정리하기

정리하기란?

정리하기란 무엇일까?

데이비드 앨런은 정리하기에 대해 이렇게 이야기한다.

"정리한다는 것은 무언가가 당신이 의도하는 곳에 있는 것, 그 이상도 이하도 아니다. 무언가를 참고 용으로 보관하고 싶다면 이를 참고자료가 있어야 하는 곳에 두는 것, 이것이 정리다"

'정리의 힘' 곤도 마리에 역시 정리에 대해 비슷한 이야기를 하였다.

즉 크게 두 가지만 생각하면 된다. ‘물건을 버릴지 남길지 결정하는 것’과 ‘물건의 자리를 정하는 것’이 바로 그것이다. 이 두 가지만 할 수 있으면 누구나 완벽하게 정리할 수 있다.

예를 들어보자.

정리하기의 예시  

카레를 만들기 위해 재료를 손질하고 바구니에 담아두기  

사고 싶은 물건을 쇼핑앱 장바구니에 담아두기  

프로젝트에 필요한 서류와 사진을 하나의 폴더에 넣어두기   

1.

카레를 만들기 위해 재료를 손질했다.

그리고 손질한 재료를 바구니에 담아두었다.

바구니에 담으면 재료가 있는 여러 장소를 뒤적거리지 않아도 된다.

이렇게 바구니에 담아두는 것이 정리하기다.

2.

사고 싶은 먹거리가 생겼다.

마X컬리 앱을 열고 상품을 장바구니에 담았다.

나중에 결제버튼을 누르기만 하면 된다.

수첩 같은 곳에 따로 적었다면, 살 때 다시 모조리 입력해야 해서 불편했을 것이다.

이렇게 쇼핑앱에 하나씩 추가해 두는 것이 정리하기다.

3.

지금 진행 중인 프로젝트에 필요한 서류와 사진을 모아 하나의 노랑 파일에 보관했다.

프로젝트를 볼 때마다 이 파일만 펼쳐보면 되니 매우 편리하다.

파일에 보관하지 않았다면 프로젝트를 진행할 때마다 여기저기 흩어진 자료를 찾느라 시간을 소비했을 것이다.

이처럼 노랑 파일에 관련된 서류를 담아두는 것이 정리하기다.

왜 정리할까?

위에서 본 예시처럼 정리하는 이유는 무얼까?

내가 써야 하는 상황에 바로 쓸 수 있게 하기 위해서다.

아무런 고민 없이, 습관처럼 손을 뻗어도 바로 잡힐 수 있도록 사용에 아무런 거리낌이 없도록 하는 것이 정리의 목적이다.

GTD의 정리 역시 마찬가지다.

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GTD의 정리하기

GTD의 정리란 앞 단계. 즉, 수집하기와 명료화 단계를 거치고 남은 것들을

필요할 때 활용하기 위해 적절히 담아두는 과정이다.

이미 우리는 명료화 단계에서 각각의 목적에 따라 분류를 해 두었다.

7가지 분류

앞서 명료화 단계에서 분리된 요소들은 아래와 같이 나뉘게 된다.

이미 대부분 명료화 단계에서 설명한 것이긴 하다.

각 단계를 가볍게 살펴보자.  

프로젝트 목록: 내가 가진 프로젝트의 목록이다.  

프로젝트 지원 재료: 플로우 차트에는 없는 내용. PPT 파일, 이미지 등 프로젝트를 사용하는데 필요한 재료들의 모음이다.  

일정표: 내가 꼭 지켜야 하는 일정 목록이다.  

다음 행동 목록: 내가 할 행동들의 목록이다.  

대기 중 목록: 남에게 위임했고, 내가 체크해야 할 목록이다.  

참고자료: 프로젝트와 관련은 없지만 필요한 자료들이다.  

언젠가 아마도 목록: 아직 행동은 없지만, 행동을 위해 참고해야 할 것들 목록.  

1. 프로젝트 목록

프로젝트 목록은 내가 가진 프로젝트의 목록이다.

프로젝트 목록은 나에게 이루어야 할 결과들,

내가 지금 가진 크고 작은 목표들을 나에게 알려 주는 역할을 한다.

이 목표는 10년 뒤의 내 멋진 모습일 수도 있고,

당장 이번 주까지 마감해야 하는 보고서일 수도 있다.

