after KNYC 2019 (2)
실제 준비 과정들
장소가 정해졌으므로 이제 무슨 일을 해야 할지 범위와 양이 구체적으로 나온다. 본격적으로 일을 시작하는 건 이때부터라고 할 수 있다. 이번 글은 실제 업무의 과정에 대한 이야기들이라 저번보다 많이 길고, 실무적인 내용들이라 궁금한 부분만 검색해서 보시는 것도 괜찮은 방법이다. 리스트를 정리해보면 아래와 같다.
협회 미팅
참가 접수 공고 및 진행
페이스북 운영
음원 접수 진행
디자인 소재 기획 및 제작
물품 제작
스폰서 컨택 및 조율
심판 및 스텝 모집
1.협회 미팅
아직 결정되지 않은 대회의 주요 사항들을 협회 미팅을 통해서 확정한다. 이슈는 매번 달라진다. 기본적으로 참가비/관람비 액수, 이벤트 게임, 심판진 구성을 기본으로 이야기한다. 그 후 그 해마다 필요한 결정사항들을 추가로 의논한다. 매년 시간을 내서 만나서 협회원들끼리 얼굴 보며 오프라인에서 진행했는데, 올해는 시간이 없는 관계로 단톡방을 통해 모여서 3시간 가량 논의를 이어갔다.
올해 참가비의 경우, 참가비는 인상하고 관람비도 추가하여 받는 방법을 합의했다. 1회에서 말했던 것처럼 돈을 더 받고, 거기에 상응하는 대회의 경험을 줄 수 있도록 대회를 꾸리자는 입장이었기 때문!
또, 호텔이라서 입장객 안내가 용이하다는 점도 관람비를 받기로 결정한 근거 중 하나가 되었다. 이전에 진행했던 대회장 중 일부는 관람비를 받아놓고도 실내 편의가 부족해 관람객 분들께 많은 클레임을 받았던 경험이 있다. 그 후에는 장소가 협소하거나 입장 안내가 어려우면 관람비를 받지 않겠다는 원칙을 협회가 유지하고 있었는데, 이번엔 다행히 그렇지 않았다. 물론 어느 정도의 금액을 책정하느냐? 가 이번 협회 미팅의 제일 긴 토론 주제이긴 했다.
이렇게 되면 흥행 성공이긴 한데...클레임도 그에 비해 증가했을 것이다. 이러한 기본적 사항들 외에 논의한 사항 중 하나는 주니어대회의 부활이었다. KNYC에서 주니어대회가 끊긴지가 꽤 오래됐는데, 이를 되살리자는 얘기가 계속 있었다. 한국의 요요 커뮤니티는 외국에 비해 초등학생 신규 유저들의 유입이 지속적이다. 그런데 이들이 계속해서 요요를 해나가기 위해서는, 전국대회에 나와서 성취감을 느낄 수 있는 계기를 제공해주는 것이 반드시 필요하다는 문제의식을 모두가 느끼고 있었다.
주니어는 KNYC에게 실망했다 그냥 내가 부푼 꿈을 가지고 첫 전국대회에 도전했는데, 어린 마음에 본선 무대 서볼 일도 없이 탈락하고, 상위레벨 선수들과의 갭은 너무 크다면....나같아도 의욕이 안 생길 것 같았다. 그러나 예선을 별도로 치루기에는 조금 애매한 규모가 예상됐고, 시간이나 준비과정이 다소 부족했던지라 원핸드 예선과 통합하여 치르고 본선에 진출하는 상위 15인 외의 참가자 중 만 11세 이하의 선수 상위 8인을 별도로 주니어 본선을 치루기로 했다. 운영과 심판진의 부담이 좀 있었지만 앞으로도 유지될 것으로 보인다
그리고 종목의 순서에 관한 의견이 있었다. 요요에서는 1A 부터 5A까지의 정규종목이 있는데, 이게 매년 역순으로 (5A->1A) 진행이 되고, 1A 부문의 참가자가 제일 많다 보니 앞 순서에 배치되어있는 종목의 선수들 불만이 있었다. 심판진도 마지막 종목의 참가자 수가 높은 점에 대해 부담이 있지 않았을까 한다. 1A 부문을 1부-2부로 나눠서 분산하고 종목의 순서들을 랜덤으로 뽑아서 배치하기로 했다. 결과적으로는 작년까지 5A -> 1A 순서였던 종목 순서가. 4A->2A->3A->5A->1A로 정리되었다. 참고로 이 안건은, 다년간 첫 순서의 설움을 겪어온 5A 선수 출신 협회원들의 강력 추진으로 진행되었는데, 좋은 의견이었다고 생각한다.
