GTD 실전 편 III. 검토→실행
변하는 미래에도 흔들림 없이 목표로 향해가는 '물과 같은 마음'
안녕하세요. 엘프화가 조지훈입니다.
좋은 하루 보내고 계신가요?
앞서 수집하기 → 파악하기 → 정리하기 단계에 대해 이야기하였습니다.
이전의 3단계가 '주변의 요소'를 수집하고 판단해서
내 자원으로 만드는 과정이라면,
이후의 단계에서는 '내가 가진 자원'들을
검토하고, 정리하고, 해결해 나갑니다.
이 과정은 '나'를 아는 과정. 즉, 지기의 과정이라 할 수 있습니다.
4. 검토하기
이전 단계에서 이야기했지만, 우리는 미래를 알 수 없습니다.
단지, 예측할 뿐이죠.
미래를 알 수 없기에, 우리의 삶은 우리의 예측을 갑작스레 벗어납니다.
갑자기 상사가 급한 일거리를 던져주기도 하고,
약속한 일정이 사라지기도 합니다.
이러한 상황에 맞춰, 할 일을 재 조정해야 불필요한 야근을 피하고,
불필요하게 붕 뜬 시간을 적절히 활용할 수 있습니다.
작업에 필요한 자원들도 달라진 미래에 맞춰 달라집니다.
상사가 준 일거리를 위해 자료를 추가해야 할 수도 있고,
쓰려고 챙겨둔 자료가 더 이상 필요 없어질 수도 있습니다.
이러한 변화에 대응하지 않는다면 필요 없는 쓰레기들이 점점 늘어나고,
가득한 쓰레기더미 사이에서 필요한 것을 찾느라 허둥댈 수밖에 없습니다.
그래서 우리는 변화하는 미래에 맞춰 내가 가진 자원들을 확인하고,
필요한 것들이 잘 갖춰져 있는지, 불필요한 것들이 자리를 차지하고 있는지
확인하고 갱신해나가야 합니다.
이렇게 우리가 가진 자원과 목표를,
변화한 상황에 맞춰 재구성하는 작업을
GTD에서는 '검토하기'라고 정의합니다.
검토하기는 언제 해야 할까?
내가 어디로 나아가고 있는지, 부족한 것은 확인하고,
방향을 조정하는 작업인 '검토하기'.
검토하기를 하기 가장 좋은 순간은 하나의 프로젝트를 끝내고
다음 프로젝트를 시작하기 전이라고 할 수 있습니다.
그래서 검토하기는 사실상 자주 할수록 좋습니다. 그만큼 미래로 가는 길이 명확해질 테니까요
검토하기에는 무엇을 해야 할까?
프로젝트가 끝날 때의 검토단계에서는,
프로젝트의 결과물과 부산물 중
재사용할 요소(ReUse)를 정리하고, 쓰임이 끝났지만
다시 돌이켜볼 정보(Log/Archive)들을 나중을 위해 정리합니다.
사용하는 툴들 확인
버리기(Trash/Archive)
옮기기(ReUse/Output)
갱신하기(ReUse)
프로젝트 시작 시의 검토단계는 끝내기와 반대의 상황입니다.
시작한 프로젝트가 만들어내야 할 최종 목표(Result)를 확인하고,
그대로 진행해도 되는지 확인합니다.
프로젝트에 필요한 리소스(ReUse)가 있다면
내 손에 닿을 수 있도록 잘 준비해 둡니다.
최종 목표물 확인(Result)
필요한 리소스(ReUse) 채우기
처음 달성해야 할 행동 확인하기(NextAction)
엘프화가의 검토하기 리스트
저는 삶의 모든 것을 GTD의 프로젝트 개념으로 정의합니다.
초점의 포커스 같은 개념은 상위 프로젝트로,
'행동'이라고 부르는 것들은 '하위 프로젝트'로 정의하죠.
