결정장애 3분만에 해결 "중요도-긴급도" 매트릭스
선택의 기로, 고민을 시원하게 해결해 주는 "중요도-긴급도" 매트릭스
고민을 시원하게 해결해 주는 도구 "중요도-긴급도" 매트릭스
글 1,000개 쓴 남자 글천개입니다.
우리는 알게 모르게 크고 작은 고민 속에 살고 있습니다.
"고민苦悶, 마음속으로 괴로워하고 애를 태움", 표준국어 대사전 정의
고민이 문제가 아니다
이런 고민이 생기는 이유는 무엇일까요? 대개 고민은 선택의 기로에 서있을 때 생기지요.이걸 고르자니 저게 눈에 밟히고, 저걸 먹자니 이게 더 맛있어 보여요. "갈까 말까, 살까 말까, 할까 말까"가 몇 천 년간 인류를 괴롭히는 문제들입니다.
고민이 생기는 것 자체는 누구에게나 자연스러운 일입니다. 당신이나 저나 법륜스님이나 빌 게이츠도 인간이라면 고민이 없을 수 없다는 거예요. 다만, 고민이 쌓이고 또 커지는 것 그래서 해결이 늦어지거나 허둥지둥 잘못된 선택을 내리는 것은 나름대로 평온했던 삶에 지장을 줄 수 있습니다.
이 와중에 어떤 고민이 닥쳐와도 현명한 선택을 하는 사람들은 늘 존재해왔습니다. 탁월한 사람이 되는 2가지 조건이 있다고 하지요. 현재 상황에서 최선의 선택을 하거나 또는 선택을 최선으로 만드는 것. 후자면 좋겠지만 사소한 결정을 제외한 중대한 선택은 대개 한번 선택하면 결과를 바꾸거나 돌이킬 수 없는 경우가 많았지요. 이런 위험성을 아는 우리는 처해있는 상황 조건에서 가장 적절한 선택을 하는 게 원하는 삶에 보다 가까워지는 길입니다.
"지금 내가 하고 있는 일(생각, 결정, 만나는 사람 등)이 맞는 일일까? 언제까지 이걸(일, 관계 등) 해야 할까? 내 삶에 정말 도움 되는 일은 A와 B 중에 대체 무얼까?"
이런 문제는 대개 나 혼자만의 문제가 아닌 경우가 많고 특히 사회경제적으로 진학, 취직, 이직, 퇴직, 인간관계 같은 고민들은 동료나 관련자, 가족, 경력, 생계라는 중대한 문제 들과 연결되어 있어 선택이 까다롭습니다.
무엇보다 우리가 간과하고 지나치는 개념이 있는데요. 바로 "중요한 일"과 "긴급한 일"이 그것입니다. 언뜻 보기에는 둘 다 중요해 보이고 둘 다 긴급해 보여서 헷갈립니다. 그러나 이 둘을 구분하지 않으면 항상 고민에서 벗어나기 힘듭니다. 왜냐하면 이 둘을 구분해야 문제의 본질이 보이기 때문이지요.
누구든 언제나 좋은 선택을 하는 방법!
결국 남은 과제는 "어떤 선택이 좋은 선택일까?"보다는 "중요한 일과 긴급한 일을 구분하는 기준이 있는가?"로 정리할 수 있습니다. 여기서 반가운 소식이 있어요. 단순한 문제부터 복잡한 문제까지 의외로 매우 아주 간단하게 해결해 주는 도구가 있다는 것입니다.
제가 제목으로 사용한 "중요도-긴급도" 매트릭스라는 도구가 그 소식이고 해결책입니다. 백문이 불여일견. 그럼 먼저 중요도-긴급도 매트릭스가 무엇인지 그림으로 만나보겠습니다.
중요도-긴급도 2X2 매트릭스참고로 위 이미지는 2020년 11월 30일 출간되는 저의 책 『단순함의 기술-디지털 트랜스 포메이션 시대 생각 도구』 (글항아리 출판사) 24페이지에 나오는 그림입니다.(공저자: 글로벌 경영전략가이자 미국 바이오애그링키지 부사장 우 정 박사님, 미국 뉴욕 세인트존스대학교와 인디애나 퍼듀대학교 경영 대학원 마케팅 교수를 역임하고 현재 경희대 국제 경영학과 교수이신 정재석 교수님)
위 그림은 워낙 단순하고 직관적이라서 독해력에 관계없이 누구나 이해할 수 있게 구성했습니다.
"중요도-긴급도 2X2 매트릭스"
X축: 중요도(높음-낮음)
Y 축: 긴급도(높음-낮음)
2X2 매트릭스 속에 있는 4분 면은 현재의 상황과 나아갈 방향까지 제시해 주고 있어요. 재미있지 않나요? 이 2X2 매트릭스 사례를 통해 긴급한 일과 중요한 일을 구분하여 어떤 가치에 자원을 투자해야 할지 결정할 수 있습니다.