항상 대회 첫번째의 설움을 겪어온 5A / 촬영 이수현2.참가 접수 공고 및 진행
3.페이스북 운영
대회 장소와 참가비, 대회의 운영 내용이 정해졌으니 참가 접수와 음원접수를 오픈하고 SNS를 통해 이를 알리는 일을 대회 전일까지 쭉 해야 한다. 이 부분은 마케팅 쪽 일을 하고 있는 내가 계속 맡아서 진행하기로 했다. 항상 페이스북에 올리는 정보들을 어떻게 깔끔하게 뽑느냐가 문제인데, 망고보드라는 종합 디자인 툴 서비스가 있어서 이걸 통해 대회 공고용 카드뉴스 이미지들을 다수 생산했다
망고보드 너무 좋아서 회사에서도 사용 중.참가접수 공고 이후에는 아래와 같은 형태로 업무가 이뤄지게 된다. 협회 계좌로 참가비를 받는 시스템이 아니라, 증빙 발급과 결제 편의성 등을 고려해, 2016년부터 대회에서 요요샵 요앤조이의 도움을 받고 있다. 참가신청서는 구글 설문지를 통해서 받고, 결제는 요앤조이에서 오픈해준 대회용 결제 페이지를 사용하는 것이다. 음원 접수는 협회 이메일로 직접 받고 있다. 이 과정들을 자동화할 수 있는 방법이 있으면 참 좋을텐데....문돌이인 나로서는 아직 방법을 찾지 못해 아래와 같은 업무를 대회 참가 마감까지 진행하고 있다. 해당 업무의 효율화는 매년 과제 중 하나다.
1.참가신청서 내역 확인
2.요앤조이로부터 결제 내역 확인
3.음원 접수 내역 확인
4.참가자 현황 시트에 1,2,3 별로 색 표시하여 SNS 통해 공지
3.음원접수
음원 접수의 경우, 대회 참가접수 오픈 전에 제일 긴장하게 되는 부분인데...엄격한 룰에 따라 진행되는 대회이고, 스텝업무의 효율화를 위해 음원의 규정을 좀 까다롭게 두고 있다. 재생 프로그램으로 돌렸을 시 예선은 1:01초 / 본선은 3:01초 이하여야 하고 접수 시 이름과 참가부문 기재는 기본. 여러 연령대가 참가하는 부문이기 때문에 19금 음원이나 / 전연령대가 듣기에 부적절한 가사를 담은 음악은 실격처리 대상까지 올라갈 정도로 음악에 많은 제한을 두고 있다.
매년 음원공지는 무조건 잘 보이게 큰 글씨로 하고 있다.정말 음원 공지는 매년 공을 들여서 하는 편인데, 요요하는 친구들의 연령대가 낮아짐에 따라 이 '파일'이라는 것 자체를 이해하지 못하는 경우가 적지않게 있었기 때문이다. 생각해보면 당연하다. 음악을 누가 요즘 파일로 듣는가? 유튜브 아니면 스트리밍 서비스다. 그래서 몇년전까지는 첫 참가 선수들이 유튜브 링크나 멜론 주소를 보내는 일이 꽤 있었고, 파일을 편집해서 사용한다는 것의 개념을 이해하지 못하는 경우도 있었다.
