병원 폐업, 의료기관 양수도와 진료기록 보관·이전 문제
진료기록보관시스템 이용, 직접 보관, 제3 병원으로의 이관 등
의료기관 양수도 시 기존 진료기록 이전
의료기관이 양도·양수되어 개설자만 바뀌는 경우에는, 환자의 진료기록은 새로운 개설자에게 승계되는 것이 실무상 당연한 전제로 받아들여집니다. 다른 의사에게 병원을 양도하여 병원 주인이 바뀐다고 하더라도, 동일한 장소에서 의료기관이 계속 운영되며 동일성이 유지되는 상황에서 환자 진료기록이 단절된다면 진료 연속성이 심각하게 훼손될 수 있고, 환자 보호의 원칙에도 반할 것입니다. 따라서 양수인은 기존 의료기관의 환자 진료기록을 이어받아 보관하는 것이 자연스럽습니다. (보건소에 의료기관 개설자 변경신고를 하거나 변경허가를 받으면 의료법이 정하는 절차는 사실상 마무리되며, 진료기록 이관을 위한 별도의 절차를 밟을 필요는 없음)
하지만 개인정보 보호법 측면에서는, 환자 진료기록은 개인정보(특히 건강에 관한 민감정보)이므로 관리자 변경에 대한 법적 근거가 필요합니다. 개인정보 보호법에 따르면 원칙적으로 정보주체(환자)의 동의가 있는 경우 개인정보를 제3자에게 제공할 수 있기 때문입니다(개인정보 보호법 제17조 제1항 제1호).
다만, 개인정보보호법은 영업의 전부 또는 일부 양도와 같이 "사업승계"에 해당하는 경우에는 정보주체의 개별 동의 없이도 일정한 사전 고지 절차를 거쳐 개인정보를 이전할 수 있는 특례를 규정하고 있습니다(동법 제27조). 즉, 고지만으로 개인정보 이전 절차를 완료할 수 있습니다.
구체적으로 영업양도 등으로 개인정보를 이전하려면 사전에 다음 사항을 해당 환자들에게 개별 통지해야 합니다.
이전하려는 개인정보 항목 및 이전 사실 (예: 환자 진료기록을 다른 의료기관에 이전할 것이라는 사실)
개인정보를 이전받는 자의 신원 (양수인의 성명/병원명, 주소, 연락처 등)
정보주체가 개인정보 이전을 원하지 않을 경우 취할 수 있는 조치 및 절차 (예: 환자가 원하지 않으면 기록을 넘기지 않고 보건소에 보관하도록 선택 가능)
이러한 사항을 서면, 이메일, 문자 등 적절한 방법으로 사전에 안내해야 하며, 환자가 이전에 반대하는 뜻을 표시하면 그 환자의 정보는 양수인에게 넘겨서는 안 됩니다. 만약 이러한 고지 의무를 이행하지 않고 환자 정보를 양수인에게 넘긴다면 개인정보 보호법상 과태료 처분 대상이 됩니다(1천만 원 이하). 또한 양수인은 개인정보를 넘겨받은 후 지체 없이 해당 사실을 환자들에게 통지해야 하며, 다만 양도인 측에서 이미 사전 안내를 모두 한 경우에는 양수인의 사후 통지는 면제됩니다. 양수인이 이전받은 환자정보는 원래 수집된 본래 목적(진료의 계속 및 사무 처리 목적) 범위 내에서만 이용해야 하며, 다른 목적으로 활용하거나 제3자에게 제공해서는 안 됩니다.
