업무 시작 전 5분 투자로 일 잘러가 되는 방법
업무 시작 5분 전 습관 To Do List 만들기
직장인으로서 스트레스가 없는 사람이 있을까? 잘 풀리지 않는 일 걱정에 밤잠을 설치기도 하고, 아침에 일어나 출근하는 것이 지옥에 가는 것보다 더 싫을 때도 있다. 나 역시 업무 스트레스를 많이 받는 성격이다. 그런데 시간이 지나 돌이켜 보면 그때 무슨 일 때문에 스트레스를 받았는지 기억조차 가물가물할 때가 많다. 어떤 경우는 ‘그게 그렇게 스트레스를 받을 일이었을까?’라는 생각이 들 정도로 아주 사소한 일들도 꽤 있었다.
물론 일을 하다 보면 스트레스를 받을 수밖에 없는 일들이 상당하다. 불만이 가득한 고객으로부터 전화를 받는다던가, 반대로 나를 고객으로 하는 상대방이 일 처리를 제대로 하지 않아 곤란한 상황에 부닥친 경우처럼 말이다. 또는 도저히 해결의 실마리가 보이지 않는 때도 있다. 그러나 굳이 스트레스를 받지 않아도 되는 일에 스트레스를 받는 경우가 종종 있다. 바로 해야 할 일을 제대로 통제하지 못해서 발생하는 경우이다.
“어쩌지? 오늘까지 반드시 제출해야 할 보고서를 깜박했네.”
이런 상황이 발생했다면 어떠할까? 정말 불안, 초조, 걱정, 민망, 난감 모든 부정적 감정이 복합적으로 밀려올 것이다. 이때의 스트레스는 최고조에 달한다. 그러나 사실 근본적으로 따져 보면 ‘보고서를 제출해야 한다는 것’ 자체만으로는 이 정도까지 스트레스를 받을 일은 아니었다. 보고서 제출 기한을 잊지 않았다면 말이다.
업무에 대한 불안은 일을 통제할 수 없다고 느낄 때 생겨난다. 반대로 일을 통제할 수 있다는 자신감이 있다면 불안은 줄어들게 된다. 초급 직원일수록 불안을 많이 느끼고, 연차가 쌓일수록 여유가 생겨나는 이유이다. 오랜 업무 경험을 통해 업무 관리 능력이 길러졌기 때문이다. 그러나 우리가 로봇이 아닌 이상, 모든 일을 기억하고 통제할 수는 없다. 아무리 오랜 경험이 있다 하더라도, 연차가 쌓일수록 관리해야 하는 업무량은 기하급수적으로 늘기 때문에 모든 일을 기억하고 일일이 대응하기란 무척 어려운 일이다.
그래서 나는 업무 시작 전 컴퓨터를 켠 후 곧바로 파일 하나를 여는 습관을 만들었다.
오늘 해야 할 업무 목록을 작성하기 위한 파일이다. 엑셀을 이용해서 오늘 해야 할 일을 최대한 간단히 정리할 수 있는 표를 만들었다. 목록을 작성하는 데 걸리는 시간도 넉넉잡아 약 5분이면 충분하다. 그런데 이 작은 습관 하나가 나의 업무 습관을 완전히 바꾸어 놓았다.
먼저 업무에 대한 심리적인 부담감이 많이 줄었다. 이전에는 모든 일을 머릿속에 넣은 채 기억나는 대로 일을 처리하기 급급했다. 그러다가 보니 마감일이 얼마 남지 않은 일이 갑자기 생각나거나, 어떤 때는 그 사실조차 모르고 있었던 경우도 종종 있었다. 늘 업무에 쫓기는 듯했고, 불안감을 안고 살았다. 지금은 새로운 업무가 생겨날 때마다 마감기한과 함께 내용을 목록에 작성하다 보니 때를 놓쳐서 곤란할 일이 없어졌다.
또 다른 변화는 업무를 효율적으로 조정할 수 있게 되어 야근이나 집에서 일하는 경우가 크게 줄었다는 점이다. 할 일을 목록으로 작성하면 업무를 좀 더 객관적으로 바라볼 수 있다. 다시 말해, 어떤 일이 더 중요하고, 더 시급한가를 판단하여 일의 우선순위를 정리할 수 있다. 그리고 각각의 업무에 걸리는 시간을 파악하여, 업무 스케줄을 만들 수 있으므로 불필요한 시간 낭비를 막고, 시간을 좀 더 효율적으로 쓸 수 있다.
할 일을 업무를 목록화하면 다음과 같은 장점이 있다.
(1) 해야 할 업무를 한 눈으로 볼 수 있다.
(2) 중요한 업무, 중요하지 않은 업무, 단순 업무 등으로 업무를 세분화하여 업무의 우선순위를 정리할 수 있다.
(3) 각 업무에 대해 어느 정도 시간과 노력을 투입해야 할지 예측할 수 있다.
(3) 마감기한을 쉽게 확인할 수 있다.
할 일 목록을 작성하는 방식은 다양한 방법이 있겠지만 최대한 간편하고 편리하게 쓰면 된다. 나는 업무수첩에도 써보고, 접착식 메모지에 써서 컴퓨터에 붙여놓기도 했었지만, 지금은 엑셀에 입력하는 방식을 사용하고 있다.
한 달간의 날짜를 입력하고 날짜 옆 오른쪽 칸에 할 일을 적는다. 바로 그 옆에는 마감기한이 있는 업무나 중요한 일정 등을 해당 날짜에 맞추어 기록한다. 이렇게 정리를 하면 해야 할 일과 업무별 마감기한, 중요한 일정 등을 모두 한 페이지에 기록할 수 있다. 완료된 업무는 선을 그어 한 달간 어떤 업무를 했는지 점검하는 업무일지로도 활용할 수 있다.
나는 보통 업무시간 내내 컴퓨터 화면에 목록을 띄워놓고 해야 할 일이 생기거나 회의 일정이 잡히면 바로바로 목록에 입력한다. 퇴근 무렵이 되면 그날 한 일과 하지 못 한 일들을 다시 한번 점검한다. 목록에 적힌 업무를 다하지 못했다고 걱정할 것은 없다. 우선순위대로 일을 처리했다면, 남아 있는 일들은 시간적 여유가 있거나 며칠에 걸려서 해야 하는 업무일 테니까 다음날에 다시 시작하면 되기 때문이다. 또한, 내가 어떤 업무를 완료했고, 어떤 업무를 덜 했거나, 안 했는지를 확인을 통해서, 자신의 하루를 돌아볼 수 있는 성찰의 기회로도 삼을 수 있다.
‘적자생존(適者生存)’이라는 사자성어가 있다. 우리 국어사전에는 ‘환경에 적응하는 생물만이 살아남고, 그렇지 못한 것은 도태되어 사라지는 현상’이라고 정의하고 있다. 그러나 최근에는 발음의 유사성을 이용한 언어유희로 ‘쓰는 사람이 살아남는다’ 즉, 메모와 기록의 중요성을 강조하는 말로도 종종 사용된다. 이는 업무를 추진하는 비즈니스 환경에서도 마찬가지로 적용할 수 있다. 해야 할 일을 목록으로 만들어 꼼꼼히 적는 것만으로도 업무를 효율적으로 추진하고, 동시에 스트레스를 줄일 수 있다. 끝까지 살아남는 강한 자가 되기 위해서는 먼저 쓰는 자가 되어야 한다.
