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Sep 17. 2023
기획서 3줄 요약의 기술, 딱 3줄이면 충분하다
모 드라마에서 후배의 기획서를 검토하던 상사가 이렇게 말하는 것을 본 적이 있다. 귀찮다는 듯이 보고서를 덮으며,
“그래서 핵심이 뭐야? 3줄로 요약해서 말해봐”
동공이 오만 번쯤 흔들리던 직원은 상사의 단호함 앞에 버벅 거리다가 결국 고양이 앞에 쥐 꼴을 하고 물러설 수밖에 없었다.
‘밤낮으로 고민하며 힘들게 써간 보고서 좀 읽어주면 어디가 덧나나?’ 싶겠지만, 상사 입장에서 생각해 보면 충분히 이해가 가기도 한다. 우선 공사다망한 상사 입장에서 기획서를 끝까지 읽어줄 시간도 없고, 복잡하고 장황한 보고서를 다 읽고 싶은 인내심도 없기 때문이다.
시간도 없고, 인내심도 없는 우리 상사, 딱 3줄로 공략해 보는 것은 어떨까?
우선 기획서의 큰 흐름이자 스토리는 Why-What-How-So What으로 정리한다고 여러 차례 설명한 바 있다. 상사의 궁금증에 맞춰, '왜' 하고, '뭘', '어떻게' 하면, '어떤 효과'가 만들어진다는 흐름이다.
이를 다 읽어줄 시간이 없는 상사를 위해 제목 하단에 4가지 중에 [Why], [What], [So What]을 추출해서 딱 3줄로 정리해 보자.
1줄 -> Why : 이런저런 목적으로, 이런 필요가 있어서, 이런 문제로 인해
2줄 -> What : 이것을 추진하여, ~를 진행하여, ~를 도입하여
3줄 -> So What : ~의 수준을 달성함, ~를 목표로 함, ~라는 효과를 거둠
이를 자유자재로 조합하면, 다양한 3줄로 요약문을 만들 수 있다.
Ex1) ~라는 목적을 위하여 ~를 시행하여 ~까지 ~를 달성
Ex2) ~라는 문제로 인해 ~를 운영하여 ~의 효과를 창출
Ex3) ~라는 배경으로 ~을 실행하여 ~의 수준에 도달
예를 들면 이런 식이다. 모 기관에서 통과되었던 기획서의 3줄 요약문이다.
이때 아래 3가지 내용을 주의해서 쓰면, 좀 더 임팩트 있는 요약문이 될 수 있다.
1) 길이: 3줄 이하
3줄을 초과하면 요약문으로써 가치가 없다. 또한 인간의 인지적 한계로 인해 이해력이 떨어질 수 있으니 3줄 이하를 추천한다.
2) 형식: 단호함
~일수 있음, ~가 필요해 보임, ~하는 것이 좋을 것 같음 등의 수동적, 회피적, 자신감이 결여된 표현은 지양하고, ~해야 함. 실행함. 추진함 등의 단호한 표현으로 자신감 있게 표현하자. 기획서는 고민의 과정을 보여주는 것이 아니라, 고민의 결과를 보여주는 것이다. 고민했다면 단호하게, 자신 있게 주장할 수 있어야 한다.
3) 수치 표현
향상에 기여함, 업무 만족도 제고, 효율성 향상 등은 지양하고 20% 향상, 고객 20만 유치에 기여, 인쇄비 월 2.5백만 원 절감 등으로 가급적 수치로 쓰자. 고민하지 않고 쓰면 막연하고, 모호하게 쓴다. 고민했다면 그 효과를 추정해서 구체적이고 명확한 수치로 표현할 수 있어야 한다.
물론 3줄로 상대방을 설득하기에는 부족하기 그지없지만, 핵심을 전하고 상사의 관심을 후킹 하는데 '왜', '뭐', '그래서 뭐'라는 3줄이면 충분히 가치가 있지 않을까 생각하며 3줄로 이번 포스팅을 요약해 본다.
상사를 배려하고 기획서의 설득력을 올리기 위하여,
Why-What-So what으로 3줄 요약문을 작성하여,
보고서 검토 시간을 20% 단축시키고 기획서의 설득 확률을 향상시키자.
▼ 참고도서