폐업 후 그 자리에 오픈하는 병원에 진료기록을 이전하는 경우
실질적으로는 의료기관을 양수도 하더라도 형식적으로는 기존 병원을 폐업하고, 신규 병원을 재개설 방식을 선택하는 경우도 고려해봐야 합니다. 이런 경우는 앞서 살펴본 경우와는 달리, 의료기관의 동일성이 변경될 뿐만 아니라(요양기호도 변경됨), 폐업시에는 폐업에 따른 법정 절차가 따로 있기 때문에 진료기록이 자동으로 이관되지는 않습니다. 이 때 의료법에 따르면, 원칙적으로 의료기관 개설자는 폐업 또는 휴업 신고 시 진료기록부 등을 관할 보건소장에게 이관해야 하고, 경우에 따라 보건소의 허가를 받아서 직접 보관할 수 있을 뿐입니다. 이렇게 법에 정해진 원칙만을 따를 경우, 다니던 병원에서 치료를 계속 이어가고 싶은 환자들의 입장에서는 새로운 원장에게 본인의 차트가 없어서 큰 불편함을 겪을 수밖에 없습니다.
이와 같은 경우, 의료법상 개로 병원을 개원한 양수인이 이전 의료기관의 진료기록부를 자동 승계할 수 있다는 명시 규정은 없으나, 보건복지부는 행정해석을 통해 일정 절차를 거치면 양수인에 의한 기록 보관이 가능하다고 의견을 제시하였습니다. 구체적으로, 양도인(폐업 의사)과 양수인(신규 개설 의사)이 협의하여 진료기록 보관계획서에 양수인을 새로운 보관책임자로 기재하고 보건소장의 허가를 받으면, 양수인이 기존 진료기록을 직접 보관할 수 있습니다. 이는 의료법 시행규칙에 따른 진료기록부 직접 보관 허가제도를 양수도 상황에 유도리있게 적용한 것입니다. 그 결과, 양수인이 보건소의 인가 하에 이전 의료기관의 환자기록을 인계받아 보존·관리하며, 추후 환자 요청 시 사본 발급 등의 의무도 승계하게 됩니다. 이런 상황에서는 보건소의 도움을 받아, 어렵지 않게 문제를 해결할 수 있을 것입니다.
https://www.newsmp.com/news/articleView.html?idxno=55119
A병원 폐업 후 전혀 다른 위치에서 운영 중인 B병원에 진료기록을 이관할 수 있는지?
이 방식은 실무적으로는 널리 가능하다고 알려져 있지만, 법적 근거를 찾는 것이 조금 애매합니다.
해석을 위해 법령을 자세히 살펴보자면, 의료기관 폐업 시 진료기록부 등의 보관에 대해서는 의료법 제40조 및 관련 규정이 적용됩니다. 기본적으로 폐업하는 의료기관의 개설자는 보유 중인 모든 진료기록을 관할 보건소장에게 이관해야 합니다. 이는 환자 기록이 병원 문닫은 뒤에도 유실되지 않고 공적으로 보관되도록 하기 위한 장치입니다. 그러나 현실에서는 보건소의 보관 여건 부족 등의 이유로 모든 폐업 의료기관의 기록을 보건소가 일괄 보관하기 어려운 경우가 많았습니다. 이에 의료법령은 예외적으로 보건소장의 허가를 받아 의료기관 개설자 본인이 기록을 직접 보관할 수 있는 제도를 두고 있습니다.
폐업 의료기관의 개설자는, 의료법 시행규칙 제30조의4에 따라 폐업 신고 시에 별지 제19호 서식의 진료기록 보관계획서를 제출하고, 거기에 기록 종류별 목록과 안전한 보관계획 등의 서류를 첨부하여 보건소장의 사전 허가를 얻으면, 해당 폐업 의료기관의 원장이 기록을 직접 보관할 수 있습니다. 보관계획서에는 보관 장소와 보관 책임자를 명시하도록 되어 있는데, 이 보관책임자는 반드시 폐업한 의사 본인일 필요는 없고, 적절한 자격을 갖춘 제3자로 지정할 수도 있습니다.
