정리하기의 실전예시
일반적인 관리와 GTD 정리하기를 통한 관리 비교하기
일반적인 일정 정리의 모습
우리가 일반적으로 사용하는 할 일목록의 모습은 어떨까?
정도의 차이는 있겠지만 아래와 유사할 것이다.
회사에 앉아 컴퓨터를 켜고, 할 일을 확인한다면.
당신이 캘린더를 쓰든, todoist 같은 일정앱을 쓰든 꽤 유사한 방식으로 사용하고 있을 것이다.
사실 별 문제없는 리스트로 보인다.
하지만 GTD의 시점으로 본다면 '정리하기'가 되지 않고 분류가 이리저리 뒤섞여 있는 것을 눈치챌 수 있다.
뒤섞인 상태의 문제점
위 분류에서 내가 가장 먼저 해야 할 것이 무엇인지 곧바로 파악이 되는가?
아마 고민이 좀 필요할 것이다. 그리고 할 일에 대한 압박과 스트레스가 스멀스멀 올라올 것이다.
위처럼 뒤섞인다고 해서 일정 관리를 할 수 없는 것은 아니다.
하지만, 머릿속은 복잡해진다.
냉장고 안에 양말을 넣어둔다고, 신발장에 사과를 보관하는 게 불가능하진 않다.
그저 찾기 불편해지고, 사과는 잊힌 채 썩어갈 뿐이다.
게다가 명료화 과정을 잘 거쳤다면, 다시 뒤섞는 건 아까운 일이다.
뭘 해야 할지 알 수 없다.
뒤섞인 상태의 가장 큰 문제는 '상황'에 맞는 '행동'을 파악하기 힘들다는 점이다.
이 분류에는 그저 남들이 나누는 분류만 있을 뿐, 내가 행동하기 위한 정보는 없다.
혹자는 이렇게 말할지도 모른다.
"회사니까 회사 업무만 집중하면 돼!"
그런가? 아니. 사실, 그것조차 틀렸다.
GTD 방식으로 분류해 보자.
GTD의 정리하기 방식으로 다시 분류해 보자.
GTD 방식으로 처리하기
회사에 출근해서 자리에 앉았다.
뭐부터 할까?
시작은 일정표부터
데이비드 앨런은 우선순위를 알 수 없을 때 일정표부터 보라고 이야기한다.
일정표부터 확인해 보자.
앞서도 말했지만, 일정표란 성역&마감 일정표이며 놓치면 망하는 것들을 분류해 두는 것이다.
서류보고 마감일은 당연히 놓치면 안 되는 일일 것이다.
다행히 서류 작업 자체는 마무리한 상태다.
마감은 내일까지다. 그럼 무엇을 해야 할까?
오늘은 서류가 잘 작성되었는지, 한번 훑어보면 좋을 것이다.
크게 오래 걸리는 일은 아니지만, 계속 놔두면 신경이 거슬릴 것이다.
출근한 지금 해두는 것이 좋다.
내용을 살펴보고, 일부 오타를 수정했다.
행동이 끝나면 다음 행동을 정하라.
그럼 끝일까? 아니다.
GTD에서는 한 가지 행동을 했다면 반드시 물어야 한다.
"다음 행동이 뭘까?"
다음 행동은 '서류 전달 보고'이고 일정은 내일이다.
내일 성역 일정표에 '서류 전달 보고'를 추가하고 마무리한다.
이로써, 내일 출근하자마자 일정표를 보고 곧바로 서류를 전달할 수 있을 것이다.
오늘의 일정표 체크가 끝났으니 기지개를 한번 켜고, 커피를 한잔 하면서 다음으로 넘어가자.
대기 중 항목
일정표 확인이 끝났다면 다음은 대기 중 항목을 보는 것이 좋다.
정확히 말하면, 대기 중 항목은 '짬짬이' 보는 항목이다.
대기 중 항목은 '위임'한 것이 잘 처리되고 있는지 '확인'만 하는 일이며
사실 많은 시간이나 노력이 필요 없지만, 지속적인 확인이 필요한 일이다.
이런 일은 딱히 업무시간을 정하지 않고, 짬짬이 확인하면 된다.
커피를 든 채로 디자인팀 '김현X'님 자리로 찾아가 서류가 잘 진행되고 있는지 물어본다.
현재 서류를 진행 중이며, 오늘 오후 정도에 마무리된다고 한다.
오후 즈음에 다시 확인하기로 한다.
서류를 받지 않았으니, 대기 중 항목은 그대로 유지된다.
다음 행동들
대기 중 항목까지 확인했으면 이제 '다음 행동'을 처리해 보자.
나를 기다리고 있는 작업들을 처리한다.
XX사 정산하기
XX사 정산 신청하기는 행동이므로 진행한다.
행동을 했으니 다음행동을 생각해 보자.
신청을 했으니, 결과를 받아야 한다.
결과를 받는 것은 '대기 중' 항목에 들어가게 된다.
(이렇게 보면 정산 신청이란 일은 사실 '위임'인 것을 알 수 있을 것이다.)
