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Mar 21. 2024
직장인 3대 보고서, 유형별 공략방안
보고서라고 다 같은 보고서가 아니다
조직내에서 작성하는 보고서의 종류를 열거하자면 수십 가지에 이르지만, 시간이라는 기준을 가지고 정리하면 크게 3가지로 구분할 수 있습니다.
Done - 결과 보고서, Be- 현황 보고서 , To do - 기획 보고서
먼저, 과거에 한 일을 정리하는 보고서를 ‘결과 보고서’라고 합니다. 현재 벌어지고 있는 상황을 정리한 보고서를 ‘현황 보고서’라고 합니다. 마지막으로, 미래에 어떤 일을 하고자 할 때 쓰는 보고서를 ‘기획 보고서’라고 합니다.
각각의 보고서는 성격도 다르고 공략 방법도 다르니, 아래와 같이 간략하게 정리해 봅니다.
1. 결과 보고서: 단장을 맞춰서 쓰자.
결과 보고서의 핵심은 단순히 어떤 목적으로 어떤 일을 진행했더니 어떤 결과가 나왔다는 것이 아닙니다. 완료한 일의 ‘의미’를 찾아서 더해야 합니다. 일의 의미는 2가지로 정리할 수 는데, 잘한 일과 못한 일입니다. 이를 정리한 말이 ‘단장’을 맞추다는 말로, 일의 성과(장점)과 부족했던 점(단점)을 함께 기술해야 한다는 뜻입니다. 이리 저리해서 이렇게 끝났다 라는 식으로 '사실'만 기술된 보고서 보다, 그 사실을 토대로 작성자가 제시한 '의견'이 동반된 보고서가 더 가치 있는 보고서라고 할 수 있습니다.
결과 보고서를 어떻게 쓰느냐에 따라 그 사람의 보고서 작성 수준을 파악할 수 있는데, 그 내용을 아래와 같이 3단계로 정리해 봅니다.
(초보) 계획 대비 결과를 비교하여 사실을 중심으로 기술한다.
(중수) 주요 성과를 추가로 정리한다.
(고수) 성과에 더해 개선점 및 향후 계획에 대해서 언급한다
목차는 정해진 바가 없으나, 개략적으로 아래와 같은 내용이 포함되면 됩니다.
2. 현황 보고서: 예쁜 쓰레기가 되지 않도록 쓴다.
‘경쟁사 현황 분석해서 알려줘’ 라는 상사의 말에는 어떤 의도가 숨겨져 있을까요? 단순히 경쟁사에서 어떤 제품과 서비스를 출시해서 어떤 반응이 있는지를 정리해 달라는 의미 만은 아닐것입니다.
물론 현황 보고서의 본질은 객관적 사실을 빠르게 정리하는 것입니다. 하지만, 단순 사실만 나열되어 있는 보고서는 가치를 지니지 못합니다. 사실에 더해 작성자의 의견을 추가해야 합니다. 시사점이나 자사에 미치는 영향력, 대응 방안 등을 함께 고민해서 작성하는 것이 좋습니다. 작성자의 의견이 없을 경우, 현황 보고서를 끝까지 검토한 상사의 입에서 이런 말이 나올 수 밖에 없습니다.
“그래서 하고 싶은 말이 뭐야?”
“우린 뭘 해야 하지?”
“니 생각은 없는거야? 이게 끝이야?”
그렇다면 현황 보고서를 어떻게 쓰는 것이 좋을까요? 현황 보고서의 수준을 3단계로 정리해 봅니다.
(초보) 신속·정확·간결하게 구체적인 사실(FACT)중심으로 쓴다
(중수) 상황에 대해 다각적/체계적으로 분석해서 작성한다.
(고수) 자사에 대한 영향력, 시사점, 대응 방안 등을 작성한다.
목차는 정해진 바가 없으나, 개략적으로 아래와 같은 내용이 포함되면 됩니다.
3. 기획 보고서: 명분에서 시작해서 실리로 끝낸다
기획 보고서는 가장 난도가 높은 보고서입니다. 현재를 분석하고 미래 결과까지 예측해서 담아내는 보고서계의 종합 예술이기 때문이다. 하지만, 기획 보고서에도 작성 공식이 있으니, 3W 1H만 기억하면 됩니다.
기: 명분 Why으로 시작해서
승: 핵심 What 을 이야기하고
전: 구체화/세분화된 How로 바꿔서,
결: 실리 So What 로 끝낸다.
간단한 예시로 다이어트 기획 보고서를 소개해 보겠습니다.
Why: 과체중으로 쉽게 피로감이 쌓이고, 오랜 시간 강의를 하기 어려움
What: 황제다이어트
How: 식단:아침(샐러드), 점심(고기), 저녁(회)/예산: 월 60만원/관리:와이프
So What: 체중 10kg감소, BMI지수20하락, 자신감 회복, 옷발 상승
물론 실제 기획 보고서는 훨씬 더 복잡하겠지만, 보고서 구성 만큼은 3W 1H면 충분하다고 생각합니다.
이때 각각이 보고서에서 담당하는 역할이 있는데, 가운데 위치한 What과 How는 실행 논리를 담당한다. 실행 논리는 실무자의 논리 라고도 합니다. 실무자는 ‘왜(Why)’ 하고 ‘효과(So what)’가 어떻게 되는지 보다 당장 해야 할 일에 관심이 많기 때문입니다. 과제(What)가 무엇이고, 과제를 어떻게 (How) 구체화, 세분화하며, 얼마의 예산으로, 언제까지 하겠다는 내용에 집중합니다. 실무자가 상대적으로 더 중요하게 생각하고, 강한 영역이기에 실무자의 논리라고 부릅니다.
반면, Why와 So What은 설득 논리를 담당한다. 설득 논리는 의사결정자의 논리라고 합니다. 의사결정자는 실행에 관련된 What과 How도 중요하게 생각하지만, 그보다 이걸 ‘왜(Why)’ 해야 하고, ‘그래서 우리 조직이나 고객들에게 어떤 이익을 줄 수 있는지(So what)’를 궁금해 합니다. 실무자들의 뇌 구조와는 살짝 다릅니다.
이때, 중요한 사실은 기획 보고서는 설득을 목적으로 한다는 사실입니다. 설득이 되야 실행까지 갈 수 있습니다. 실무자의 논리로 똘똘 무장한 보고서는 설득까지 가기 힘듭니다. 의사결정자들이 중요하게 생각하는 포인트 명분(Why)와 실리(So what)를 공략해야 합니다. 설득에 필요한 ‘명분’과 ‘실리’가 강조되지 않은 기획서는 파쇄기로 직행할 운명에 처할 수 밖에 없습니다.
결과, 현황 보고서와 마찬가지로 기획 보고서의 작성 수준을 3단계로 정리해 봅니다.
(초보) 해야할 일만 구체적으로 명시한다.
(중수) 필요성과 목적, 명분을 강조한다.
(고수) 실질적인 이득, 실리를 추가한다.
기획보고서도 정해진 목차는 없으나, 개략적으로 아래 내용 정도로 목차를 구성하면 됩니다.
