프로젝트 관리원칙 2. 협업하는 프로젝트팀 환경 구축
Project teams are made up of individuals who wield diverse skills, knowledge, and experience. Project teams that work collaboratively can accomplish a shared objective more effectively and efficiently than individuals working on their own.
프로젝트팀은 다양한 기술, 지식 및 경험을 갖춘 개인으로 구성된다. 협업하는 프로젝트팀은 독립적으로 작업하는 프로젝트 팀보다 프로젝트 목표를 더 효과적이고 효율적으로 달성할 수 있다.
≪PMBOK 지침서≫ 에서 ‘효율적(efficient)’과 ‘효과적(effective)’은 거의 함께 사용된다. 간단히 설명하자면 정확한 목적지에 도착하는 것이 ‘효과적’이고 목적지에 빨리 작은 비용으로 도착하는 것이 ‘효율적’이다. 두 단어의 차이를 좀 더 설명하면 다음과 같다.
• 효율보다 효과가 우선이다. 효과는 방향성을 의미하기 때문에 효과 없는 효율은 잘못된 일을 아주 잘해서 낭비도 커진다.
• 프로젝트는 효과를 중시하고 운영은 효율을 중요시한다. 연구소는 효율보다 효과가 중요하고, 생산조직은 효율을 중요시한다.
• 효율적인 의사소통은 최소한의 소통을 의미하고, 효과적인 의사소통은 정확한 소통을 의미한다.
① 프로젝트팀은 조직의 문화와 정책을 준수하는 동시에 프로젝트 특성을 고려한 프로세스를 정의한다.
협업하는 프로젝트 팀을 만들기 위해 프로세스 관점에서 고려할 사항은 다음과 같다.
- 프로젝트 팀이 프로세스를 정의한다.
협업하는 프로젝트 팀을 만들기 위해서는 프로젝트 팀이 보다 많은 프로세스를 정의할 수 있는 재량권을 부여해야 한다. 프로젝트 팀이 팀에서 수행할 프로세스를 정의할 권한이 없다면 협업을 촉진하는 환경 구축은 힘들다. 프로젝트 팀원들이 스스로 정의한 프로세스는 불필요한 문서를 최소화하고 상호 협업을 촉진할 가능성이 높다.
- 단순하고 반복되는 업무는 표준화한다.
협업하는 팀을 만들기 전에 팀 효율성을 저해하는 요인을 제거해야 한다. 다양한 배경의 사람들이 모인 프로젝트에서는 프로젝트 착수 초기에 프로젝트 팀원들이 준수해야 할 규정을 정의해야 한다. 이를 ‘팀 협약서(Team agreements)’이라 하며 ‘그라운드 룰’, ‘프로젝트 팀 업무규정’이라고도 한다. 팀 협약서에 포함되는 내용의 예는 출퇴근 시간, 형상관리 도구 활용 기준, 빌드 기준, 파일 명명규칙, 변경관리 절차 등이며 프로젝트를 진행하면서 추가, 변경할 수 있다. 프로젝트 팀원들이 준수해야 할 기본적인 규정을 정해두지 않으면 책임과 역할 또는 업무수행 기준이 애매한 상황이 많아져 생산성이 낮아지거나 팀원 간에 갈등이 발생할 수 있다. 팀 협약서는 표준화해야 할 업무를 표준화하는 것이며 협업하는 팀을 만들기 위한 기본이다.
- 프로세스는 지속적으로 개선한다.
프로젝트 팀이 협업하는 과정에서 프로세스 개선사항을 식별하고 지속적으로 개선할 때 협업의 효과는 높아진다.
② 협업하는 프로젝트 팀은 개인뿐만 아니라 팀도 학습한다.
협업을 촉진하는 프로젝트 팀은 각자의 경험, 의견, 지식을 존중하여 프로젝트 이슈를 빨리 식별하고 최적의 대안을 찾는다. 인문학과 자연과학을 통합하여 새로운 학문분야를 만들어내는 통섭도 이와 유사하다. 협업을 촉진하는 팀은 개인뿐만 아니라 팀 차원에서 학습능력이 뛰어나다. 스포츠 경기에서 팀 플레이를 통해 팀워크를 높은 수준으로 유지하는 것에 비유할 수 있다. 협업문화가 잘 구축된 프로젝트에서는 개인의 책임보다 프로젝트 팀 책임을 강조한다. 협업하는 프로젝트 팀은 서로 다른 조직의 문화를 통합해도 긍정적인 새로운 문화를 만들 수 있다. 서로 다른 기업의 구성원들을 모아서 공동 프로젝트를 수행할 때 각 조직의 장점을 융합하는 팀을 예로 들 수 있다.
③ 협업을 촉진하는 조직구조를 구축한다.
협업을 촉진하는 조직구조 구축 시 고려할 사항은 다음과 같다.
- 협업하는(collaborative) 프로젝트팀과 협력하는(cooperative) 프로젝트팀은 다르다.
프로젝트팀은 혼자가 아니라 여러 개인들이 함께 업무를 수행한다. 여러 사람들이 프로젝트를 수행하는 방식은 협업하는 방식과 협력하는 방식으로 구분할 수 있다.
협력은 업무를 분업화하여 순차적으로 수행하는 사일로(silo) 방식이다. 상품 관리자는 요구사항을 정의하고, 디자이너를 화면을 설계하고, 개발자는 코딩을 하고, QA(품질보증 인력)는 테스트를 한다. 협력하는 방식에서는 각 역할자들이 독립적으로 업무를 수행한다. 협업하는 방식에서는 상호작용을 통해 개인들의 업무에 영향을 주고 긍정적인 시너지를 창출한다. 애자일에서 이러한 팀을 홀팀(whole team)이라고도 한다. 협력은 정해진 프로세스에 따라 수행되지만, 협업은 팀과 조직의 문화가 뒷받침되어야 가능하다. 협력과 협업을 정리하면 아래 그림과 같다.
협력과 협업의 차이- 협업을 촉진하는 협의체를 운영한다.
모든 사람들이 한 장 소에 근무하기 힘든 경우에는 유관부서들과 프로젝트 현황을 정기적으로 토의하는 협의체를 운영하는 것도 협업 환경 구축에 도움이 된다.
- 책임과 역할을 명확히 정의한다.
협업을 한다고 해서 책임과 역할을 명확하게 정의하는 것도 불필요한 갈등을 최소화할 수 있다. 다음은 책임과 역할 정의와 관련된 개념들이다.
• 권한(Authority) 여러 가지 의사결정을 내릴 수 있는 권리를 의미한다. 예산 집행, 업무 할당, 프로세스 정의와 관련된 의사결정이 대표적이다.
• 책무(Accountability) 프로젝트 결과에 대한 책임을 의미한다. 프로젝트 결과에 대한 총괄적인 책임은 프로젝트 관리자에게 있으며 하위 결과는 다른 사람에게 책임이 있다. 책임은 공유될 수 없고 한 사람에게만 주어진다.
• 책임(Responsibility) 책임은 업무 수행에 대한 책임(역할)을 의미하며 여러 사람이 나누어 가질 수 있다. 책임은 과정에 대한 책임이라면 책무는 결과에 대한 책임에 가깝다. 일을 수행하는 사람과 결과를 책임지는 사람은 다를 수 있다. 보통 문제가 생겼을 때 경영층이‘모든 건 제가 책임지겠습니다’라고 말하는 것은 책무이다.