PPT 레이아웃 1차 완료
이어서 PPT 레이아웃 작업을 진행한다.
1차 완료라고 적었지만, 애매하다. 좀 더 구체화하자.
PPT 페이지를 어떻게든 모두 채워 넣는 것을 1차 완료로 정의하고 작업을 진행한다.
이렇게 구체화하면 '언제 끝날지 알 수 있다'
작업하다 보니 점심시간이 되었다.
점심을 먹고, 들어와 배를 두들긴다.
업무시간까지 20분 정도 시간이 남았다. 어쩔까?
점심시간 - 프로젝트 목록 확인
'대기 중' 항목과 함께 수시로 확인해야 할 항목 중 하나가 '프로젝트' 항목이다.
프로젝트가 어느 정도 진행되고 있는지, 원하는 결과로 가고 있는지, 그 결과가 원하는 것인지를 알아야 한다.
20분 정도 남아있으니 프로젝트들을 가볍게 살펴보자.
장 보러 가기
장 보러 가기는 얼핏 보기엔 '행동'처럼 보이지만 사실 프로젝트다.
행동을 정리해 보자.
우선, 살 거리를 정해야 한다.
그리고 마트에 방문해서 살 것들을 장바구니에 담는다.
돌아와서 정리한다.
마트방문과 정리는 당연히 회사에선 할 수 없는 일이다.
하지만, 살거리를 정하는 것은 '장보기' 항목이지만 지금 할 수 있다.
살거리를 메모해 두고 마무리한다.
다음 행동은 퇴근 후 '마트'에서 할 것이다.
살 것: 카레가루, 감자, 돼지 앞다리살
옷장 탈취제 교체하기
아침출근 전에 옷장 탈취제가 빈 것을 확인하고 교체해야겠다는 생각이 들었다.
이건 행동일까? 살펴보자.
옷장 탈취제를 교체하려면 다음과 같은 행동단계를 거쳐야 한다.
새 탈취제가 있는지 확인하기
없으면 마트에서 구매필요
교체하기
빈 탈취제 버리기
옷장 탈취제 교체하기 역시 '프로젝트'인 것을 알 수 있다.
다행히 아침에 새 탈취제가 없는 것을 확인하고 나왔다.
퇴근 후 마트에서 사면될 것 같다.
아까 장보기 항목을 정리했으니 거기에 '탈취제'를 추가한다.
레버리지마저 읽기
이어서, 이전에는 '독서' 항목에 들어갔던 '레버리지 마저 읽기'를 살펴보자
레버리지 마저 읽기는 '행동'이다. 하지만 '독서'의 일부분은 아니다.
독서는 평생 할 것이지, 어떤 결과를 내기 위해 하는 것이 아니니까.
여기서 눈에 보이는 결과란 레버리지 책 다 읽기. 가 될 것이다.
즉 '레버리지마저 읽기'는 '레버리지 완독'이라는 프로젝트의 일부분이라고 할 수 있다.
점심시간이 10분 남았으니 레버리지를 마저 읽어볼까?라는 생각도 들지만 마음이 동하지 않는다.
퇴근길 지하철에서 마저 읽도록 하고 지금은 잠시 웹서핑을 하자.
웹서핑
서핑 도중 아바타 3 영화광고가 보인다. 재미있어 보인다.
하지만 곧 업무시작. 지금 볼지 아닐지 결정하긴 이른 것 같다.
일단 언젠가/아마도 항목에 추가하고 머릿속에서 지운다.
아바타 3 볼까?
오후
집중해서 PPT 레이아웃 작업을 마저 한다.
3시쯤 정신을 차릴 겸, 잠시 바람을 쐬러 옥상에 나온다.
대기 중 항목
옥상에서 바람을 쐬면서 대기 중 항목을 살펴본다. 2개의 항목이 있다.
김현X님 서류 확인
정산 결과 받기
바람을 쐬고 돌아가는 돌아가는 길에 김현X님을 만나 서류를 받는다.
받은 다음, 참고 자료 폴더에 넣고 마무리한다.
돌아와 자리에 앉아 정산시스템을 확인해 결과를 확인한다.
다음 주 화요일 즈음에야 가능하다고 한다.
대기 중 항목에 들어가야 하지만, 화요일 전까진 확인하지 않아도 된다.
'일정표'에 넣는다.
그리고 PPT 작업을 퇴근 시까지 진행한다.
퇴근 중 지하철
지하철에 앉아 한숨 돌리고 프로젝트 목록을 확인한다.
지하철이니 딱히 할 수 있는 일은 없다. 레버리지 완독을 계속하면 될 것 같다.
레버리지를 마저 읽는다.
꽤 많이 읽어 이제 50페이지 정도 남은 것 같다.
마트
오전에 정리해 두었던 마트에서 살 리스트를 확인하고 장바구니에 담는다.
필요한 것들을 다 담은 것을 확인한 뒤,
군것질거리와 새로 나온 맥주도 하나 담았다.
집
마트에서 산 것들을 정리하고, 탈취제를 교체한 다음, 빈 탈취제를 버렸다.
오늘 할 일은 끝났다.