아래는 제가 파악하고 있는 다양한 프로젝트의 예시입니다.
'하루'는 그날그날 상황에 맞는 결과를 얻기 위한 반복 프로젝트입니다.
'주간'은 7개의'하루'프로젝트를 묶은 상위 프로젝트입니다.
'1년'은 52개의 '주간'프로젝트를 묶은 상위 프로젝트입니다.
'집필', '3D리소스 제작' 등은 '완성된 책' , '디지털 파일'이라는 결과를 위한 프로젝트입니다.
'하루'프로젝트 안에는 '집필'프로젝트를 진행하기 위한 '목차작성' 혹은 '3-1 챕터 작성' 등의 하위 프로젝트가 포함되어 있습니다.
그리고 각 프로젝트 시작과 마감 때, 검토하기를 진행합니다.
하루 프로젝트 - 아침 리뷰
아침에 일어나서 씻고, 커피를 내리고 책상에 앉아 가장 먼저 하는 것은 아침 리뷰입니다. 하루라는 프로젝트를 파악하기 위해 가장 중요한 일정이기도 합니다. 아무리 바쁘고, 급한 일이 있더라도 무조건 제일 처음 진행합니다.
'하루'라는 프로젝트를 시작하기 전에는 오늘 하루를 어떻게 보낼지, 가장 중요한 것은 무엇인지 그래서 오늘 하루 꼭 달성해야 할 한 가지는 무엇인지 정리합니다. 하루를 어떻게 보낼지 타로점을 보기도 합니다. 투두이스트와 이메일을 확인하며, 빠진 것은 없는지 체크합니다. 그리고 명상을 4~5분 진행합니다.
하루 프로젝트 - 저녁 리뷰
잠자기 30분 전 즈음, 그날 하루의 기록(Log)을 돌아보며, 내가 목표한 것을 잘했는지, 잘한 점은 무엇인지 확인합니다. 안 읽은 이메일을 읽고 내일 할 일이 있으면, 내일 일정으로 만들어둡니다. 진행했지만, 완료처리 안 된 투두이스트를 완료 처리합니다. 비타민도 챙겨 먹고, 습관 기록도 합니다. 그리고 다음날 리뷰를 위한 체크리스트 템플릿을 만듭니다.
각 리뷰 시간은 오전 10분, 오후 10분 정도 됩니다.
생각보다 짧으며, 커피 한잔 하면서 검토하는 느낌입니다.
주간 프로젝트 - 일요일 아침 주간 리뷰
주간리뷰는 일요일 아침리뷰를 마치고 진행합니다. 대략 1시간 내외로 진행됩니다.
주로 한 주간 한 것들을 정리하고, 갱신하고, 리뷰하고, 다음 주를 준비하는 시간입니다.
우선 모아둔 명함을 스캔하고 영수증과 함께 갈아서 버립니다.
더 이상 사용하지 않는 프로그램을 지우고,
더 이상 관심이 없어진 이메일 구독을 취소합니다.
프로젝트들이 담겨있는 하드 폴더들의 우선순위를 재조정합니다.
새로 산 물건이 있으면 해당 물건의 구매일자, 다운로드 링크 등의
정보가 담긴 MD파일을 만들어 정리합니다.
사용하는 프로그램들은 최신 버전으로 업데이트해둡니다.
조금씩 밀린 수집함을 이때 제로로 정리하고, 제텔화합니다.
한주 진행한 프로젝트 리스트를 확인하고 얼마나 했는지,
잘 진행되었는지, 이대로 진행하면 될지,
우선순위는 괜찮은 지 체크합니다.
이 중 관심이 멀어지고 지지부진해진 프로젝트는 폐기하거나,
언젠가&아마도로 이동합니다.
끝으로 한 주 잘한 점과 아쉬운 점을 기록하고,
다음 주 목표를 재 설정합니다.
