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Oct 29. 2021
4가지 없는 보고서는 이제 그만
기획서 작성의 원칙과 방법
‘사람의 몸은 90%가 피이고, 회사 일의 90%는 문서다’ 라는 말처럼, 회사 업무나 소통에 있어서 문서의 중요성은 크다고 할 수 있습니다.
하지만, 그 중요성에 비해 생각을 꺼내서 글로 표현하고 문서로 정리하는 일은 생각보다 쉽지 않습니다. 오죽하면 세상에서 가장 어려운 것 두 가지가 남의 주머니에서 돈을 가져오는 것과 내 생각을 남의 머리 속에 전달하는 것이라는 말이 있을까요? 특히, 글로 하는 보고는 자주 쓰지도 않고, 배운 적도 없기에 늘 낯설고 어렵게 느껴집니다.
그래서일까요? 리더들 대상으로 강의를 하다보면 가장 큰 불만 중에 하나가 보고서입니다. 핵심이 잘 보이게, 정리해서, 가독성 있게 가져오면 좋겠다고 하소연을 합니다. 구체적으로 4가지가 없는 보고서는 오래보고 있기 힘들다고 입을 모아 이야기합니다.
[상사들이 이야기하는 4가지 없는 보고서]
1)논리성 이슈
- 전체적인 흐름이 연결되어 있지 않음
- 의견이나 주장만 있고, 그에 대한 근거가 없음
2)간결성 이슈
- 핵심은 없고, 하고 싶은 말이 너무 많음
- 내용이 정리되어 있지 않음
3)표현력 이슈
- 문장 표현이 모호하고 어려움
- 자신의 생각은 없고 정보들만 잔뜩 늘어놓음
4)구체화 이슈
- 구체적인 실행 계획이 없음
- 검토 후, 결정 사항이 뭔지 모르겠음
언어적인 유희를 통해 4가지가 없다고 표현하기는 했지만, 어쩌면 상사들은 위 내용들로 점철된 보고서를 보면서 진짜로 이렇게 말하고 싶을지도 모릅니다.
‘보고서 진짜 싸가지 없게 썼네’
그럼 좀 더 예의바른(?), 설득력 있는 보고서를 어떻게 쓸 수 있을까요? 개인적으로는 스킬 보다 보고서를 작성함에 있어 한번 쯤 생각해 봐야할 3가지 원칙을 이야기 해보겠습니다.
[보고서 작성의 3대 원칙]
첫째, 보고서는 그 자체로 완결성을 갖춘다.
-시장 지시, 언론 제기, 민원제기, 이슈 발생, 문제의식, 트렌드 변화 등 무슨 이유로 보고서를 쓰게 되었는지 보고의 목적을 정확히 기술해야 합니다.
- 보고 후에, 수요자가 ‘그래서, 뭘 어떻게 해야 하는 건가?’라는 의문이 생기지 않도록 수요자가 조치할 사항을 명확히 제시해야 합니다.
-보고서는 실천가능하고 구체적인 방안을 제시하여 보고서 자체만으로 더 이상 추가 보고없이 의사결정을 할 수 있도록 도와야 합니다.
둘째, 보고서는 간결하고 명확해야 합니다.
- 보고서에 너무 많은 내용을 담으려는 욕심을 자제하고, 수요자가 알아야 할 핵심 내용만 간결하게 작성해야 합니다.
- 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련 사실을 확인하여 수요자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성해야 합니다. 특히, 단편적이거나 특정 부서 의견만을 반영하지 않고, 과거사례 및 타부서 의견 등을 포괄적으로 검토해야 합니다.
- 명료한 어휘를 사용하고, 단어의 지나친 압축적 사용으로 본래 뜻이 왜곡되지 않도록 해야 합니다.
셋째, 보고서는 상대방 입장에서 씁니다.
- 보고서는 수요자의 눈높이에 맞춰 작성하며, 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등의 사용을 지양 하고 예시, 사례, 그래프, 그림 등으로 보고서의 가독성을 높여야 합니다.
- 작성자는 작성 내용을 충분히 이해하고 써야 하며, 작성자가 이해하지 못한 내용은 보고받는 사람도 이해할 수 없음을 명심 해야합니다. 100%를 전달하기 위해서 수요자는 150% 이상 이해하고 있어야 합니다
- 보고 전, 수요자의 입장에서 의문 사항을 체크하고, 보고서가 이에 대한 답을 제시하고 있는지 점검하고 보고서를 작성해야 합니다.
세상에는 다양한 유형의 보고서가 존재합니다. 회의보고서, 회의계획서, 출장보고서, 품의서, 기안서, 상황보고서, 정보보고서, 현황보고서, 상품기획서, 서비스 제안서 등에 이르기 까지 아마 오조 오억개 정도는 되지 않을까요?
수 많은 유형의 보고서를 정리하기 위해 저만의 기준이 필요했습니다. 그래서 저는 시간 관점에 따라 결과(과거), 현황(현재), 기획(미래) 보고서로 구분해 봤습니다. 물론 모든 조직에 통용되는 분류법은 아니겠지만, 어느 정도 큰 틀에서 보고서의 유형을 정리하기에는 충분하다고 생각합니다.
[보고서의 3대 유형]
다시 고민에 빠집니다. 수 많은 보고서에 대한 내용을 다루기에는 제 전문성이 부족하기 때문입니다. 그래서 저는 가장 중요한 보고서가 뭘까 생각해 봤습니다. 결론은 기획 보고서 였습니다. 현황을 바탕으로, 계획을 수립하고, 미래 결과를 예측하는 종합 예술과도 같은 보고서 이기 때문입니다. 개인적으로 조직을 운영함에 있어 가장 중요한 보고서로 판단되며, 난도가 높은 보고서라고 생각합니다.
물론 상대적인 어려움은 있으나, 이 보고서의 장벽을 넘는 순간 더 이상 문서작성의 어려움은 사라지고 문서에 대한 자신감이 그 자리를 대신할 것이라 믿습니다. 많은 걸 이야기할 수는 없지만, 3가지 방법을 제시하는 것으로 포스팅을 마무리합니다.
[보고서 작성 3가지 스킬]
1) 보고서는 나열이 아닌 배열이다
- 좋은 보고서는 내가 말하고 싶은 순서가 아니라 상대방이 알고 싶은 내용에 대한 순서로 전개됩니다. 설득력 있는 구조를 만들기 위해 보고서의 스토리 라인 및 목차를 구성하는 능력이 필요합니다. Why(배경 및 현황)-What(컨셉 및 추진과제)-How(구체적인 실행계획)-So What(목표 및 기대효과) 의 흐름을 추천합니다.
2) 보고서는 낱개가 아닌 덩어리다
- 생각이 많은 것은 득이지만, 정리가 되지 않으면 독입니다. 정리되지 않은 보고서를 해독하기 위해서
생각을 낱개로 보여주는 것이 아니라, 큰 틀로 정리해서 구조화 하는 방법을 익혀야 합니다. 이때 큰 틀을 3가지로 정리해서(3의법칙) 제시하면 보다 설득력 있는 보고서가 될 수 있습니다.
3) 보고서는 생각 표현 능력이다.
- 보고서 수요자는 내가 쓴 보고서를 읽고 싶어하지 않습니다. 보고 싶어할 뿐입니다. 가독성 높은 보고서 편집과 데이터 시각화 방법, 정확하고 간결한 문장 표현법 등의 능력이 중요합니다. 이때 보고서 문장은 간결함보다 정확성을 우선히 합니다.
▼참고자료
