08 문제의 우선순위를 결정하는 법

어느 조직이나 해결해야 할 문제는 다양하다. 그래서 우리는 수 많은 문제를 해결하려고 노력한다. 그런데 대부분의 조직은 돈과 시간, 사람과 같은 자원이 항상 부족하다. 그래서 수 많은 문제 중 일부를 선택해야 한다. 도대체 어떠한 문제를 선택해야 할까? 당연히 선택했을 때 조직에 긍정적인 효과를 줄 수 있는 문제를 선택해야 한다. 또한 해결했을 때 긍정적인 효과를 줄 수 있는 다양한 문제 중 가장 큰 효과를 줄 수 있는 문제들을 선택해야 한다. 또한 해결하기로 선택한 문제는 과제가 된다. 이러한 과제는 다양한 방법으로 해결할 수 있다. 여기서도 마찬가지로 가장 큰 효과를 줄 수 있는 방법들을 선택해야 한다. 이것을 우선순위 결정이라고 한다. 그렇다면 이러한 우선순위를 어떻게 결정할 수 있을까?

우선순위를 결정하는 방법은 다양하다. 그 중 대표적인 방법들을 소개하겠다. 조직에서, 상사로부터 인정받는 사람들이 가장 많이 사용하는 방법 중 하나가 중요도와 긴급도를 가지고 우선순위를 결정하는 ‘2차원 Grid 기법’이다. 어떠한 문제가 얼마나 중요한지와 얼마나 긴급한지를 가지고 우선순위를 결정하는 방법이다. 즉, 이 둘을 결합하면 가장 중요하면서도 동시에 가장 긴급한 문제나 방법을 선택하는 것이다. 예를 들어, 어떠한 회사에서 경기침체로 매출이 급격히 떨어지고 있다. 상황이 끝임없이 악화되어 직원들 월급도 주지 못하는 상황까지 악화되고 있다. 경영진은 회사가 어려운 상황을 극복하기 위해 다양한 문제들을 생각하게 된다. 단순하게 생각해보면 매출을 다시 높여야 하거나 비용을 줄이는 방법이 있다. 매출을 높이기 위해서는 제품에 대한 광고나 마케팅에 투자하거나 신제품을 개발하는 방법도 있다. 비용을 줄이는 방법도 매우 다양하다. 반대로 매출을 높이기 위해 선택하는 방법들을 하지 않는 방법이나 대규모 구조조정으로 기존 직원들을 해고하는 방법도 있다. 이 중에서 어려움에 빠진 회사를 살리는데 중요하고 긴급한 정도를 가지고 우선순위를 결정할 수 있다.

명칭은 다르지만 거의 동일한 방법으로 ‘Pay-off matrix’라는 방법도 있다. 문제나 방법을 선택하는데 있어서 노력과 성과의 정도를 결합하는 방법이다. 즉, 노력은 가장 적게 들이면서 성과는 가장 높일 수 있는 방법들을 선택하는 것이다. 예를 들어, 2차원 Grid 기법을 설명하면서 든 예를 Pay-off matrix에 적용할 수 있다. 먼저 매출을 높이는 방법으로 광고나 마케팅에 투자하거나 신제품을 개발하는 방법들이 각각 어느 정도의 매출 효과가 있는지 예상한다. 그리고 광고나 마케팅, 신제품을 개발하는 방법에 들어갈 비용들을 예상한다. 또한 비용을 줄이기 위해 매출을 높이기 위해 선택할 방법들을 하지 않거나 대규모 구조조정으로 기존 직원들을 해고하는 것이 대체로 기존의 매출액 수준을 유지할지 또는 얼마나 더 떨어뜨릴지 예상한다. 그리고 절약한 비용들을 예상하는 것이죠. 이렇게 선택할 수 있는 방법들의 예상 매출액과 예상 비용으로 매트릭스에 두고 가장 적은 노력으로 가장 큰 효과를 가져올 수 있다고 판단하는 방법들을 선택하는 것이다. 아래 그림과 같이 하는 것이다.

위와 같이 우선순위 결정에 사용하는 중요도 ⅹ 긴급도, 노력 ⅹ 성과와 같은 기준은 목적에 따라 결정할 수 있다. 예를 들어, 많은 조직에서 리더들의 리더십 역량을 진단할 때 각 항목을 진단한 후, 중요도 ⅹ 수행도를 결합하여 개발이 필요한 리더십 역량을 선택하기도 한다. 회사에서 하는 업무가 아니더라도 적용할 수 있는데, 아파트를 구입한다면 자신의 상황에 따라 입지와 가격을 결합하거나 가격과 평형을 결합하는 방법도 사용할 수 있다.

여기까지 우선순위를 결정하는 기준을 선택했다면 어느 정도인지 판단할 수 있을까? 물론 다양한 기술을 활용하여 과학적인 방법으로도 선택할 수도 있다. 그러나 적은 시간을 들이고 할 수 있는 방법이 있다. 바로 ‘Dot tech’라는 방법이다. 함께 일하는 동료들과 쉽게 할 수 있는데, 다양한 문제나 방법들을 나열하고 각자 투표하는 방법이다. 이러한 투표에는 함께 일하는 동료들이 각자 스티커를 하나씩 가지고 특정 기준에 대해 자신이 생각할 때 가장 중요하거나 긴급한 것에 투표한다. 또는 각자 1점에서 5점까지 줄 수 있도록 한 후, 특정 기준에 대해 각자 점수를 주고 합산하여 정도를 결정하는 방법이 있다.

앞서 한 회사가 경기침체로 어려워진 상황에서 매출을 높이기 위한 방법을 결정한다면 신제품을 개발하는 것과 광고나 마케팅에 투자하는 방법이 있다. 이때 각각의 방법의 중요도를 10명의 동료가 투표한다면 각자 스티커를 한 장씩 가지고 마음에 드는 방법에 투표하여 각각의 방법이 받은 스티커 수를 가지고 중요도의 수준을 결정할 수 있다. 또한 각자 1점에서 5점까지 각각의 방법에 점수를 주는 방법을 사용할 수 있다. 예를 들어, 신제품 개발에 대해 동료들이 준 점수가 30점, 광고나 마케팅 투자가 40점을 받았다. 다른 기준인 비용이 신제품 개발이 100억원, 광고나 마케팅 투자가 10억원으로 예상되었다. 이 상황에서 신제품 개발은 30점 ⅹ 100억원으로 4,000점이 나오고, 광고나 마케팅 투자는 40점 ⅹ 10억원으로 400점이 나왔다. 그렇다면 점수가 낮은 광고나 마케팅 투자를 선택하는 것이 합리적이다.

Dot tech라는 방법 보다 훨씬 정량적인 방법은 바로 통계기법을 활용하는 것이다. 만약 사안이 중요하다면 고객 등을 대상으로 설문조사를 할 수 있는데, 이를 통해 얻은 데이터를 가지고 통계적으로 정도를 분석할 수 있다. ‘영향력 평가’라는 방법인데 무료 통계 소프트웨어인 ‘R’과 같은 프로그램으로 분석할 수 있다. 결국 우선순위 결정에 훨씬 정량적인 방법을 사용하기 위해서는 통계 지식을 쌓는 것이 필요하다.