즉, 보건소장의 허가가 있다면 보건소나 자택이 아닌 다른 장소에 기록을 두는 것도 가능하므로, “다른 의료기관에 위탁 또는 이전 보관”하는 것도 이 규정을 넓게 해석하여 허용하는 것입니다. 예를 들어 폐업과 동시에 인근 병원이나 친분 있는 다른 의사에게 기록 보관을 부탁하려는 경우, 보관계획서상 보관 책임자를 그 병원장 또는 해당 의사로 기재하고, 보관 장소를 해당 의료기관으로 명시하여 허가를 받는 방식입니다.
폐업 의료기관의 진료기록을 가지고, B병원에서 진료를 이어가는 방법
기록을 인수받는 측(B병원)은 단순 보관의무자로서 환자 진료기록을 임의로 열람·활용하거나 제3자에게 제공해서는 안 되며, 환자 요청이 있을 때 열람이나 사본 발급에 협조하는 역할을 맡습니다. 이러한 위탁 보관은 개인정보 보호법상으로는 “업무 위탁”에 해당하므로, 개인정보 처리자(폐업한 원장)는 위탁받는 자(예: 다른 의료기관)와 비밀유지 및 안전조치에 관한 계약을 체결하고 관리·감독하면 됩니다. 환자 정보의 단순 보관 위탁은 제3자 제공이 아니라 처리 위탁에 속하므로 개별 환자 동의 없이도 가능하지만, 환자 입장에서 공개된 개인정보처리방침 등을 통해 이러한 위탁 사실을 알 수 있도록 투명하게 운영하는 것이 바람직합니다.
그렇다면, B병원은 진료기록을 보관하며 발급해주는 역할만 담당하고, 이를 진료에 이용하지는 못하는 것일까요?
의료법 제21조의2에서 힌트를 얻을 수 있습니다. 이 조항은 의료인 또는 의료기관장이 다른 의료기관으로부터 환자의 진료기록 내용 확인이나 사본 송부를 요청받은 경우, 해당 환자 또는 보호자의 동의를 얻어 이에 응하도록 규정하고 있습니다. 따라서 환자가 새로운 병원에 이전하여 계속 진료를 받고자 할 때, 이전 주치의(또는 그 기록 보관 책임자)는 환자 동의서를 받으면 진료기록 사본과 경과 내용을 새 의료기관으로 보내주어야 할 법적 의무가 있습니다. 이는 환자의 치료 연속성을 보장하기 위한 규정으로, 환자의 서면 동의(요청)만 있으면 이전 병원의 의료진은 새 의료진에게 기록을 제공할 수 있습니다. 폐업한 의료기관의 기록을 보유하고 있는 B병원은 환자의 요청에 따라 진료기록을 보낼 수 있으므로, 스스로 진료기록을 받아서 사용할 수 있다는 해석이 도출됩니다.
또한, 폐업 의료기관의 기록 열람 절차를 살펴보면, 먼저 환자 본인 또는 정당한 대리인이 보관 주체(보건소 또는 기록 보관 책임자)에게 기록 열람이나 사본 발급을 요청할 수 있습니다. 의료법 및 관련 규정에 따라 환자는 본인 진료기록에 대한 열람·사본교부를 요구할 권리가 있으며, 의료기관은 이를 거부할 수 없습니다(정당한 사유 없는 거부 시 처벌 규정 존재). 의료기관이 폐업하였을 경우, 사전에 안내된 보관 장소를 통해 이를 요청해야 합니다. 폐업 전에 의료기관 개설자는 폐업 14일 전까지 환자들이 잘 볼 수 있는 곳이나 홈페이지에 폐업 일자 및 진료기록 이관·보관 방안을 안내하도록 의무화되어 있습니다. 이 안내를 통해 환자는 자신의 기록이 어디에 보관될지 (예: 관할 XX보건소, 또는 ○○병원 등)와 사본 발급 방법을 미리 알 수 있게 됩니다. 이를 바탕으로 환자는 보건소에 연락하거나 방문하여 본인 확인 절차를 거친 후 기록 사본을 발급받을 수 있습니다. 즉, B병원은 환자의 요청이 있을 경우 진료기록 사본을 발급해야 하므로, 그 사본을 받아서 진료에 활용할 수 있는 것입니다.