시간을 규정에 맞게 잘라달라고 선수측에 요청하는 것도 사실 사람이 그 시간을 보고 조정하다가 사고가 나는 경우가 종종 있었기 때문에 강력하게 제한을 둔 것이다. 근데 편집 툴 (골드웨이브 등)을 사용해본적이 없으니 방법을 모르는 이들도 많았다. 음악을 틀어놓고 그것을 핸드폰으로 녹음해서 보내는 경우도 왕왕 있다.
세계대회는 아직도 CD로 받고 있어서 어떤 점에서는 한국대회가 선진적인 편이나, 그래도 현 세대의 감각에 맞춰주지 못하는 부분이 있는 것도 사실이다. 그래서 음원은 항상 고민이다. 어떻게 해야 편하게 접수하게 할 수 있을까? 쉽게 해법이 나오지는 않을 것 같아 고민이다.
음악 편집 툴 골드웨이브(goldwave). 성능이 좋진 않으나 단순 편집만 필요한 아마추어에겐 딱이다. 다행히 다년간 공지가 계속 되서 그런지, 올해 대회에서 음원 접수 실수는 적게 나온 편이었다는 점이 다행일까. 또, 처음에는 무조건 유도리없이 룰에 맞지 않으면 다 받아주지 않는 강경한 기조를 유지했는데, 코딩 문제로 3분 01초임에도 7분으로 뜨는 음악도 있고, 아예 파일 개념을 이해 못하는 경우도 왕왕 있어 이런 분들은 협회에서 어느 정도 도움을 드리거나, 메일로 상세한 답변을 드리고 있다.
5.디자인 소재 기획 및 제작
이번 대회에서 꽤 공이 들어간 부분이다. 2016년 이전까지는 디자인을 할 줄 아는 신웅철 님 (전임 회장)이 로고 / 백월 디자인 등을 직접 해왔으나 2016년 대회부터는 문현웅 님(현 회장)의 의견으로 별도의 디자인 비용을 편성하여 포스터 / 로고 / 백월 등의 디자인을 하고 있다.
포스터의 경우, 단순히 1면만 포스터를 인쇄하는게 아니라 후면에 대회 소개와 스폰서 소개, 이벤트게임 소개를 같이 넣어서 배포하는데 이 아이디어도 쭉 이어지고 있다. 해당 디자인 작업을 2016~2018년 문현웅 님이 중개한 디자이너분들을 통해 진행했었는데, 업무 분배 차원에서 이 부분도 새로운 디자이너 분을 섭외해서 진행하게 됐다. 결과적으로는 아래와 같이 심플하고 멋진 포스터가 완성.
처음에 이 포스터의 아이디어와 레퍼런스는 와이제이 요요샵에서 줬다. 나이키 포스터와 같이 스포츠의 역동성과 심플함이 느껴지는 포스터로 가보자는 의견이었는데, 거의 이견 없이 받아들여졌고 이를 구현하기 위해 모델로 유희원 선수, 사진 촬영으로 매년 대회 사진을 고퀄리티로 찍어주는 협회원 이수현 님을 섭외하여 와이제이 요요샵 도움으로 기본 사진 촬영을 진행해주셨다. 이후 원본 소스를 받아 디자이너 MARS 쪽에 전달 하여 몇가지 시안을 받은 후 해당 안으로 확정!
최종까지 올라왔던 후보들. 오른쪽 2개는 사실 많이 해봤던 방식이라 결국 탈락.이번에 디자인 소재를 기획하면서 추가로 진행한 사항은, 협회 로고를 새롭게 바꾸는 것과 굿즈로 사용할 수 있는 타이포들을 뽑는 것이었다. 협회 로고는 원형 / 가로형으로, 영문 없이 한글과 요요를 의미하는 선으로 구성하는 컨셉으로 디자인됐다. 굿즈로 사용할 수 있는 타이포들은 '예통 가즈아' '올해는 우승각' '신기술은 시험기간에' 등 요요 커뮤니티에서 농담처럼 종종 쓰이는 말들 위주로 제작했다.
