택해야 하는 이유(compelling reason)을 명확히 한다.
오랜 경험이 있다, 높은 시장 점유율등과 같이 모호한 이유보다 고객이 시연상품을 선택해야 하는 구체적인 이유를 명확히 설명할 수 있어야 한다. 레퍼런스를 확보하기 위한 상품시연을 하는 경우 고객에게 제공할 수 있는 혜택이 있어야 한다.
이하는 <한국형 프레젠테이션의 완성, 2010>을 참고한 발표시 유의사항이다. .
- 발표자료의 슬라이드는 듣는 것을 도와주는 도구다
발표자료를 그대로 읽는 것은 최악이다. 발표자가 자료를 읽는다고 청중에게 등을 보이는 것은 예의가 아니다. 발표내용을 사전에 충분히 소화하여 발표자료에는 키워드를 담고, 발표자가 청중을 보면서 보충설명을 해야 한다.
- 사전에 충분한 리허설을 실시한다
중요한 발표는 사전에 충분한 리허설을 해서, 출력물을 손에 들고 발표하지 않도록 한다.
- 두 손은 복부에 둔다
차렷 자세에서 설명하는 것보다, 두 손을 겹쳐서 복부와 주먹 하나 정도 간격을 두는 게 좋다. 발표하면서 손바닥을 비비는 것과 같은 불필요한 행위는 삼가 한다.
- 애니메이션 효과는 필요할 때만 사용한다
화면이 바뀔 때 애니메이션 효과는 필요한 경우에만 사용한다. 화면이 바뀔 때마다 사용하면 역효과가 생긴다.
- 슬라이드를 넘길 때는 잠깐 쉰다
새로운 슬라이드로 넘어갈때는 잠깐 쉬는 시간을 두어 청중이 제목을 이해할 시간을 제공한다.
- 슬라이드와 슬라이드의 연결은 자연스럽게 한다
새로운 슬라이드를 시작할 때 ‘연결 어구’를 미리 생각하여 슬라이드와 슬라이드의 흐름을 자연스럽게 한다. 예를 들어 “본 발표의 주제는~”, “이상의 내용을 종합해 볼 때 개선방안은 다음과 같습니다” 등의 연결 어구를 미리 준비한다.
- 목소리는 크고 자신 있게 한다
목소리는 약간 크게 하여 청중들이 발표자의 확신과 자신감을 느끼게 한다.
- 프레젠테이션 도구를 사용한다
• 슬라이드를 자동으로 넘기는 도구를 준비하여 “다음”이라는 말을 사용하지 않도록 한다. PC에서 파워포인트를 조작하는 사람이 없이 발표하는 것이 프로처럼 보인다.
• 슬라이드를 자동으로 넘기는 도구는 손바닥 안에 감싸 외부로 노출을 최소화한다.
• 레이저 포인트는 필요할 때만 사용한다. 설명할 내용에 레이저 포인트의 빛을 빙빙 돌리면 청중은 어지러워진다. 레이저 포인트의 빛은 해당 내용을 지적하며 잠깐 멈추도록 한다.
• 움직이면서 발표를 할 때는 경우 빔 프로젝트의 빛을 막지 않도록 유의한다.
- 시간에 지배되지 않도록 조절한다
시간제약 때문에 빨리 이야기하지 않도록 한다. 청중으로 하여금 시간에 쫓기는 느낌을 주어서는 안 된다.
- 질문에 대한 대응
• 자기지식을 과시하는 청중의 질문 혹은 멘트는 인정을 하고, 불만형의 질문에 대해서는 동의하는 내용과 동의하지 않는 내용을 구분해서 답변한다. 장황한 답변 혹은 논쟁은 피하도록 한다.
• 곤란한 질문을 혼자서 많이 하는 사람에게는 별도로 답변을 드리겠다고 하여 전체 시간을 조절한다.
• 질문을 받았을 때 해당 질문의 내용을 요약하여 설명한 뒤 답변하면 청중들이 질문의 내용을 정확하게 이해할 수 있다.
• 잘 모르는 질문은 솔직히 인정하고, 별도 답변을 드리겠다고 한다.
• 초반에 질문이 있다는 것은 그만큼 청중이 내용에 관심 있다는 것이다. 다만, 전체 시간에 지장이 없는 만큼 초반 질문을 허용한다.
- 청중 모니터링
• 청중을 모니터링한다. 청중들이 너무 어려워하거나 따분해하면 발표자가 적당한 대응을 해야 한다. 해당 슬라이드의 내용을 상세하게 설명할 수도, 아니면 가볍게 건너뛸 수도 있다.
• 눈 맞춤을 적절하게 활용한다. 여러 청중에게 골고루 시선을 주는 것이 좋다. 한 사람의 눈을 집중적으로 보면 상대방이 부담을 느끼기 때문에 2~3명의 얼굴에 초점을 두고 시선을 움직이는 것이 바람직하다.
- 잘못된 발표자료에 대한 대응
프레젠테이션 도중 내용에 오류가 있으면 사과하기보다는 침착하게 내용을 설명하고 이어나간다. 당황하여 사과를 하는 모습은 자신감이 없어 보인다. 청중이 알기 힘든 오류라면 언급할 필요도 없다.
- 자기의 실력을 과시하려는 사람은 가볍게 인정한다
고위층 앞에서 자기의 실력을 과시하고자, 프로젝트 수행범위를 벗어난 어려운 질문을 던지는 참석자가 있을 수 있다. 이때, 발표자가 프로젝트 업무범위를 방어하기 위해 상세한 답변이나 논쟁을 하는 것은 좋지 않다. 자기실력을 과시하고자 하는 사람은 발표자의 답변에는 관심이 없다. 좋은 의견이라고 인정하고, 향후 검토해보겠다고 다음으로 넘어가도록 한다. 시간을 끌고 논쟁하다 보면 동조세력이 생길 수 있다. 물론 발표 이후 큰 숙제가 될 수 있고 발표자가 자신 있는 검토의견에 대해선 발표자리에서 문제점을 명확히 하는 것도 좋다.
- 장비는 사전에 점검한다
발표장소에 30분 정도 여유를 가지고 도착하여, 빔 프로젝트와 PC를 사전에 연결해두고, 마이크 등 발표도구가 제대로 작동되는지 확인하도록 한다.
- 완료보고회 참석자를 신중하게 선정한다
완료보고회의 참석자는 그 동안 프로젝트에 참여했던 인원으로 국한하는 것이 좋다. 프로젝트에 참여하지 않은 사람일수록 원점에서 프로젝트를 바라보기 때문에, 프로젝트 관리자에게 당혹스러운 질문을 던지기 쉽다.
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