대략 이런 식입니다. 끝과 시작을 함께 검토합니다.1년 프로젝트 - 포스트모템
한 해라는 큰 프로젝트가 끝나면
그에 관련된 포스트 모템을 합니다.
보통 혼자 바다에 2~3일 정도 머물면서 진행하게 됩니다.
그 외
그 외에 1~2시간 간단한 프로젝트가
끝나는 시점 역시 가볍게 정리하는 것
역시 검토하기의 단계입니다.
완성한 파일 등을 정리하고,
관련된 창이나 탭, 프로그램을 닫고,
잠시 휴식을 취한 다음,
다음 프로젝트를 진행할 준비 - 할 일이 담긴 MD파일을 열고,
관련된 프로그램창과 파일관리자 탭을 여는 단계를 거칩니다.
이런 작은 '검토하기' 단계는 하루에도 여러 번 발생합니다.
뭐 이리 많아...라고 생각할지도 모르지만, 의외로 부담은 없습니다.
아침 / 저녁 리뷰는 각각 10분 내외로 후다닥 지나갑니다.
잠 깨기 위해 커피 한잔 하면서 하기 좋아요.
프로젝트 리뷰도 프로젝트 끝내는 김에 함께 마무리합니다.
하위 프로젝트(할 일)들은 사실 할 것도 많지 않고요.
1년 프로젝트는 오래 걸리긴 하지만,
1년에 2번이군요. 중간중간 검토하기를 잘 진행했다면, 크게 부담이 없습니다.
그래도 많아...라고 생각할지도 모르시겠지만,
검토하기 단계를 거치느냐 마느냐에 따라
삶의 난이도가 확연히 달라진다는 걸 깨닫고는 가장 우선순위를 높여 진행하고 있습니다.
주간리뷰는 마지노선
검토하기를 자주 해야 한다면 GTD에서는 왜 하필 주간리뷰를 특히 강조할까요?
'주간리뷰'. 즉, 1주일에 한 번은 꽤 좋은 검토시점이자,
사실상 최후의 마지노선이기 때문입니다.
한 주가 끝나고, 다음 주를 시작하는 시점이고,
리뷰시간도 보통 1~2시간이면 끝납니다.
대부분 1주일을 싸이클로 돌기 때문에 파악하기도 쉽습니다.
그다지 멀지 않은 1주일 내외를 예측하기 때문에, 오차범위도 적지요
반면, 그 이상의 검토기간. 예를 들어 '월간 검토'는 위험합니다.
주간리뷰가 1~2시간 걸린다는 이야기는,
월간 리뷰는 4~10시간까지도 소모된다는 이야기입니다.
사람이 온전히 집중할 수 있는 시간이 하루 최대 4~5시간임을 감안하면,
리뷰를 집중해서 할 확률도 낮을뿐더러,
하고 나면 기진맥진한 상태가 될 가능성이 높습니다.
보통 사회생활은 주간으로 진행되므로
일요일이나 금요일 오후같이 명확한 검토 시간을
확보하기 힘들다는 단점도 있습니다.
통합 앱 대신 검토하기
통합 앱의 욕망은 여러 군데 흩어진 정보나,
할 일 등을 결국 놓치고 잊게 된다는 두려움 때문에 생겨납니다.
옵시디언, 노션등에 모든 것을 다 집어넣고 관리하기를 시도하기도 합니다.
저 역시 통합 앱에 대한 희망을 꽤 오래 가지고 있었지만,
이제는 놓은 상태입니다.
통합 앱이란, 결국 자취하기 전 원룸에 대한
로망과 같다는 걸 깨달았기 때문입니다.
대신, 검토하기 단계에서 필요한 앱들을
체크리스트에 담아서 필요한 주기마다 체크합니다.
예를 들어, 자기 전 검토하기 단계에는 아래와 같은 체크리스트와
다른 앱에 연결되는 링크가 포함되어 있습니다.