원래 당초 계획은 협회의 수익사업으로서 이걸 티셔츠로 만들어서 팔아보자!였으나 실제 모집 결과....
단 3명만
신청했고
폭삭 망해서
한동안 수익의 수자도 꺼내지 않기로 했다. 센스없는 인간의 비참한 최후......
.....그 외에 엑스배너 / 행운권 / 백월 등을 MARS 쪽에서 전부 디자인 해주셨다. 많은 요구를 드렸었는데 멋들어진 결과물로 답변해주신 디자이너 분께 다시 한번 감사인사 드립니다.
KNYC 2019 포스터 후면 리플렛. 멋지다.6.물품 제작
디자인 소재가 나오면 필요한 물품들의 제작에 들어간다. 스텝용 단체 티셔츠는 마플에서, 엑스배너와 소형 현수막은 비즈하우스에서, 행운권은 티켓 인쇄를 전문적으로 해주는 코코티켓이라는 곳에서 진행하였다. 입장권용 고무팔찌는 문현웅님을 통해서 진행됐다. 포스터/리플렛/백월용 대형현수막 인쇄는 MARS 측에서 디자인 해주시면서 평소 진행하던 곳을 통해 진행해주셨다. 근데 이 부분도 쉽게 진행되진 않아서 티셔츠 디자인은 대회 7일전 주문이 들어가서 제때 못나올까봐 업체 쪽을 계속 괴롭혔고 (죄송합니다) 나머지 인쇄물들은 큰 문제가 없었다. 백월용 무대현수막은 너비 8m 높이4.5m로 무봉제 방식으로 뽑기로 했다. 크기가 크면 여러장을 나눠서 인쇄한 다음 봉제하는 식인데, 이 방식으로 하면 봉제선 없이 깔끔하게 할 수 있다고 하여 진행했는데....이와 관련해 벙찌는 일이 있었다. 이는 3회에서....
7.스폰서 컨택 및 조율
어찌 보면 대관 이후 업무 중 가장 중요한 업무라고도 할 수 있다. 실제 요요대회를 후원하고 굴러가게 만들어줄 스폰서들을 모집하는 업무. 해외 요요회사들에 대한 컨택이 필요하기 때문에 영어에 능통하고 외국 선수들과의 친분도 쌓여있는 협회원 김민수님이 이 업무를 계속 진행해 줬으나, 유학 문제로 잠시 떠나 있게 돼 외국 업체와 거래를 트고 있는 윤종기 님 쪽에서 해당 업무를 주도적으로 진행해주게 되었다. 스폰서 후원 등급은 브론즈-실버-골드-플래티넘 순으로 높아진다.
세계대회 부스 사례 / 촬영 이수현
대회장 내 부스 설치의 경우 골드스폰서 이상만 별도의 비용을 내야 들어올 수 있는 형태이다. 그런데 이 부분도 사실 논의가 좀 있었다. 협회 입장에서는 꾸준히 스폰서를 해온 업체들과 일시적으로 들어오고 장기간의 관계를 예측하기 어려운 업체들의 조건을 동일하게 할 수는 없다는 의견이 있었다.
왜냐면 이 커뮤니티는 매우 소규모로 20년간 이어져오고 있는데, 여기에 있어서 대회가 작으나 크나 꾸준하게 투자해준 업체들을 우대하는 것이 사실상의 예의라고 생각했기 때문. 요요커뮤니티의 유지에는 이러한 업체들의 공헌 또한 큰 비중을 차지하고 있다. 그래서 꾸준히 후원해준 업체들은 브론즈 등급이라 할지라도 부스비용 지불 시 부스오픈이 가능하도록 안내했다. 결과적으로는 부스도, 참가 스폰서도 역대 최대 규모였고 덕분에 대회를 더 풍성하게 치룰 수 있었던 것 같다.
