재택근무 제도 개선하기 2
어떻게 하면
눈치 보지 않고 재택근무하며,
소통에 이슈 없이 일할 수 있을까?
온라인 설문조사 및 개인의 의견을 종합했을 때 해당 질문을 해결하는 것이 1순위 문제사항이었다.
문제를 해결하기 위한 방안을 고려하는 중 기존에도 재택근무 시 작성하는 문서가 있어 부가적 입력을 최소화하고 새로운 툴을 도입하는 것보다는 현재 활용하는 것을 고도화하자는 의견이 있었다.
그래서 업무에 지장을 주지 않는 선에서 새로운 방안을 적용하되 문제를 해결할 수 있는 4가지 방안을 고안했다. 이후 전체 회의를 통해서 4가지 방향을 공유해 시범 룰을 보완하는 과정이 있었다.
재택근무 시범 룰
첫 번째는, 투표를 통한 출근/재택 공유
기존에는 각 셀의 리더에게 컨펌을 받은 이후 실 전체방에 텍스트를 통해 '000 책임 재택 신청합니다.'라는 문구를 전달했었다. 이렇게 신청하게 될 시, 업무 상황으로 인해 실에 많은 인원이 출근을 하는데 재택 신청을 올리는 사람이 눈치가 보인다는 의견도 존재했다. 그래서 메신저에서 출근/재택 여부를 투표를 통해 선택할 수 있게 하여 관리자는 모든 구성원의 출근/재택 여부 파악할 수 있고, 직원들도 변동이 생겼을 때 자율적으로 투표 결과 수정을 할 수 있게 하는 방식으로 바꾸었다.
두 번째는, 재택근무 시 업무일지 고도화
개인 업무 진행 상황을 더 자세히 알 수 있도록 기존 재택근무 일지를 수정하였다. 기존에는 재택근무 일자의 업무 계획만을 적고 업무를 진행하는 프로세스였다. 그래서 관리자가 업무 일지만을 보고 내용을 확인하고 진행 상황에 대해서는 디렉트 메시지를 통해서 확인하는 방식이었는데 개인의 진행 상황을 파악하고 업무 지원을 할 수 있는 경우 업무를 배분할 수 없는 이슈가 존재했다.
그래서 개선된 안에서는 프로젝트 별 TO-DO 리스트, 이슈사항(회의, 외근)등을 공유하고 진행상황 태그를 추가하여 '진행 전/중/완료' 태그를 수정할 수 있도록 하였다. 그리고 하나의 프로젝트 내 2개 이상의 업무가 있는 경우에는 완료된 내용을 완료처리로 표시할 수 있도록 가이드를 제공했다.
세 번째는, 2회 화상회의
오전 회의를 통해서는 간단하게 업무 준비 확인 및 TO-DO 확인이 목적이고, 오후 회의를 통해서는 업무 진행상황 파악이 목적이다. 2회 화상 회의가 번거롭게 느껴질 수 있지만, 오전 회의는 실별로 진행되기에 구성원들의 진행 업무를 파악할 수 있어 유용하며 오후 회의에서는 업무 지원이 원활히 이루어질 수 있기에 유용하다. (업무 이슈 없는 상황에는 실별 리더가 오후 회의를 없애기도 한다..)
네 번째는, 프로젝트 단체방을 통한 채팅
개인의 공간에서 업무를 진행하기에 업무 연락이 느린 경우 의심이 쌓일 수 있는데 이를 리더에게 일일이 전하기도 애매한 이슈이다. 그래서 단체방을 통해 연락함으로 좀 더 주의를 기울일 수 있도록 하였다.
시범 룰 도입 결과
한 달 정도 시범 룰을 도입한 이후 만족도 & 추가 개선 사항을 알고자 설문을 진행했다.
결과적으로, 제도 개선안 시범 운영 이후 80% 이상의 직원이 만족하며, 만족하는 이유로 근태 및 업무 상황 공유가 원활하다는 의견이 가장 많았다. 직원들의 만족도에 따라 4가지 시범 룰을 지속하기로 결정하였으며 앞으로 더 좋은 방향을 모색해 볼 예정이다.
(추가적으로, 제일 힘들었던 재택으로 인한 업무 효율성을 증명하고자 고민했던 것.. UX/UI 업무 특성상 정성적 평가가 크고 개인마다 다른 프로젝트를 맡고 있어 아직도 풀리지 않은 문제로 남아있다..)
