제58화:이메일에도 인성과 실력을 담아보자 2부
꼰대라서 할 말은 좀 할게
2부: 이메일만 봐도 실력을 알 수 있다.
회사 성격이나 메일을 쓰는 목적에 따라 방법은 달라질 수 있지만, 내가 메일을 쓰는 방식 3가지를 소개한다.
첫째, 제목만 보고도 메일의 내용을 알 수 있게 쓴다.
메밀의 제목은 인사말이 아니다. 메일의 목적이나 핵심 내용, 요청 사항 등으로 메일을 보낸 이유를 적어준다. 내부로 발송하는 메일의 경우 [보고], [전달], [공지], [자료], [요청] 등의 머리글을 다는 것도 좋은 방법이다. 외부로 나가는 메일의 경우 머리글로 [회사명] 핵심 내용, 요청 사항 등으로 써줘도 된다.
업무에 따라 다르겠지만 사무직이라면 보통 하루에도 수십 통의 메일이 오기 때문에, 취사선택의 편의를 위해 메일의 제목은 가급적 구체적으로 써주는 것이 좋다.
보고서 송부의 건 ->교육 결과 보고서 송부의 건 ->10월 교육 결과 보고서 송부의 건
순으로 더 좋은 제목이라고 생각한다.
둘째, 내용은 간결하게 구조화해서 쓴다.
메일의 내용은 가급적 구조화해서 쓴다. 주저리주저리, 생각나는 대로 쓰는 것이 아니라 상대방의 머릿속에 그림을 그려준다고 생각하고 쓴다.
세 가지 방식을 제안합니다.
-첫째,
-둘째,
-셋째,
미팅의 내용은 다음과 같습니다.
-일시:
-장소:
-내용:
아래와 같이 변경되어 공지합니다.
변경 전:
변경 후:
등으로 정리해서, 체계적으로, 구조화해서 전달하는 방식이 상대방을 위한 배려이자 전달력을 높이는 기술이다.
메일의 마지막에는 핵심 내용과 상대방이 해줘야 할 것을 구체적이고 명확하게 강조하는 것으로 끝내면 된다.
‘참석여부를 확인해서, 10월 2일 오전 10시까지 회신해주기 바랍니다.’
'제품 이미지를 9월 14일, 오후 12시까지 송부해주시기 바랍니다. '
아마추어는 생각나는 대로 쓰고, 프로는 항상 상대방 입장에서 알기 쉽게, 구조화해서 간결하게 쓴다.
셋째, 오탈자, 첨부파일, 불필요한 내용 등을 점검하고 송부한다.
사실 메일 하나 쓰고 보내는 것도 스트레스일 때가 많다. 그래서 마지막 순간에는 빨리 메일을 보내고 털어버리고 싶은 마음이 든다. 광속으로 보내기 버튼을 클릭한다. 그리고 치명적인 실수는 언제나 그 찰나의 순간을 견디지 못해서 벌어진다.
잠시만 멈추고, 1분만 투자해서 메일의 내용을 최종 검토하는 것으로 치명적인 실수 몇 가지를 막을 수 있다. 오탈자 체크는 기본이고, 혹시 상대방이 알면 기분 나쁠 만한 내용이나 문구는 없는지, 회사나 팀, 개인의 기밀 사항은 없는지 마지막으로 체크해보는 것이 좋다.
그리고 거의 모든 직장인이 한 번쯤은 해봤다는 첨부파일 누락이나 오류 실수는 이메일 발명이래 가장 빈번한 실수이다. 전 직장에서는 어느 회계팀 직원이 사내 공지를 하는데, 실수로 전 직원의 법인카드 사용 내역이 담긴 엑셀 파일을 잘못 첨부해서 회사가 발칵 뒤집힌 적이 있었다. 사장님부터, 임원들, 신입사원에 이르기까지 언제 어디서 얼마를 쓰고 다녔는지가 만천하에 공개된 사건이었다.
첨부 파일도 메일의 일부이고, 어쩔 때는 핵심이 된다. 제대로 된 파일이 붙어있는지, 첨부파일의 명칭은 적정한지 꼭 한번 점검해야 한다. 자신이 없다면 메일 기능에 관련 기능을 이용하는 방법도 있다. '첨부 파일'이라는 단어가 메일 내용에 포함되어 있는 경우, 보내기 버튼을 눌렀을 때 메일 내용에 첨부 파일이라는 단어가 있는데 제대로 붙어 있냐고 최종 체크해주는 기능이다. 꼼꼼하지 못한 편이라면 때로는 AI에 의지해 보자.
회사생활에서 이메일은 작성자의 인성과 실력을 잘 보여주는 중요한 커뮤니케이션 방법이다. 메일 수신자는 이메일 하나만 보고 작성한 사람의 태도, 능력, 업무 스킬 등을 판단할 수 있다. 비록 나는 아무 생각 없이 날리는 이메일 한통이지만, 그 안에는 많은 의미를 담고 있고 나를 판단할 수 있는 흔적들이 묻어 있다. 특히 외부로 보내는 이메일이라면 그것은 회사를 대표하는 이미지까지 나르고 있는 것이다.
그깟 이메일 하나라고 생각하지 말자. 소소한 것을 잘한다고 인정받지 못할 수는 있지만, 소소한 것을 못하면 무시당할 수는 있다. 이메일에도 인성과 실력을 담아서 제대로 작성해 보자.
