26 업무이관 낭비
성공적인 소프트웨어 신상품 개발가이드
신상품 개발시 업무이관은 아래 그림과 같이 각 단계 업무를 다른 부서가 수행하고 그 결과를 문서로 정리하여 이를 다음업무 수행부서로 넘기는 것을 의미한다.
소프트웨어 상품개발시 부서간 업무이관]부서간 업무이관이 발생하는 이유는 각 부서업무의 전문화이다. 기업 규모가 커지면서 부서의 전문성을 높이는 것은 바람직하다. 그렇지만 부서에서 부서로 문서를 통해 상품기획 및 개발의 지식을 이관할 때 다음과 같이 이관지식의 누락이 발생한다.
문서를 통해 이관할 때 암묵적 지식의 50%는 이관되지 못한다고 한다. 따라서 2번의 이관을 거치면 25%, 5번의 이관을 거치면 3%의 지식만 남는다. <린 소프트웨어개발의 적용,2007>
업무이관으로 인한 대표적인 낭비는 다음과 같다.
• 정보누락으로 잘못된 상품기획 및 개발, 재작업
• 문제 발생시 선행부서와 후행부서의 책임회피를 위한 갈등발생
• 업무이관을 위한 과다한 문서작성
• 선행부서의 업무를 대기하는 시간 증가로 상품개발 스피드 저하
상품관리자는 업무이관의 피해를 줄이기 위해 다음과 같은 노력을 해야 한다.
• 문서를 통한 업무이관을 최소화하는 것이 바람직하지만, 불가피하면 대면회의를 병행해야 한다.
• 업무이관을 최소화하기 위해 상품기획 및 개발과 관련된 사람들을 가능한 한 장소에 모은다. (Cross functional team 또는 whole team)
필요한 인원이 모두 한 공간에서 업무를 수행하면 대면 의사소통을 통해 지식전달이 잘 될 뿐만 아니라 작성할 문서의 양도 획기적으로 줄어든다. 그 결과 업무 스피드는 매우 높아진다. 같은 장소에서 근무하기 힘든 상황이라면 유관부서와의 정기 회의시간을 늘리는 것도 도움이 된다.
• 일괄작업의 크기를 작게 한다.
작은 일괄작업은 부서간 업무이관의 부작용 발생해도 그 규모를 작게한다.
• 문서를 통한 업무이관시 반드시 대면회의를 실시한다.
대면회의를 통해 문서화 하기 힘든 내용에 대해 협의한다.
• 문서외 프로토타입, 회의(화이트보드)등 다양한 지식이전의 방법을 활용한다.
문서로만 전달될 수 있는 정보나 지식의 양은 의외로 작다.
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