프로젝트 관리 원칙 3. 이해관계자와 효과적인 교류
Engage stakeholders proactively and to the degree needed to contribute to project success and customer satisfaction.
이해관계자들을 프로젝트에 적극적으로 참여시켜 프로젝트 성공 가능성과 고객만족도를 높인다.
① 이해관계자는 프로젝트에 영향을 미친다.
이해관계자는 ‘프로젝트 결과에 따라 긍정적, 부정적 영향을 받는 개인이나 그룹’이다. 프로젝트 관리자를 포함한 프로젝트 팀은 가장 중요한 이해관계자이다. 이해관계자는 영향을 받는 크기에 비례하여 프로젝트에 영향력을 행사한다. 긍정적인 영향을 받는 이해관계자는 프로젝트 성공을 위해 노력하고, 부정적인 영향을 받는 이해관계자는 성공하지 않도록 방해할 것이다. 따라서 이해관계자는 프로젝트 성공과 실패에 중요한 역할을 한다. 프로젝트 관리자가 다양한 이해관계를 조율하고 조정하는 역할은 정치에 비유할 수 있다.
이해관계자가 프로젝트에 영향을 미치는 내용은 다음과 같다.
• 요구사항의 추가, 삭제, 변경을 요청
• 프로젝트 일정 단축을 요청
• 프로젝트 예산 삭감을 요청하거나 예산에 영향을 미치는 자원 요구사항 변경
• 프로젝트 팀원 투입을 반대하거나 교체를 요청
• 프로젝트 성과에 영향을 미치는 정보를 제공하거나 누락
• 프로젝트가 달성해야 할 목표를 정의
• 프로젝트가 달성해야 할 품질 요구사항 정의 또는 인도물(deliverables) 검수
• 프로젝트 성과 평가
② 이해관계자들의 적극적인 참여를 통해 인도물의 가치를 향상한다.
‘참여(engage)’라는 단어는 이해관계자와 함께 사용된다. 이해관계자 참여의 본질은 의사소통을 통해 의견을 교환하고 의사결정을 하는 것이다.
이해관계자들의 참여도를 높이기 위해서는 다음에 유의해야 한다.
- 부정적인 이해관계자 관리
프로젝트에 미치는 영향력은 크고 프로젝트에 부정적인 이해관계자를 잘 관리해야 한다. 이해관계자들이 프로젝트를 성공시키기는 힘들지만 프로젝트가 성공하지 못하게 하는 것은 쉽다. 반대로 프로젝트에 긍정적인 이해관계자의 영향력은 최대화해야 한다. 중요한 이해관계자가 프로젝트 관리자를 대변하여 다른 이해관계자를 설득한다면 프로젝트 팀은 강력한 스폰서를 확보한 것이다.
- 정보공유
이해관계자의 긍정적인 참여를 유도하려면 이해관계자가 원하는 정보를, 원하는 시점에, 원하는 형태로 제공해야 한다. 이해관계자 참여관리의 핵심은 빈번하고 효과적인 쌍방 의사소통에 있다.
- 지속적인 이해관계 모니터링
이해 관계자의 유형과 이해관계는 고정되어 있는 것이 아니라 프로젝트 수행 도중 변경된다. 따라서 프로젝트 수행기간 동안 이해관계자들의 관심사항과 프로젝트 참여 수준을 지속적으로 모니터링해야 한다.
- 프로젝트 팀의 리더십 향상
프로젝트 관리자뿐만 아니라 프로젝트 팀원들의 리더십이 뛰어날수록 이해관계자들의 참여를 유도할 수 있다.
이해관계자 참여가 프로젝트의 가치를 향상하는 이유는 다음과 같다.
- 요구사항 변경 조기 식별
이해관계자들의 요구사항 변경을 조기에 식별할 수 있다. 뒤늦게 요구사항을 변경할수록 대응 비용은 커진다.
- 프로젝트 목표에 대한 공감대 형성
이해관계자들의 열린 의사소통을 통해 프로젝트 목표에 대한 공감대를 형성하면 목표 달성에 자원과 시간을 집중할 수 있다. 그 결과 목표 달성의 가능성은 높아진다.
- 문제 해결을 위한 창의적인 아이디어 창출
프로젝트를 진행하는 도중 이슈에 직면했을 때 이해관계자들의 토의를 통해 창의적인 아이디어를 도출할 수 있다.