하루동안 할 일들 중 놓친 것이 없는지, 일정표에 들어갈 건 없는지 확인한다.
언젠가/아마도 항목
끝으로 언젠가/아마도 항목.
사실 언젠가 / 아마도 항목은 내가 오늘 볼 필요가 없는 일정이다.
즉, 평상시에는 눈에 보이지 않도록 치워버리면 된다.
주말, 혹은 월초에 한 번씩 체크해 보고 행동을 결정하면 되는 항목이다.
(여유가 있다면 매일 저녁 일간리뷰시간을 만들어해도 되긴 한다.)
음... 그냥 넘어가긴 아쉬우니, 시간이 후루룩 지나, 토요일이고 느지막이 일어났다고 생각해 보자.
주말에는 한주를 정리하면서 언젠가/아마도 항목도 체크하게 된다.
주말 - 주간리뷰
디즈니 전시회 가기
다음 주 일정을 확인한다.
다음 주는 회사에서 딱히 바쁜 것이 없으니 디즈니 전시회를 가도 될 것 같다.
수요일 조퇴를 하고 보러 가기로 마음을 먹었다.
다음 행동을 고민해 본다. 2개의 행동이 새로 생겼다.
수요일 반차 내기
예술의 전당 가서 전시회 관람
프로젝트 항목에 '디즈니 전시회'를 추가하고, 두 개의 다음 행동도 등록한다.
단 반차는 수요일로 정했으니 '일정표'에 넣는다.
어포메이션 책 구매
꽤 재미있을 것 같은 책이라 기억해 둔 책이다.
대충 보니, 레버리지가 30페이지 정도 남았다.
다음 주중에는 다 읽을 것 같다. 다 읽고 사면될 것 같다.
'레버리지 완독' 프로젝트에
'어포메이션 완독 프로젝트 만들기' 행동을 추가하였다.
아바타 3 볼까?
주중에 아바타 3 소식을 들었고, 아마도/언젠가 항목에 추가되었다.
다음 주는 여유가 있긴 하지만, 디즈니 전시회도 있으니 조금 더 미뤄둬도 될 것 같다.
언젠가/아마도 항목에 그대로 둔다.
다음 주 토요일까지 나는 특별한 일이 없는 한 (누가 추천한다거나) 아바타 3에 신경을 끌 것이고,
토요일 다시 볼지 말지를 확인하게 될 것이다.
주간리뷰 후 GTD 분류
주간리뷰가 끝난 뒤, 할 일의 모습이다.
(물론 중간 업무가 생기거나 하면서 추가는 되겠지만 일단 제외)
무엇이 달랐을까?
정리해 보자.
고민이 없다.
하루 시작은 일정표로, 그다음엔 다음 행동으로,
시간이 날 때는 대기 중 항목을 처리하고, 프로젝트 확인과 행동을 정리해 둔다.
새 영화 같은 새로운 관심거리가 생기면 일단 아마도/언젠가 항목에 넣고 잊는다.
딱히 오래 고민할 일이 없다.
왤까?
GTD의 분류과정에서 고민이 끝나고, 정리를 통해 그 고민의 결과를 분류했기 때문이다.
그 과정에서 우리는 대부분의 고민을 끝냈고, 그때그때 상황에 맞춰 필요한 고민만 하면 된다.
GTD가 없었다면, 우리는 매번 할 일목록을 보고, 언제 진행할지 했던 고민을 또 하게 될 것이다.
삶을 하나로 통제한다.
회사업무/개인업무로 분류만 했다면?
회사가 끝나기 전까지 장보기 항목을 정리 못했을 것이다.
그리고 장을 보다 필요한 것들을 빼먹고 요리를 만들 때 멘털이 터질 것이다.
혹은 아예 퇴근 장보기를 잊었을 수도 있다.
혹은 회사에서 PPT 작업동안 장보기 목록을 머릿속에 유지하느라, 일하면서 머리가 복잡해졌을 것이다.
GTD로 정리하면, 회사일, 집안일 같은 분류가 아니라 '내 삶'의 '상황' 기초로 한다.
나에게 주어진 시간에서 내가 할 수 있는 일을 하는 것이 GTD다.
높은 생산성
GTD의 장점은 자투리시간을 최대한 활용해 생산성을 높일 수 있다는 점이다.
앞서 확인했듯, '대기 중' 항목과 '프로젝트 확인'은 적은 노력과 시간이 들지만, 확인하는 것만으로도 많은 효과를 발휘하는 항목이다.
등산을 하는 도중 잠시 앉아서 땀을 식히는 시간.
이때 멍하니 있는 사람과, 나아갈 지도와 날씨를 확인하는 사람의 결과는 다를 것이다.
중요한 업무를 하는 사이사이에는 휴식이 필요하다.
이럴 때, 그저 멍 때리거나, 인터넷 서핑에 몰두하는 것이 아니라
내가 제대로 진행하고 있는지, 놓치는 것은 없는지 체크하자.
적은 노력으로도 업무 스트레스와 실수를 줄이고 성과를 높일 수 있을 것이다.
