스타트업과 정기 주주총회
추운 겨울이 서서히 지나가고 햇살 가득한 봄이 성큼 다가오고 있습니다. 3월의 봄이 다가올수록 여기저기에서 가장 많이 이야기 나누고, 서로 질문하는 것이 바로 정기주주총회입니다.
많이 들어는 보았는데… 사업도 바쁜 와중에 정기주주총회 반드시 해야 할까요? 주주총회는 어떻게 소집해야 할까요? 이번 정기주주총회에서는 어떤 결의를 해야 하고 무슨 준비를 해야 할까요?
- 정기주주총회를 제대로 못했을 때 생기는 무서운 일들
- 정기주주총회 소집하기 위한 절차들
- 정기주총에서 결의해야 할 안건들
1. 정기주주총회를 제대로 못했을 때 생기는 무서운 일들
과태료가 부과될 수 있습니다.
대표이사가 정기주주총회에 대한 소집통지를 하지 않거나 절차를 위반하여 소집하는 경우 혹은 주주총회 후 필요한 등기를 제대로 하지 않는 경우, 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다(상법 제635조 제1항).
대표이사가 횡령/배임의 책임을 질 수도 있습니다.
정기주주총회를 개최하지 않는 것은 대표이사의 상법상 임무 위배가 될 뿐 아니라, 횡령/배임의 형사 책임까지 문제가 될 수 있습니다.
정기주주총회가 개최되지 않는다면, 주주총회가 전년도 회사 재무제표에 대하여 승인을 할 수가 없으므로, 회사는 주주에게 그 이익을 전혀 배당할 수 없게 됩니다. 재무제표 승인도 없이 주주들에게 무작정 배당을 한다면 회사는 아무런 근거 없이 지출을 한 것이므로 대표이사가 횡령/배임의 책임을 질 수 있는 것입니다.
또한 주주총회는 이사들이 받을 보수에 관하여 전혀 결의를 할 수 없게 되므로, 회사가 이사에게 보수를 지급하는 아무런 근거가 없게 됩니다. 따라서 보수 지급 시 대표이사가 마찬가지로 횡령/배임의 책임을 질 수 있습니다.
투자 유치 시 문제가 발생할 수 있습니다.
투자 유치 시, 정기주주총회의 개최 여부 및 재무제표의 적법한 승인 여부를 확인하고 검토하는 과정을 거치는 경우가 많습니다. 따라서 정기주주총회를 제대로 하지 못하였다면 향후 투자 유치에 큰 문제가 발생할 수도 있는 것입니다.
어떻게 하면 이런 무서운 일들을 모두 피하고, 정기주주총회를 멋지게 해낼 수 있을까요?
아래에서 살펴보겠습니다.
2. 정기주주총회 소집하기 위한 절차들
시기
정기주주총회는 반드시 1년에 한 번은 해야 합니다(상법 제365조 제1항). 대부분의 회사가 12월 31일 자로 결산을 하고 결산기 종료일로부터 3개월 이내에 재무제표를 승인하여야 하므로, 정관에 규정이 없는 경우에도 다음 해 3월 31일 이내에는 정기주주총회를 개최하셔야 하는 것입니다. 그래서 보통 3월이 정기주주총회의 시즌이라고 불리는 것입니다.
이사회의 결의
먼저 등기이사가 3인 이상인 회사라면 그 이사회를 통해 정기주주총회 소집에 대한 결의를 하여야 하고 소집통지만 대표이사가 맡으면 됩니다. 다만, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사로서 등기이사가 1명 또는 2명인 경우는 이사회가 없으므로 이사가 간단히 이사결정서를 작성하시고 주주총회 소집통지를 하시면 됩니다(상법 제383조).
주주총회 소집통지(상법 제363조)
주주총회 소집 통지를 할 때에는 모든 주주에게 일시, 장소, 회의의 목적사항을 반드시 명시하여 보내야 합니다. 주주총회일의 2주 전에 하여야 하는 것이 원칙이지만, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사의 경우에는 10일 전에 할 수 있습니다. 나아가, 모든 주주에게 ‘주주총회 소집절차 생략동의서’를 받는 경우에는 미리 소집통지를 하지 않더라도 바로 주주총회를 개최할 수 있습니다.
주의하실 점은, 모든 주주에게 일일이 소집 통지를 보내셔야 합니다. 바쁘시다고 주요 투자자들에게만 통지를 하는 실수를 하셨다가는 소집절차의 하자로 주주총회 결의가 취소될 수 있습니다.
또한 ‘주주총회 소집절차 생략동의서’만 달랑 보내시는 것이 아니라 일시, 장소, 회의의 목적사항이 모두 기재된 소집통지서도 함께 보내셔야 합니다. 소집절차만을 일부 생략할 뿐 주주총회는 원칙적으로 개최하여야 하기 때문입니다. 다만, 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다.
3. 정기주주총회에서 결의해야 할 안건들
가장 중요한 재무제표 승인 결의
정기주주총회를 반드시 개최하도록 하는 가장 중요한 이유가 바로 전년도 회사 재무제표를 주주총회가 승인하는 것입니다. 따라서 재무제표 승인의 건은 반드시 정기 주주총회에서 결의되어야 합니다. 재무제표를 승인하여야 배당가능이익을 확정하고 주주에게 이익배당도 하실 수 있습니다.
이사 보수 관련 결의
정관에서 따로 정하지 않는 이상, 이사의 보수는 반드시 주주총회의 결의로 정해야 합니다(상법 제388조). 따라서 정기 주주총회를 통하여 이번 연도 이사 보수의 한도를 정하고, 이사회에서 그 구체적인 액수를 결정하는 것이 일반적입니다.
기타 안건들
위 두 안건 이외에도, 회사의 필요에 따라 이번 정기 주주총회에서 어떤 안건을 결의하는 것이 좋을지 결정하셔야 합니다.
특히, 이사 및 감사의 임기는 정기 주주총회 종결 시까지인 경우가 많으므로, 임기가 만료된 임원이 있다면 정기 주주총회를 통하여 중임 결의를 하거나 새로운 임원에 대한 선임 결의를 하시면 됩니다. 또한 스톡옵션을 부여하는 결의를 많이 하기도 하므로 참고하시기 바랍니다.