이와는 별개로, 일반 기업 스폰서 컨택을 위해 몇군데 메일을 보내봤으나 실패...ㅠㅠ
울고 싶다.
요요대회가 줄 수 있는 베네핏 중 일반 기업의 가려운 부분을 긁어줄 수 있는 포인트는 뭐가 있을까? 매년 고민하고 있다. 일단 트래픽이 높은 대회가 아니니 (2~300명 정도) 여기서의 어떤 홍보효과를 기대할 수는 없다. 그렇다면 사실 대회가 제공해줄 수 있는 매력적인 패키지는 결국 대회의 영상을 기업의 콘텐츠에 사용할 수 있도록 열어주는 부분이 아닐까. 이런 부분으로 계속해서 개발을 하고, 컨택을 해보려고 준비하고 있다.
8.심판진 구성
아마 요요 커뮤니티의 많은 분들이 가장 궁금해하시는 부분이 아닐까 하는데...심판의 자격은 크게 특출난 것은 없다. 모르는 분을 위해 설명하자면, 요요대회의 심사는 정해진 시간 내에 선수가 음악에 맞춰 자유형 연기(프리스타일)을 펼치고, 이를 대회 심판진이 기술점-퍼포먼스점수로 나눠서 심사하는 형태로 이뤄진다.
저렇게 생긴 계수기를 양손에 하나씩 쥐고, 오른손은 가점. 왼손은 감점을 체크한다. / 촬영 이수현
기술점은 양손에 계수기(클리커)를 사용해서 +와 -점수를 체크하는데, 심사 리소스의 대부분이 이 계수기 심사에 사용되기 때문에, 심판들은 기본적으로 좋은 눈썰미를 가지고 있어야 한다. 또, 1년 중 단 한번 있는 공식 대회의 심사이기 때문에 커뮤니티에서 신뢰도가 어느정도 형성되어야 한다고 생각한다. 물론 내 개인적 의견이지만 크게 틀리지 않을 것이라 본다. 정리하자면 심판의 자격이란.
1.커뮤니티에서 신뢰받는 성인회원.
2.현재 요요기술의 트렌드를 잘 파악하고 있는 사람
3.공식 룰에 대해서 제대로 이해하고 있고, 이를 기반으로 심사할 수 있는 능력
정도가 될 것이다. 종종 생각하는 것처럼 이 사람이 선수로서 엄청 빼어난 경력을 가져야 한다거나, 연륜이 높다던가, 그렇지는 않다.
근데 왜 심판진 구성이 매년 그렇게 나이가 좀 있고, 입상경력이 높은 사람들 위주로 됐느냐? 하면 한창 잘할 때의 선수들은 10대에, 대회 준비하느라 너무 바뻐서 심판을 하기가 어려웠기 때문...^^; 선수로서의 실력과 심판으로서의 실력은 다소 별개의 문제고 연륜이라는 것도 큰 문제는 아니어서, 적어도 내 개인적으로는 심판으로서 자격은 저 정도면 충분하다고 생각하고 있다. 많은 분들이 동의하실 것이다. 10대가 왜 배제되었느냐 하면, 이 부분도 내 사견으로는 10대에게 협회가 어떤 식으로든 '일'을 시키면 안된다는 입장이기 때문.
좀 더 실질적으로 들어가서, 전국대회 심판 선정은 대회 준비 시점에서 추천을 받아서 심판 그룹에서 판단 후 결정하게 된다. 협회 사람들이 '이 사람이 잘 할것 같습니다' 추천하기도 하지만, 스스로 자원하기도 한다. 적절한 자격을 갖춘 사람들이 자원해주면 그것 만큼 또 기쁜게 없다.
