프로젝트 관리 원칙 11. 적응성 및 복원력 수용
Build adaptability and resiliency into the organization’s and project team’s approaches to help the project accommodate change, recover from setbacks, and advance the work of the project.
조직과 프로젝트의 업무수행 방식에 적응성과 복원력을 적용하면 프로젝트가 변경을 수용하고, 좌절에서 회복하며, 프로젝트 작업을 발전시킬 수 있다.
프로젝트를 수행하다 보면 예상하지 못했던 도전이나 장애물에 직면한다. ‘적응성(Adaptability)’과 ‘복원력(Resiliency)’은 프로젝트 팀이 외부의 상황 변화에 대응하여 프로젝트의 성공 가능성을 높인다. 적응성은 변화하는 상황에 대응하는 능력을 의미한다. 복원력은 충격을 흡수하는 능력과 좌절이나 실패로부터 빠르게 회복하는 능력이다. 적응은 외부의 변화에 나를 바꾸는 개념이고 복원은 나를 바꾸지 않고 비상계획을 준비하는 개념이다. 적응성과 복원력은 변동성이 높은 프로젝트 수행환경에 적응하기 위한 중요한 역량이다.
① 적응성은 변화하는 상황에 대응하는 능력이다
적응성을 잘 설명하는 대표적인 개념이 환경변화에 대응하는 생물의 진화이다. 생태학 관점에서 적응성은 환경의 예상치 못한 교란에 대처하는 능력이다. 기업에서는 경쟁환경을 ‘생태계’에 비유할 수 있다. 노키아는 변화하는 시장의 상황을 잘못 파악해 소멸된 대표적인 기업이다.
프로젝트는 시스템의 구성요소이기 때문에 외부 시스템의 변경에 대응해야 한다. 복잡성 증가에 대응하기 위해 개발방식과 프로젝트 계획을 변경하고, 불확실성에 대응하여 리스크 대응전략을 수립하는 것이 적응성의 예다. 프로젝트 관리 원칙의 내용 중 ‘프로젝트 전반에 걸쳐 XXX를 모니터링하고 변화에 대해 대응’하는 것은 대부분 적응성과 관련되어 있다.
복잡성을 초래하는 요인들(이해관계자, 시스템, 모호성, 기술혁신)은 프로젝트의 내부 및 외부 상황을 변화시켜 프로젝트에 영향을 미친다. 예를 들어 정부의 개인정보 관리 정책이 변경되기도 하고, 관련된 프로젝트가 실패하여 프로젝트에 이슈가 되기도 한다. 이런 모든 상황에 대해 프로젝트팀은 대응해야 한다. 어떤 경우에는 초기에 이해관계자들과 약속한 목표를 변경해야 한다. 프로젝트 목표를 변경해야 하는 경우에는 변경 통제 프로세스(change control process)를 적용해야 한다.
② 복원력은 충격을 흡수하고 좌절 또는 실패로부터 신속하게 회복하는 능력이다.
복원력은 리스크를 예방하기보다 리스크가 실제로 발생했을 때 빠르게 원래대로 복구하는 역량을 의미한다.(심리학에서는 개인이 역경을 이겨내는 긍정적인 힘으로 정의한다) 복잡성이 높은 시스템은 리스크가 발생하지 않도록 완벽하게 구축하기 힘들다. 복잡한 시스템에서 리스크 발생은 시간의 문제 일 뿐 반드시 발생한다. 따라서 리스크가 발생했을 때 원래대로 복구할 수 있는 역량이 중요하다.
‘정전, 지진 등에도 정상적인 가동을 보장하는 장애 복구 시스템(DRS, Disaster Recovery System)’구축이 대표적인 예이다. 아마존의 서버들도 장애 예방보다 장애 발생 시 최대한 빨리 다른 서버에서 서비스하도록 설계한 것도 복원력을 고려한 시스템 운영이다.
프로젝트 팀의 적응성과 복원력을 제고하기 위한 활동은 다음과 같다.
• 빠른 적응을 위한 신속한 피드백 및 의사결정
• 지속적인 학습과 개선
• 전문지식을 보유한 역할자들로 구성된 프로젝트 팀
• 개선 기회를 식별하기 위한 정기적인 프로젝트 수행 작업 점검
• 내부 및 외부 이해 관계자를 참여시키는 개방적이고 투명한 계획 수립 활동
• 작은 비용으로 신속하게 아이디어를 검증하기 위한 프로토타입 및 실험;
• 작업 속도와 품질의 균형을 이루는 프로세스 설계;
• 과거 유사활동에서 교훈을 학습
• 여러 가지 잠재 시나리오를 예상하고 대비
• 돌이키기 힘든 의사결정은 최대한 마지막 순간에 결정
③ 산출물보다 목표에 중점을 두면 적응성을 높일 수 있다.
프로젝트가 해결하고자 하는 문제(또는 추구하는 가치)에 집중하여 적응성과 복원력을 적용해야 한다. 그래야 프로젝트 인도물보다 프로젝트가 제공하는 가치에 집중할 수 있다. 프로젝트 진행 도중 상황은 변경할 수 있으며 이에 적응하여 다른 해결방법을 정의하면 보다 나은 결과를 얻을 수도 있다. 현재까지의 진행방식이나 목표했던 산출물에 집착하지 않고 미래의 가치에 집중해야 한다. 예를 들어 문제 해결을 위해 정보시스템을 자체 개발하기로 했다가 상황 변화에 대응하기 위해 외부 설루션을 도입한 결과 자체 개발보다 높은 성과를 달성할 수도 있다. 프로젝트 진행 도중 이러한 기회는 언제든지 나타날 수 있으며 프로젝트 팀은 이해관계자, 상품 관리자(또는 프로덕트 오너)와 즉시 협의하여 프로젝트 계획을 조정해야 한다. 계약 체결 형태로 프로젝트를 수행하는 경우 이러한 적응은 계약 변경을 수반하기도 한다.
④ 상황 변화에 적응하는 과정에서 기회를 포착하기도 한다.
프로젝트 상황의 예기치 않은 변경은 리스크와 마찬가지로 프로젝트에 긍정 또는 부정의 영향을 초래할 수 있다. 보통 프로젝트 팀은 상황 변화를 달갑게 생각하지 않아 긍정적인 측면을 간과하기 쉽다. 프로젝트 팀은 전체 관점(holistic view)에서 상황 변경을 분석하여 예기치 않은 변경이 제공하는 기회를 놓치지 않아야 한다. 위기를 기회로 전환시킬 수 있어야 한다. 최악의 경우 부정적인 상황이라도 이를 빨리 분석 후 대안을 검토하면 이해관계자에게 신뢰를 얻는 것은 긍정적인 측면이다. 상품개발 후반부에 발생하는 기능 변경은 경쟁상품이 없는 기능을 시장에 먼저 출시하는 기회가 될 수도 있다. 프로젝트의 적응성과 복원력이 높을수록 팀이 실패에 좌절할 리스크가 줄어들고 팀의 학습능력이 높아진다.