언제 외부 앱을 검토할지는 필요한 주기에 따라 다릅니다.
예를 들어 수집 → 정리 단계에서 모은 책 리스트 중
리디북스의 검토 주기는 제가 책 한 권을 다 읽고 난 뒤에 검토합니다.
보통은 이전 책 독서 노트를 마무리하는 단계로군요.
반면, 그래24의 책들은 검토주기가 딱히 없습니다.
와이프님이 '나 책 살 건데 살 거 있어?'라고 물어보는 시점이 검토하기의 시점이죠.
종이 책은 저보다 와이프님이 훨씬 많이 구매하는 편이거든요.
5. 실행하기
그럼, 마지막 단계 '실행하기'를 살펴볼까요?
위 단계까지 모두 마무리하면 사실 '물과 같은 마음'은 완성됩니다.
어떤 일이 벌어지든, 상황이 어떻게 바뀌든 모든 것은 대비되어 있으며
우리는 그저 상황에 맞춰, 행동하면 됩니다.
상황은 주변에서 주어지기도 하고, 설정할 수도 있습니다.
저자는 백수이자 프리랜서에 가깝습니다.
하지만, J형이라 그런지 하루를 자유롭게 쓰기보다는
직장인처럼 일정한 구조를 짜서 보내는 편입니다.
상황을 스스로 정의하는 편이죠.
저는 현재 하루를 3개의 상황(Context)으로 나눠서 일하고 있습니다.
@오전 : 해야 하는 일. 외부 전달 & 수익 관련
@오후 : 개인성장, 장기 프로젝트
@저녁 : 재미있는 일
오전에는 가장 중요한 일을 합니다.
온라인 마켓의 문의 처리, 오늘 마감인 일정. 외부와 연결된 일, 마감일 등을 합니다.
주로 수익에 관련된 일이 많습니다.
잘 먹고 잘 사는 건 제 삶에 가장 중요한 목표니까요.
오후는 조금 더 느긋한 일들을 합니다.
해야 할 일이긴 하지만, 딱히 일정이 없는 일을 진행합니다.
사실 오후부터는 상당히 유연하게 돌아갑니다.
제가 가진 에너지, 실제 하고 싶은 욕망 등에 따라
오전의 일을 계속하기도 하고,
만화책을 읽는 등 휴식으로 들어가기도 합니다.
직장인의 퇴근 시간인 5시가 지나면, 내가 하고 싶은,
하지만 돈은 안 되는(?) 일을 합니다.
당장 수익이나, 해야 할 일은 아니지만, 하고 싶은 일을 하죠.
그건 AI연구일 수도 있고, 책 읽기 일수도 있고,
맥주 한잔하면서 쉬기 일수도 있습니다.
원래 목표한 일이 빨리 끝난다면,
오후의 일을 오전으로 당겨서 한다거나,
저녁의 일을 오후로 당겨서 하기도 합니다.
직장인 분들이라도 비슷하게 세팅하는 게 생산성이 높습니다.
다들 아침이 제일 멀쩡한 정신력을 가질 테니까요.
한 주 역시 조금 다르게 나눕니다.
주중은 해야 할 일 / 주말은 주간리뷰와
하고 싶은 일에 맞춰져 있습니다.
요는 내가 처한 상황을 명확하게 파악하고
그에 맞춰 가장 필요한 것을 실행하는 것입니다.
스트레스 없이 생산성 높이기
생산성 관련 기법에 익숙해지면,
하루를 빡빡하게 짜는 실수를 하게 됩니다.
하지만, 그럴 경우 예측 못한 일이 발생하고,
결국 실패가 늘어납니다.
스트레스 없이 생산성을 높이는 가장 좋은 방법은
'가장 중요한 목표'를 1가지만 설정하는 것입니다.
오늘 할 일은 가장 중요한 1가지만 설정하고
나머지는 해도 되고, 안 해도 되는 일로 채웁니다.