심판 그룹의 시작은 근 10년동안 계속해서 꾸준히 심판을 봐줬던 협회원들로부터 시작된 협회 내의 소그룹이고, 여기서 룰의 정비와 검토 및 심판진 구성을 책임지게 된다. 협회에서 이 그룹이 아닌 사람들은 심판 그룹 결정 사항에 대해서 의견을 주거나 공유는 받지만 별도로 이에 대해서 결정권을 행사하려고 하진 않는다. 룰에 관한 것이니까.
전국대회의 심판진은 일의 양에 비해 매년 항상 사람이 부족해 모집에 어려움을 겪는 것이 부지기수인데, 올해는 다행히 심사를 볼 수 있을만큼 훈련된 젊은 협회원들 (조민규 님, 차담대 님, 유원준 님)이 심판에 자원해줬고, 마침 한국에 방문한 EYYC (유럽 통합대회) 2015년 TOP3 출신이자 세계대회 심판 출신인 빌모스 씨가 심판진에 참가해주기로 해서 그나마 여유있게 운영할 수 있었다.
심판그룹은 이 외에도 룰에 대한 검토 (세계대회 룰의 반영 및 현지화)와 대회날 룰 브리핑 등을 진행하고 있다. 대회 당일에 가장 많은 일을 치르고, 가장 많은 스트레스를 받는 스텝군이 있다면 바로 이 심판그룹일텐데, 매번 찬사를 들을 만큼 많은 일을 수행하고 있는 그룹이라고 생각한다. 올해도 고생 많으셨습니다.
올해 심판진 중 일부. 매 대회 때 가장 고생을 많이 하는 분들이다 / 촬영 이수현
9. 스텝 모집
스텝의 경우도 올해 걱정을 많이 했는데, 장소가 커짐에 따라 동선 정리가 간편해졌고, 호텔 대관 덕에 호텔 스텝분들이 정리를 많이 도와주셔서 일손이 부족하지 않았다. 스텝도 사실 매년 모집은 하지만 이런저런 이유에서 잘 되지 않는 경우가 많다. 또, 협회가 마땅한 보상을 해주기 어려운 환경이다보니 무작정 도움을 요청하는 데에 부담감을 느끼는 점도 있다. 도와주겠다고 하는 사람들도 있지만, 사실 협회 입장에서도 어떻게 효율적으로 대회날 운영을 구성해야 하는가에 대한 노하우가 매년 달라져서 도움의 손길을 무작정 받기도 쉽지 않다. 자원봉사같은 개념이라 먼저 적극적으로 해달라고 요청하기 어려우니, 인력난도 매년 숙제 중의 하나이다.
그럼에도 불구하고, 특히 매년 영상 스텝을 해주는 설은기 님, 사진 스텝을 해주는 이수현 님, 양쪽을 번갈아가면서 일해주는 한강 님 등은 실제로 그 일을 업으로 하고 있거나, 프로레벨의 실력을 갖춘 사람들이라서 매년 대회가 끝나고 나면 너무너무 고마우면서도 마음이 좋지 않은 것도 사실이다. 설은기 님은 올해도 PC를 가져와서 유튜브 라이브를 진행해줬고, 이수현 님은 주말에 시간을 쪼개서 올라와 멋진 사진을 또 남기고 갔다.
비단 미디어 스텝뿐 아니라, 모두가 요요를 즐기는 사람들이다보니 일을 하면서 대회를 하고 싶지는 않을 것이다. 그런데도 다들 손을 하나하나 보태서 매년 어떻게든, 잘 대회가 진행된다. 오늘 얘기하지 않은 스텝들 이야기는 다음 회에 대회 현장 이야기를 하면서 소개해볼까 한다.
자, 이렇게 하나하나 대회가 차곡차곡 준비가 되어가고, 드디어 20번째 KNYC가 하루 앞으로 다가왔다.
(3회에 계속)
