메모 프로세스 만들기
자기 관리와 아카이빙
아카이빙(기록)을 단순화할 수 있는 방법이 있을까요?
네, 있습니다.
1. 종이에 기록하기 (사실, 종이 기록물만 잘 보관해도 괜찮다.)
2. 종이(노트, 포스트잍, A4 등) 기록물 → 스마트폰 사진 찍기
3. 디지털 직접 이력: 스마트폰, 태블릿(아이패드), 노트북
본인에게 가장 잘 맞는 것을 골라 꾸준히 기록하고 보관하는 것이 제일 중요합니다.
그/런/데,
현대인들은 위에 언급한 방법을 거의 모두 사용합니다. 다이어리와 플래너에 일정과 아이디어를 정리하고, 급할 때는 스마트폰의 메모장 어플에 바로바로 적기도 하고, 사진으로 남기기도 합니다. 가정과 직장에서는 컴퓨터를 사용하니 이런저런 문서 작업도 하고, 사진과 동영상 관리를 하시는 분도 많으실 거라 봅니다.
메모 프로세스와 아카이빙을 단순화한다는 것은 이 모든 기록물과 저작물을 한 곳에서 관리하는 것입니다. 물론 절대 단순하지는 않습니다. 관리 형태는 아래와 같습니다.
클라우드형 관리: Dropbox, Google Drive, Google Photo, iCloud, Evernote, Onenote
저장장치형 관리: USB, SD Card, SSD/HDD 외장하드
웹 접속형 저장장치: NAS
위에 언급된 방법은 각 방법에 따라 세팅이 요구됩니다. 클라우드는 처음에 무료 계정을 사용하시고, 본인의 사용 용량에 따라 유료로 전환하시기 바랍니다. 무료 계정을 여러 개 사용하시는 분들도 계시는데, 전문가가 아니라면 비추합니다. 각 서비스 용량을 확보하셨다면 퍼스널 Personal - 홈 Home - 워크 Work 에서 본인만의 아카이빙 프로세스를 만드시면 됩니다.
우리의 기록물들의 형태를 살펴보면,
디지털 메모
아날로그 메모
체크리스트
노트
그림
문서
사진
녹음
동영상
웹페이지
SNS 게시물
애플리케이션 기록
등이 있습니다. 클라우드 서비스는 이 모든 것을 저장할 수 있는 허브형 스토리지의 역할을 수행할 수 있습니다. 또한 스마트폰, 노트북, 태블릿 PC, 데스크톱 어느 디바이스에서나 동기화를 기반으로 한 작업이 가능합니다.
아카이빙을 단순화할 수 있는 방법은 곧 아카이빙을 빠르게 하는 것을 의미합니다. 우리에게서 나온 기록의 결과물을 빠르게 처리하는 것입니다. 그렇기에 아카이빙 프로세스는 AEIOU를 바탕으로 한 속도감 있는 일련의 과정을 말합니다.
예를 들어, 홈 Home에서의 '마트 장보기' 프로세스는 다음과 같습니다.
1. 아날로그 기반 - 메모지에 장 볼 목록 체크리스트 정리 - 체크리스트 메모지 지참 - 장 보면서 체크 - 체크리스트 메모지와 영수증 비교
2. 디지털 기반 - 메모 어플 체크리스트로 목록 정리 - 장 보면서 체크리스트 확인 - 영수증과 체크리스트 메모지 비교
아날로그 기반은 체크리스트 메모지와 영수증, 종이가 2장 발생했습니다. 2장의 종이를 사진을 찍어 캡처하거나 스캔하여 보관하면 이것이 곧 아카이빙이 되는 것입니다. 디지털 기반은 영수증, 즉 종이가 1장 발생했습니다. 스마트폰으로 영수증을 캡처 또는 스캔하여 클라우드에 저장하면 역시 아카이빙이 되는 것이죠.
그럼 어느 쪽이 효율적일까요? 당연히 디지털 기반이 효율적이라고 생각할 수 있습니다. 하지만, 가계부를 쓰는 사람의 입장에서는 체크리스트 메모지와 영수증을 가계부에 스크랩하는 것도 좋지 않을까요? 그래서 자신의 라이프 스타일에 맞는 프로세스를 정해야 합니다.
+ 장보기 리스트, 쇼핑 리스트를 위처럼 카테고리로 묶어서 박스 체크를 설정하면 장보기를 할 때 편리합니다. 물론, 좀 더 자세한 내용은 집에 있는 분에게 여쭤보시기 바랍니다. ^이번에는 '마트 장보기' 프로세스를 AEIOU의 관점에서 살펴보겠습니다.