『단순함의 기술』 24페이지에서
『단순함의 기술』 25페이지에서중요한 일과 긴급한 일은 다르다
중요한 일과 긴급한 일을 가르는 결정적 요소는 "나에게 장기적으로 영향을 미치는 요소"인가입니다. 예를 들어, 커피숍에서 학비를 벌기 위해 아르바이트를 하고 있는 대학생에게 커피숍에 출근하는 일은 긴급한 일이지만 중요한 일은 아닙니다.(커피 관련 산업에 종사할 목표를 가진 경우 외에) 반면, 하루에 50페이지씩 독서하는 일은 "긴급한 일"은 아니지만 자신의 미래를 위한 "중요한 일"입니다. 직장에 출근하는 것은 긴급한 일이지만 결혼기념일은 중요한 일입니다. 긴급한 일과 중요한 일 사이에 타협이 힘든 경우도 많은데요. 결혼기념일이나 생일의 경우, 긴급한 일(출근)을 먼저 마치고 중요한 일(가족과 시간을 보내는 일)을 신속히 실행할 수 있습니다.
그럼 이제 마지막으로 각 4분면 속 내용이 의미하는 바를 설명드리고 마치겠습니다. 이 역시 책에 들어있는 내용으로 보여드릴게요. 아래 내용은 『단순함의 기술』 25~26페이지의 내용에서 가져왔습니다.
1. 일상 업무
중요도는 낮고 긴급도는 높은 일이다. 긴급한 일은 대개 중요한 일처럼 보인다. 그러나 결과적으로 자신보다는 타인에게 중요한 일인 경우가 많다. 이 범주의 대표적인 사례로 회사에서 하는 일상 업무를 들 수 있다. 자신의 업무를 적절한 시간과 노력을 투입하여 마치는 것이 긴급한 일을 다루는 방법이다. 하루에 쓸 수 있는 시간과 집중력에는 한계가 있기 때문이다. 자신의 본래 업무에 더해 타인의 업무까지 떠맡는 빈도가 잦아질수록 회사뿐만 아니라 삶 자체의 균형이 깨져 흐트러질 확률이 높다는 점에서 ‘예스맨’이 되기보다 분별력 있는 인간관계 전략을 갖추어야 한다(자세한 것은 3장에서 다룬다).
2. 사소한 일
중요도와 긴급도 모두 낮은 일이다. 게임이나 여행, 휴식, 일상 업무 중에서도 반복적인 업무 등이 여기에 속한다. 사소하다고 무시할 것은 아니다. 일에서 잠시 멀어지는 것은 삶에서 빼놓을 수 없지만 단지 여기에 너무 많은 시간을 쏟는 것은 목표 달성에 큰 도움이 되지 않는다.
3. 준비해야 할 일
중요도는 높지만 긴급도는 낮은 일이다. 퇴근 후나 주말에 코딩 학원에 다니는 것, 외국어 학습이나 독서 시간을 따로 안배하는 일, 새로운 아이디어를 실현하는 데 필요한 역량을 개발하고 고도화하는 것 등이 이 영역에 속한다. 당장 실행하지 않아도 별 영향은 없지만 미래와 목표 달성을 위해 꾸준히 준비해야 할 중요한 일이다.
4. 우선순위
중요도도 높고 긴급도도 높은 일이다. 개인의 가치를 바탕으로 목표를 이루는 데 반드시 필요한 일이 우선순위 영역에 속한다. 이 영역의 일은 시간과 집중력을 요구하므로 사소한 일이 주가 되어서는 안 된다. 급박하고 중요한 일들, 이를테면 아이템의 신규 개발, 프로젝트 관리, 책을 집필하는 데 마감 기한이 일주일 남은 경우, 오늘이 아내 생일임을 퇴근 전에 알아차린 것등이 적절한 사례가 된다.
자 지금까지 중요한 일-긴급한 일 사이에서 고민할 때 어떤 기준을 가지고 선택해야 하는지에 대해 그리고 생각 도구에 대해 살펴봤습니다. 긴 글임에도 여기까지 읽으신 독자께서는 분명 문제 해결에 대한 의지가 있으신 분이시리라 생각합니다. 문제 해결력은 현재를 인내하게 하고 밝은 미래를 불어들이는 열쇠입니다. 앞으로 2X2 매트릭스를 당신의 문제 해결을 돕는 훌륭한 도구로 활용해보세요. 2X2의 강력함은 단순함에서 나옵니다. 단순함의 또 다른 이름은 "기회"입니다.
아래 영상은 제가 긴급도-중요도에 대한 영상을 촬영한 것입니다^^
