종이 서랍 속 안전관리, 정말 괜찮을까요?

서명지가 쌓여만 가는 현실을 바꾸는 가장 쉬운 방법

툭! 하고 책상에 있던 바인더가 바닥에 떨어졌습니다.
펼쳐진 종이 더미 사이로 '채용시 교육 서명지'가 보였습니다.
“아, 이거… 작년 거?”
불과 며칠 전 작성한 문서도 어디있는지 모르는데, 작년 서류는 잘 보관하고 있는 웃지 못할 상황은 한두번이 아니었다.

현장은 아직도 종이에 의존합니다.
그리고 그 종이는 자주 없어지고 나타납니다. 필요할 땐 “어디 있는지도 모르는 종이”가 되었다가 어느새 불쑥 나타나 공간만 차지하게 되어버리죠.

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종이에 머무른 안전관리, 왜 계속될까?

보호구 지급대장, 안전보건 교육 서명지…
작성은 되지만, 어디 있는지 찾기 어렵고, 활용은 거의 되지 않는 서류들.

그 이유는 다음과 같습니다:

1. 습관의 힘

현장 관리자 다수가 종이 서식에 익숙합니다.

2. 감독기관 대응

실제 서명, 직인 등이 있어야 법적 근거가 됩니다.

3. 디지털 시스템 불신

‘복잡하다’, ‘돈 든다’는 인식이 여전히 많습니다.
분절된 구조 작성-보관-분석이 연결되지 않아, 결국 활용 불가 상태가 됩니다.

이렇게 해서 만들어지는 게 바로
‘쌓이지만 활용되지 않는 안전관리 데이터’입니다.

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문제는 기술이 아니라 ‘흐름의 부재’

많은 분들이 말합니다.
“우리 현장은 디지털화하기엔 아직 멀었어요.”

하지만 실제로는 기술이 없어서가 아니라,
기록 → 저장 → 분석 → 활용으로 이어지는 ‘흐름’이 없기 때문입니다.

예시로 볼까요?

대상 현재 문제 구조적 원인

안전보건교육 서명지 : 종이 작성, 누락 잦음 서류 회수·정리 시스템 없음
보호구 지급대장 : 누가 받았는지 모호 수기 작성 후 별도 집계 없음

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제가 선택한 방법 – 구글시트로 서명지 통합 관리하기

종이문서 보관 문제를 해결하기 위해, 저는 이렇게 시작했습니다:

1. 각 서류(교육 참석부, 보호구 지급대장 등)를 스캔

2. Google Drive에 분류 폴더별 업로드 (지점/유형별)

3. Google Sheets에서 서류 현황 관리 표 생성

업로드 여부 체크

누락 지점 자동 추적

월별 현황 시각화


> 추가로: 각 지점 담당자가 Google Form으로 확인 체크만 해도, 전체 관리표에 자동 반영되도록 설정했습니다.



이 방식은 종이를 없애는 게 아니라,
종이를 디지털로 바꾸는 흐름을 만드는 데 초점을 두었습니다.


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마치며 – ‘작성’이 아니라 ‘흐름’을 남기자

서류는 여전히 중요합니다.
하지만 그 서류가 찾기 어렵고, 활용되지 않고, 반복적으로 쌓이기만 한다면, 그건 안전을 위한 기록이 아닙니다.

이제는 작성 이후의 흐름까지 책임지는 관리가 필요합니다.
다음 글에서는 산업재해 기록을 자동으로 정리하고 리포트까지 만드는 저의 노코딩 시스템 사례를 소개하겠습니다.