Activities 활동: 마트 이동하기, 마트 둘러보기, 구매하기, 포장하기, 다시 집에 오기
Environment 환경: 집, 인도 혹은 도로, 마트
Interactions 상호 작용: 1인 또는 가족, 마트 직원과의 대화 및 결제
Objects 사물: 구매 물건
Users 사용자: 구매자 혹은 주변인
보시는 바와 같이 Activities 활동이 높은 프로세스입니다. 활동이 높은 프로세스는 아카이빙이 힘듭니다. 그래서 아카이빙을 최소화하는 것이 좋습니다. 그래서 마트 장보기 같은 프로세스는 디지털 기반을 추천해 드리는 것입니다.
여기서 의문점 - 굳이 마트 장보기 같은 활동을 꼭 아카이빙을 해야 하나?
앞서 말씀드린 것처럼 기록은 확실합니다. 구매 정보가 누락되지 않으며 기록물로 저장 해 놓으면 다음 마트 장보기를 하실 때 참고할 수 있습니다. 기본 쇼핑 목록을 노트로 만들어 놓으면 매번 같은 내용을 기록하지 않아도 됩니다. 또한, 일정 기간의 체크리스트와 영수증 노트를 통합하시면 가계부의 효과도 볼 수 있습니다.
+ 영수증은 가계부에 영수증을 직접 부착하거나 스마트폰 스캔 어플로 스캔하여 보관하시면 됩니다. 물론 필요 없으면 그냥 버리면 됩니다. ^^TIP: 영수증을 냉장고에 부착해 놓으시면 또 하나의 체크리스트가 되어 냉장고의 물건 여부를 확인할 때 유용하고 다음번 장을 보실 때 참고할 수 있습니다.
그렇다면 다른 기록물은 어떻게 아카이빙을 하면 좋을까요?
디지털 메모 - 스마트 디바이스 직접 기록, 메모 어플을 클라우드와 연동
아날로그 메모 - 노트 작성 후 캡처, 스캔
체크리스트 - 스마트 디바이스 직접 기록, 노트 작성 후 캡처, 스캔
노트 - 작성된 노트 캡처 또는 스캔, 캡처한 노트를 PDF로 변환하여 클라우드 저장
그림 - 캡처, 스캔
문서 - 직접 업로드 또는 PDF로 변환하여 클라우드 저장
사진 - 직접 업로드, 인화 사진은 스캔 후 저장
명함 - 명함 캡처 업로드, 명함 스캐너 사용
녹음 - 직접 기록, 녹음 파일 클라우드 업로드
동영상 - 데스크톱에서는 직접 업로드, 스마트폰에서는 클라우드 연동
웹페이지 - 클립핑 서비스 이용, URL 주소 직접 기입, 즐겨찾기 대용으로 사용
위에 소개해 드린 것은 기본적인 아카이빙 방법입니다. 프로세스를 설계하면 더 많은 방법이 나올 수 있습니다. 제일 중요한 것은 프로세스를 최소화하여 쉽고 간단하게 하는 것이며, 검색이 가능하게 하는 것입니다.
아카이빙이 힘들면 누가 아카이빙을 하겠습니까?
또한 언제든지 발생하는 아이디어를 기록하고 보관할 수 있는 방법도 필요합니다. 위에서 언급한 기록물들은 모두 우리의 생각의 결과물, 아이디어입니다.
아이디어는 4B라는 4개의 장소에서 가장 많이 떠오릅니다.
4B
Bath 목욕 중
Bed 수면 전/후
Bus 이동 중 / 운전 중
Bar 음주 중 / 카페 등등
아이디어의 탄생 장소의 순위는 대개 1위 화장실, 2위 침대 속, 3위 목욕탕, 4위 도서관, 5위 자동차 안 입니다. 4B와 거의 같은 공간입니다. 이런 장소에서 발생하는 아이디어를 어떻게 기록하여 보호할 수 있을까요? 당연히 습기가 없는 곳은 스마트폰이 정답입니다. 물론 배터리가 온전해야 합니다. 그렇기에 이런 장소에 메모지와 펜을 두거나 이런 장소로 갈 때 스마트폰 또는 메모지와 펜을 가져가면 훨씬 도움이 됩니다.
아이디어 기록의 우선순위는 생각 정리와 이미지 캡처로 나눴을 때 다음과 같습니다.
1. 생각 정리: 메모지와 펜 > 컴퓨터 워드 > 스마트폰 타이핑 > 녹음
2. 이미지 캡처: 동영상 > 사진
왼쪽으로 갈수록 시간과 노력이 많이 들고, 오른쪽으로 갈수록 속도가 빨라집니다. 왼쪽으로 갈수록 크기가 크고, 오른쪽으로 갈수록 크기가 작아집니다. 녹음은 자동차 운전처럼 손으로 기록을 할 수 없는 상황에서 유리합니다. 동양상은 용량을 크게 차지하나 현장감을 생생히 줄 수 있습니다. 사진은 잘 아시다시피 캡처의 속도가 빠릅니다.
이제 본인만의 아카이빙을 단순하게 만들어 봅시다.