내 목표가 장기적이든, 단기적이든 지속적으로 진행사항을 확인하고 ,

그 목표들이 잘 진행되고 있는지를  파악하기 위한 목록이다.

내가 어디로 가고 있는지 확인하는 것은 중요한 일이다.

2. 프로젝트 지원 재료

프로젝트 지원 재료는 프로젝트를 위해 '행동'할 대상이자 , 프로젝트 결과를 구성하는 것들을 말한다

.

카레 만들기가 프로젝트라면 프로젝트 지원 재료는  감자와 당근, 카레 가루가 될 것이다. 

보고서 PPT가 프로젝트라면, 프로젝트 지원 재료는 PPT 파일, 들어가는 이미지와 표를 말한다.

3.(성역/마감) 일정표

내가 꼭 지켜야 하는 일정들의 목록과 정보들이다.

이것들은 내 의지로 변경할 수 없는 일정이며, 놓칠 경우 큰 불이익이 오는 일정만 따로 관리하는 곳이다.

중요한 프로젝트의 마감일, 꼭 참석해야 하는 회의, 딸아이의 피아노 연주회 등이 이에 속한다.

4. 다음 행동 목록

내가 하기로 결정한 행동들의 목록이다.

이 행동들을 해나가면서 점점 원하는 결과. 즉, 프로젝트의 완성에 다다르게 된다.

내가 지금 이 순간 무얼 해야 할지 모를 때, 무언가 해야 할 텐데..라는 생각이 들 때,

출근해서 커피를 한 잔 내리고 자리에 앉았을 때, 확인해야 하는 목록들이다.

5. 대기 중 목록

앞서 명료화 단계에서 위임을 했다면, 잊지 않고 만들어야 하는 항목.

위임이 제대로 되고 있는지 확인을 하기 위해, 필요한 목록이다.

업무를 맡긴 팀원이 일을 잘하는가를 확인하는 일뿐만이 아니다.

우리가 배X의 민족에서 음식을 주문했을 때,

음식이 조리 중인지, 배달 중인지 앱으로 확인하는 행동,

우체국 택배 등으로 배송이 출발했는지, 어디서 정체되고 있는지 체크하는 일 등이

이런 대기 중 목록에 속한다.

6. 참고자료

참고자료란, 내가 필요할 때 참고할 자료들이다.

프로젝트 지원 재료와 유사하지만 특정 프로젝트만을 위한 자료가 아니라는 점,

프로젝트를 직접 구성하지는 않는다는 점이 다르다.

카레 만들기를 예로 들자면, 레시피북이나 유튜브 영상, 오븐 사용 설명서.

보고서 만들기라면, 보고서 템플릿 사이트, 참고해야 할 자료 사이트 등의 링크 등이 참고자료에 속한다.

7. 언젠가 / 아마도 목록

언젠가 아마도 목록은 내가 신경은 써야 하지만,

어떤 행동을 해야 하는지 결정하지 않은 것들의 목록이다.

이런 요소들은 매일 신경 써야 할 만한 요소는 아니지만,

그렇다고 잊어서도 안 되는 애매한 위치에 있다.

그래서 주별, 혹은 월별 등 주기적으로 확인하고

더 결정을 미룰지 말지를 결정해야 한다.

결정을 미룬다면 다음 주기에 다시 확인을,

결정이 되었다면 프로젝트나 다음 행동 등으로 변경한다.

기한이 긴 전시회, 읽을지 말지 결정되지 않은 책, 언젠가 먹고 싶은 음식 등이 이에 속한다.

나누어 정리하는 이유

이렇게 카테고리를 나누어 정리하는 이유.

그것은 각 요소마다 확인해야 하는 시점이나 주기, 행동할지의 여부, 필요한 방식이 다르기 때문이다.

그렇기에 이 카테고리들을 제대로 구별해 사용하지 않으면 정작 필요할 때 찾기 어려워진다.

정리하는 의미가 퇴색되는 것이다.

폴더를 쓰든, 태그를 쓰든, 앱을 아예 따로 쓰든 이 카테고리가 섞이지 않게 관리를 해야 한다.

하지만, 의외로 이들을 구별해 사용하지 않는다. 꽤 많은 GTD 사용자조차.

다음 시간에는 대부분의 사람들이 실제로는 어떻게 관리하고 있는지

그리고 GTD에 맞춰 정리된 형태가 어떤지 실제 예시를 들며 이야기를 해볼 예정이다.