대신, 가장 중요한 1가지는 그 어떤 일이 있어도 해치웁니다.
그렇게 되면 만족감은 유지하면서도,
그 만족감을 에너지 삼아
다음 작업들을 진행할 수 있습니다.
'하나 하고 만족해 버리면 게으름 피우지 않을까?'라고
생각할 수도 있는데, 의외로 그렇지 않습니다.
하나의 달성감은 약간의 흥분과 용기를 주거든요.
오히려, 다음 단계로 전진할 힘이 되어
생산성은 높아집니다.
가장 중요한 1가지만 설정하는 것은
'갑작스러운 실패'에 대한 부담감을 줄이기 위함입니다.
갑작스러운 일정변경, 누군가 던진 업무,
갑작스러운 약속에도 '난 이미 내 할 일을 했어'라는
마음가짐을 유지하기 위함이죠.
물론, 그러기 위해서는
'가장 중요한 1가지'를 할 충분한 시간을 확보하는 것이 중요합니다.
저는 그 시간을 확보하기 위해 5시에 일어나서 하루를 시작합니다.
그러면 웬만한 일은 11시 전후로 마무리되고,
어떤 일이 벌어져도 대응할 수 있거든요.
상황의 주인이 되기 위해서는 상위 프로젝트를 이해할 것
상황을 어떻게 파악해야 할까?
내 상황이 뭐지?라는 생각이 들 것 같습니다.
내 상황과 해야 할 일은
내가 가진 상위 목표에 따라 달라집니다.
예를 들어 출근길이라고 생각해 봅시다.
단순하게 생각하면 '회사에 가기 위해 빼앗긴 시간'이라는 상황입니다.
출퇴근시간은 '회사생활' 프로젝트의 하위 프로젝트입니다.
하지만, 내 '하루일과' 프로젝트의 하위 프로젝트이기도 합니다.
상위 프로젝트를 인지함에 따라 내 상황을 새롭게 정의할 수 있습니다.
하지만, 다르게 생각하면 '내가 방해받지 않고 집중할 수 있는 시간'이기도 합니다.
지겨운 시간이라고 생각하는 대신, 읽고 싶은 책을 읽고 성장할 수도 있는 시간이기도 한 것이죠.
상황을 어떻게 정의하느냐에 따라 행동이 달라집니다.
그리고 그 상황의 정의는 상위 프로젝트(목표 및 결과물)에 따라 달라집니다.
결국은 내가 상황을 어떻게 정의하느냐에 따라 그 시간의 가치는 달라집니다.
정리하며
제가 실제 진행하고 있는 실제 GTD 과정을 3부에 걸쳐 이야기하였습니다.
실제 사례가 들어가느라 꽤 양이 많아졌네요.^^;;
저 역시 스스로 제 프로세스를 한번 정리하는 좋은 계기가 되었던 것 같습니다.
GTD의 프로세스를 정리해 봅시다.
수집하기: 수집하기는 수집이 목적이 아니라, 지금 하는 일에 집중하기 위함입니다.
파악하기: 내가 수집한 것들을 정리하기 위해선 파악해야 합니다.
정리하기: 정리하기는 정리가 목적이 아니라, 적절한 가공을 통해 내가 필요할 때 가장 빠르게 손이 닿기 위함입니다.
검토하기: 검토하기는 '어긋난 예측'을 수정해 원하는 목표로 가는 길을 잃지 않기 위함입니다.
실행하기: 앞서 단계가 잘 완성되면 '상황'에 맞게 '물과 같이' 흘러가면 됩니다.
GTD는 제가 15년 넘게 유지하고 있는 가장 오래된 생산성 프로세스이며, P.A.R.A나 ACT 등 새로운 생산성 프로세스가 등장하고 있지만, 여전히 최고의 생산성 프로세스라고 생각하고 있습니다. 많은 분들에게 GTD가 도움이 되었으면 합니다.