환자 동의를 전제로 한 진료기록 확보에는 몇 가지 법적 제한도 함께 고려되어야 합니다. 첫째, 환자 비밀보호 원칙입니다. 의료인은 환자 동의 없이 함부로 진료기록을 제3자(새 의료진 포함)에게 제공하면 의료법 제19조(비밀누설 금지) 위반과 개인정보보호법 위반이 될 수 있습니다. 따라서 반드시 사전에 환자의 동의를 문서로 받아야 하며, 이는 환자의 민감정보(건강정보) 보호를 위한 절차입니다. 둘째, 제공되는 정보의 범위는 치료에 필요한 최소한으로 한정해야 합니다. 새로 진료를 맡은 의사는 이전 기록을 참고하더라도, 그 정보를 환자 치료 외의 목적으로 이용하거나 보관해서는 안 됩니다. 셋째, 보존기간의 한계입니다. 만약 폐업한 의료기관의 기록이 법정 보존기간이 지나 폐기되었다면, 이후에는 그 기록을 확보할 수 없습니다. 예를 들어 폐업한 지 10년이 넘어 진료기록부 보존기간이 만료된 경우 해당 기록은 이미 파기되었을 수 있으며, 이 경우 새 의료기관에서 과거 정보를 얻기는 어렵습니다.
의료정보보관시스템 도입 배경 및 개요
의료법상, 의료기관이 폐업·휴업할 때 환자 진료기록부 등을 관할 보건소장에게 제출하도록 의무화하고 있었으나 현실적으로 보건소는 보관공간 부족과 관리 부담 등의 이유로 기록을 잘 이관받지 않았고, 전체 휴·폐업 의료기관의 85% 이상이 보건소장의 허가를 받아 개설자가 직접 진료기록을 보관해온 실정이었습니다.
https://www.doctorsnews.co.kr/news/articleView.html?idxno=160472
이러한 문제를 해소하기 위해 보건복지부와 한국보건의료정보원은 ‘휴·폐업 의료기관 진료기록보관시스템’을 구축하였습니다. 2024년 말부터 일부 지역 보건소를 대상으로 약 7개월간 시범운영을 거쳐 안정성과 편의성을 검증하였으며, 2025년 7월 21일부터 정식 서비스를 개시하였습니다. 이 시스템은 폐업하는 의료기관의 전자의무기록(EMR) 데이터를 인터넷을 통해 국가 중앙 서버로 자동 이관하고 안전하게 중앙 보관하는 플랫폼입니다. 국가정보자원관리원 내 정부 서버에 데이터를 저장함으로써, 의료기관 개설자가 일일이 개인정보 보호 조치를 취하지 않아도 국가가 안전하게 관리합니다. 또한 환자는 전국 보건소를 직접 방문하거나 폐업 의사와 연락할 필요 없이 온라인 발급 포털(medichart.mohw.go.kr)을 통해 언제 어디서나 본인 진료기록을 열람·발급받을 수 있게 되었습니다.
진료기록보관시스템에 관한 자세한 내용은 아래 포스팅을 참고해주세요:
https://blog.naver.com/perro_law/224022646453
다만, 진료기록보관시스템 도입 이후로도, 여전이 의료법은 진료기록부등의 보관계획서를 제출하여 관할 보건소장의 허가를 받은 경우에는 폐업 병원 원장이 차트를 직접 보관할 수 있다고 규정하고 있습니다. 따라서 폐업 병원의 원장은 시스템 도입 이후로도 보건소의 허가를 받아 진료기록을 직접 보관하거나, 의료정보보관시스템을 이용해 보건소에 기록을 이관하거나 선택할 수 있을 것으로 보입니다.
https://blog.naver.com/perro_law
